Основы делопроизводства: номенклатура дел, экспертиза ценности и срок хранения.
Эффективное делопроизводство невозможно без номенклатуры дел. Она задает срок хранения для всех документов на основе проведенной экспертизы ценности их значимости.
Систематизация архива: классификация документов, упорядочивание дел (бухгалтерские документы, кадровый учет) и каталогизация по принципу хронологии или в алфавитном порядке.
Ключ к порядку — систематизация архива, которая начинается с классификации документов. Необходимо разделить весь массив бумаг на группы, например, бухгалтерские документы и кадровый учет. Далее следует упорядочивание дел внутри этих групп. Для этого применяют два основных подхода:
- Хронология: Расположение бумаг строго по датам их создания. Этот метод отлично подходит для приказов, счетов и актов.
- Алфавитный порядок: Группировка дел по названиям контрагентов или фамилиям работников, что удобно для договоров и всех личных дел.
Правильный выбор метода зависит от специфики документации. Завершает процесс каталогизация — создание системы поиска (например, описей или электронных картотек), которая отражает структуру архива и позволяет оперативно найти любой необходимый документ в едином хранилище.
Правильное хранение документов: выбор инвентаря от скоросшивателя и папки на завязках до папки-регистратора, картонной папки, архивного бокса и архивного короба.
Для хранения документов важен выбор инвентаря. Для текущих дел в офисе подойдет скоросшиватель или папка на завязках. Для оперативной документации незаменима папка-регистратор с арочным механизмом. Сформированные дела помещаются в картонную папку. Для долгосрочного хранения созданы спецрешения: архивный бокс для вертикального размещения дел и вместительный архивный короб для горизонтального складирования. Эти изделия из плотного картона защищают бумаги от света и пыли, обеспечивая их сохранность на долгие годы. Грамотный выбор инвентаря — залог идеального порядка.
Создание офисного архива: нумерация листов, маркировка папок, опись документов и сдача в архив.
Процесс формирования офисного архива крайне строг. Сквозная нумерация листов, правильная маркировка папок и точная опись документов — обязательные шаги перед тем, как сдача в архив состоится.
Долгосрочная сохранность бумаг: условия хранения, стеллаж для архива и последующее уничтожение документов.
Чтобы обеспечить долгосрочную сохранность бумаг, необходимо соблюдать строгие условия хранения: стабильный микроклимат (температура 17-19°C, влажность 50-55%), полную защиту от света и пыли, а также хорошую вентиляцию.
Размещение производится на специальный стеллаж для архива. Идеальный вариант — металлический, он пожаробезопасен и долговечен. Архивные короба не должны контактировать с полом и наружными стенами.
Когда срок хранения истекает, производится уничтожение документов. Это официальная процедура: создается комиссия, составляется акт, после чего бумаги уничтожаются путем шредирования с соблюдением полной конфиденциальности.
FAQ: Вопрос ответ
Вопрос: В чем ключевое различие между папкой-регистратором и архивным коробом?
Ответ: Папка-регистратор используеться для оперативного делопроизводства и частого доступа к документам в офисе. Архивный короб же предназначен для долгосрочного хранения документов, которые уже прошли упорядочивание дел и готовы к сдаче в архив. В него помещают уже сформированные дела (например, в картонной папке), где им обеспечивается лучшая сохранность бумаг от пыли и света на стеллаже для архива.
Вопрос: Почему так важна экспертиза ценности и номенклатура дел?
Ответ: Номенклатура дел — это основа основ для систематизации архива. Она определяет, как будет проводиться классификация документов и их группировка. А экспертиза ценности — это процесс анализа, который позволяет установить корректный срок хранения для каждой категории бумаг, от бухгалтерских документов и до дел по кадровому учету. Без этого невозможно легально провести уничтожение документов и избежать хаоса в офисном архиве.
Вопрос: Какие основные методы каталогизации существуют?
Ответ: Для эффективного поиска документов после их размещения в архивный бокс применяют два главных метода. Первый — хронология, когда дела располагаются строго по датам. Второй, алфавитный порядок, идеальный для личных дел сотрудников или договоров с контрагентами. Оба метода требуют точной маркировки папок и составления описи документов, что является неотъемлемой частью создания архива.
Вопрос: Что такое опись документов и зачем она нужна при сдаче в архив?
Ответ: Опись документов — это главный юридически значимый справочный инструмент, который создается на завершающем этапе делопроизводства перед передачей дел на хранение. Она представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, включенных в офисный архив, с указанием их крайних дат, количества листов (после процедуры нумерации листов) и установленного срока хранения. Ее основная цель — обеспечить строгий учет и быстрый поиск информации. Без описи каталогизация была бы неполной, а систематизация архива — хаотичной. При сдаче в архив именно опись подтверждает состав и количество передаваемых дел, что критически важно, особенно для таких категорий, как бухгалтерские документы или кадровый учет.
Вопрос: Какие основные условия хранения необходимо соблюдать для обеспечения сохранности бумаг?
Ответ: Для долговечной сохранности бумаг ключевую роль играют физические условия хранения. В помещении, где установлен специальный стеллаж для архива, должен поддерживаться стабильный микроклимат: температура в пределах +17-19°C и относительная влажность воздуха 50-55%. Несоблюдение этих норм ведет к разрушению бумаги, появлению плесени и выцветанию текста. Необходимо полностью исключить попадание прямых солнечных лучей и резкие перепады температур. Использование таких средств, как герметичный архивный короб или прочный архивный бокс, создает дополнительный защитный барьер от пыли, света и механических повреждений, являясь неотъемлемой частью правильного хранения документов.
Вопрос: В чем разница между скоросшивателем и папкой на завязках для временного хранения документов?
Ответ: Оба этих предмета используются для текущего хранения документов, но имеют разное назначение в рамках классификации документов. Скоросшиватель с металлическими скобами требует перфорации листов, что удобно для небольшого объема бумаг, которые нужно надежно скрепить и редко изымать. Папка на завязках, в свою очередь, позволяет хранить документы без их физического повреждения (проколов), что идеально подходит для оригиналов, чертежей или дел, состав которых часто меняется. Это начальный этап, после которого дела проходят упорядочивание дел, подшиваются и помещаются в более долговечную картонную папку для подготовки к архивации.
Источник: https://tovaropediya.ru/articles?id=5160
