Для многих компаний переход на электронный документооборот — шаг, который вызывает главный вопрос: «А насколько это безопасно?»
Разберёмся, как именно защищаются данные в системе Контур.Диадок, чем она отличается от обычной электронной почты и почему с ЭДО риски утечки или подмены документов минимальны.
Что происходит с документом, когда вы отправляете его по почте
Большинство бухгалтеров и менеджеров до сих пор пересылают акты, счета и договоры через электронную почту или мессенджеры.
Но по сути это — открытая среда без юридической защиты.
Проблемы здесь типичные:
- письмо могут удалить или не доставить;
- вложение может перехватить злоумышленник;
- документ легко подделать, заменив файл;
- нет доказательств, что именно этот человек его отправил или подписал.
В итоге компания рискует не только потерять данные, но и оказаться в сложной ситуации при налоговой проверке.
Как работает защита в Диадок
В Диадок безопасность — не “дополнительная функция”, а основа системы.
Документы здесь не просто передаются онлайн, а проходят многоуровневую проверку и шифрование.
1. Электронная подпись
Каждый документ подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП).
Она юридически равна ручной подписи и печати, а главное — гарантирует, что:
- документ не был изменён после подписания;
- точно известен автор (сотрудник и компания);
- подпись подтверждена сертифицированным удостоверяющим центром.
2. Шифрование и защищённые каналы
Передача данных в Диадок идёт по защищённым каналам связи (TLS 1.2 и выше).
Файлы шифруются и не могут быть просмотрены третьими лицами, даже если перехватить трафик.
Физически данные хранятся в дата-центрах с уровнем защиты Tier III и резервным копированием.
3. Контроль доступа
У каждой компании — свой изолированный контур.
Доступ настраивается по ролям: бухгалтер, руководитель, юрист и т.д.
Можно задать права на просмотр, подпись, отправку и удаление.
Любое действие фиксируется в журнале событий, который нельзя изменить.
4. Архив и хранение
Подписанные документы автоматически попадают в защищённый архив.
Срок хранения — до 10 лет, с гарантией целостности и восстановления.
Для и юридических целей этого более чем достаточно.
Почему ЭДО безопаснее даже бумажных документов
На первый взгляд бумага кажется надёжнее: можно подержать в руках, поставить печать.
Но в реальности рисков больше:
- документы можно потерять, испортить, украсть;
- подделать подпись или печать;
- не доказать, когда именно документ был отправлен или подписан.
В ЭДО всё иначе. Каждое действие зафиксировано, каждая подпись имеет сертификат, каждый документ хранится в зашифрованном архиве.
И самое главное — это признаётся законом.
Как Диадок обеспечивает юридическую значимость
Система соответствует требованиям:
- Федерального закона №63-ФЗ «Об электронной подписи»;
- Приказа ФНС №ММВ-7-6/172 — форматы обмена электронными документами;
- Федерального закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учёте».
Все подписи и сертификаты проходят проверку по действующим стандартам.
Это значит, что документы, подписанные в Диадок, можно представить в суде или налоговой без дополнительных подтверждений.
Реальные примеры из практики
1. Торговая сеть с 200 филиалами
После перехода на Диадок компания исключила случаи потери документов при передаче между регионами.
Все договоры и акты хранятся в едином архиве, доступ к ним ограничен по ролям.
2. Производственное предприятие
Раньше файлы пересылались по почте.
Однажды документ с подписью контрагента был подменён — компания потеряла сделку на 2 млн рублей.
После внедрения ЭДО такие инциденты стали невозможны.
Частые вопросы
Можно ли подделать электронную подпись?
Нет. КЭП выдаётся только после личной идентификации сотрудника в аккредитованном удостоверяющем центре.
Что, если сотрудник уволился?
Его подпись аннулируется, доступ к Диадок блокируется. Документы остаются действительными, ведь подпись уже была заверена.
Где хранятся документы?
В российских дата-центрах Контур с круглосуточным резервированием и защитой.
Главное
Безопасность в ЭДО — это не “вопрос доверия”, а вопрос технологий и законодательства.
В системе Диадок защита данных обеспечена на уровне, недостижимом для обычной почты или бумажного обмена.
Это не просто удобно — это гарантия юридической чистоты и спокойствия бизнеса.
Как подключить безопасный ЭДО для компании
Контур.Диадок подключает электронный документооборот под ключ:
настройка системы, интеграция с 1С, выдача подписи, обучение сотрудников и подключение контрагентов.
Оставьте заявку — специалисты проведут консультацию и покажут, как организовать безопасный документооборот без рисков.
[Получить консультацию по ЭДО]