Цифровая трансформация кадрового делопроизводства — это уже не вопрос будущего, а насущная необходимость для компаний, стремящихся к эффективности и конкурентоспособности. Кадровый электронный документооборот (КЭДО) позволяет не только сократить издержки, но и вывести управление персоналом на качественно новый уровень.
В Образовательном центре РУНО подготовили подробный обзор, который поможет понять правовые основы, оценить преимущества и выстроить четкий план по внедрению КЭДО в организации. Чтобы узнать больше о кадровом делопроизводстве, пройдите бесплатный пробный урок Внутренний электронный документооборот предприятия + 1С: Документооборот.
1. Законодательная основа КЭДО: на что опереться
В России нет единого закона, регулирующего КЭДО, однако надежная правовая база уже сформирована рядом ключевых нормативных актов:
- Трудовой кодекс РФ (ст. 22.1–22.3): закрепляет право работодателя полностью или частично переходить на КЭДО, обеспечивая защиту интересов сотрудников.
- Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи»: определяет виды электронных подписей (ЭП) и правила их использования.
- Федеральный закон № 152-ФЗ «О персональных данных»: устанавливает порядок обработки и защиты персональных данных сотрудников, что критически важно при работе в цифровой среде.
- Федеральный закон № 377-ФЗ: вносит изменения в ТК РФ, закрепляя возможность постоянного использования КЭДО и регламентируя порядок перехода.
- Приказ Минтруда России № 578н: утверждает требования к составу и формату кадровых документов в электронном виде.
- Постановление Правительства РФ № 1192: создает техническую основу для обмена электронными документами, в том числе через портал «Госуслуги».
Законодательство позволяет вести КЭДО через портал «Работа России» или через сторонние информационные системы, а также совмещать оба подхода.
2. Обязателен ли переход? Текущий статус и перспективы
На 2025 год переход на КЭДО остается добровольным решением организации. Ни один закон не обязывает работодателей полностью отказываться от бумажного документооборота.
Однако государственная политика направлена на полный отказ от бумаги. Уже проводятся пилотные проекты в федеральных ведомствах. Эксперты прогнозируют, что КЭДО может стать обязательным для всех организаций с наемными сотрудниками в период 2027–2030 годов. Таким образом, текущий момент — это лучшее время для комфортного и продуманного внедрения без спешки и рисков для бизнес-процессов.
3. Какие кадровые документы можно перевести в электронную форму?
В электронный формат можно перевести большинство кадровых документов, включая:
- Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним;
- Приказы (о приеме, отпуске, командировке и т.д.);
- Заявления сотрудников;
- Документы по планированию рабочего времени;
- Локальные нормативные акты.
Исключение: некоторые документы, такие как акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы по инструктажу по охране труда, требуют наличия подписанных бумажных оригиналов. Их нельзя вести исключительно в электронном виде.
4. Ключевые преимущества внедрения КЭДО для бизнеса и HR
Внедрение КЭДО решает две главные проблемы бумажного делопроизводства: финансовую и организационную.
1. Снижение нагрузки на HR-службу. Автоматизация рутинных процессов (оформление отпусков, командировок) высвобождает до 20% времени кадровиков для стратегических задач.
2. Ускорение процессов. Обработка цифрового документа занимает в 4,8 раза меньше времени. Подписание документов сокращается с нескольких дней до 1 часа.
3. Сокращение затрат. Для компании с штатом 700 человек экономия может составлять более 1,2 млн рублей в год за счет отказа от бумаги, печати и логистики.
4. Упрощение контроля. Система автоматически отслеживает статус каждого документа («Ожидает подписи», «Подписан»), позволяя HR отправлять напоминания и исключать просрочки.
5. Удобство для сотрудников. Подписание документа с телефона или компьютера занимает 2 минуты вместо 2 часов на поездку в офис.
6. Минимизация ошибок. Использование готовых шаблонов и автоматическое подставление данных исключает опечатки и технические ошибки.
5. Электронные подписи в КЭДО: какие и для кого
Обеспечение сотрудников электронными подписями — обязанность работодателя.
- Простая электронная подпись (ПЭП): формируется с помощью логина, пароля или кода из SMS. Подходит для согласия на обработку персональных данных, заявлений и других внутренних документов.
- Усиленная неквалифицированная электронная подпись (НЭП): создается с использованием криптографических средств. Идеальна для большинства внутренних кадровых документов.
- Усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП): самый надежный вид подписи, приравненный к собственноручной. Выдается аккредитованными удостоверяющими центрами. Как правило, используется руководителями для подписания приказов и трудовых договоров.
6. Пошаговый план внедрения КЭДО в организации
Чтобы переход был гладким и успешным, рекомендуем придерживаться следующего алгоритма.
- Формирование рабочей группы. Назначьте ответственного за проект и включите в группу представителей HR, IT, службы безопасности и юристов.
- Составление дорожной карты. Разбейте проект на этапы, установите сроки и назначьте ответственных.
- Аудит кадровых процессов. Составьте реестр всех кадровых документов, выявите наиболее частые и «узкие» места для первоочередного перевода в КЭДО.
- Пилотное внедрение. Протестируйте систему на лояльной группе сотрудников (например, в одном департаменте), чтобы отработать все процессы и устранить недочеты.
- Обучение сотрудников. Проведите обучающие мероприятия для кадровиков и рядовых сотрудников, чтобы снизить сопротивление изменениям.
- Масштабирование системы. После успешного пилота начните подключать к системе всех сотрудников компании, обеспечивая оперативную техническую поддержку.
Переход на кадровый электронный документооборот — это стратегический шаг, который не только оптимизирует затраты, но и трансформирует роль HR-службы из административной в стратегическую. Начав подготовку уже сейчас, вы обеспечите своей компании плавный и эффективный переход в цифровое будущее без стресса и юридических рисков.
Хотите глубже разобраться в тонкостях кадрового делопроизводства и цифровой трансформации HR? Образовательный центр РУНО приглашает на курсы повышения квалификации, где вы получите не только актуальные знания, но и официальный документ установленного образца.