Хотите не просто рекламу, а управляемый бизнес без просроченных дедлайнов и сорванных планов, где каждый понимает, что делать и за что отвечает? Тогда читайте дальше. Будет честно и по делу.
Сначала у нас был хаос. Ошибались везде: команда, процессы, задачи, коммуникации. Бизнес жил на энтузиазме 24/7, пока однажды мы не разошлись с партнером. С ним ушли 3 крупных проекта и часть команды. А я остался с офисом, людьми и кассовым разрывом. И тогда я понял: хватит строить бизнес «на коленке».
С чего мы начали? С чистого листа
Первым делом я сел и начал описывать. Каждый процесс, каждую роль, каждое правило. Как мы общаемся с клиентами? Как ставим задачи? Кто за что отвечает? И это дало результат. Мы выжили, собрались и настроились.
И тут – Ковид. Мы отказались от офиса, ушли на удаленку, набрали сильных ребят из регионов. Но на этот раз было не страшно. У нас уже был опыт систематизации. И система - прижилась.
Ключевой элемент: как мы победили хаос с новичками
Первый процесс, который мы поставили на поток - адаптация. Раньше каждый новый сотрудник отнимал уйму времени: одни и те же вопросы, инструкции, а через месяц человек мог уйти. Мы создали welcome-тренинг, который закрывает всё:
- Ценности и структура: с первого дня человек понимает, как мы устроены;
- Доступы и документы: все ссылки, регламенты и правила в одном месте;
- Стандарты работы: как мы общаемся с клиентами, что считаем качеством.
Результат: десятки сэкономленных часов, быстрый выход новичков на эффективность и снижение текучки.
Главный инсайт: система должна быть живой и простой
Мы перепробовали много инструментов: AmoCRM, Trello, Notion. Что-то не прижилось, что-то оказалось слишком сложным. Наш вывод: система должна быть прозрачной и легкой для команды, а не горой отчетов ради отчетов.
Как устроено сейчас
SEO-отдел. Благодаря Людмиле, нашему исполнительному директору, все продумано до мелочей. Она начинала как SEO-специалист, участвовала в описании каждого процесса и знает все изнутри.
Сегодня мы живем в Bitrix24 (и даже стали его официальными партнерами). В нем сосредоточено все: задачи, клиенты, проекты, время. Но главное - не платформа, а процессы, которые в ней работают.
Маркетинг. Как для клиентов, так и для себя. Сайт, постоянные доработки, контент, личные бренды руководителей. Даже эта статья часть этой системы!
Как теперь устроена наша работа: пазл из 5 элементов
- Четкие роли и метрики. У каждого сотрудника есть прописанные функции, KPI и ценный конечный продукт (ЦКП). Каждый знает, что делать и как измеряется его успех.
- Процессы вместо импровизации. От продаж до сдачи проекта - у всего есть регламенты, чек-листы и скрипты. Аккаунт-менеджер перед отправкой отчета клиенту проверяет его по списку. Потом - руководитель отдела. Это тройной контроль качества.
- Регулярность и ритм. Еженедельные планерки, мастермайнды для руководителей, финансовые встречи. Бизнес работает как часы, а не в режиме «аврал-затишье».
- База знаний. У нас задокументировано ВСЕ. Есть даже регламент по написанию регламентов. База частично на Google Диске, планируем перенос на Яндекс.Диск. Основной костяк - внутри Bitrix24, с ролями, доступами и структурой. Это позволяет легко масштабироваться и не терять знания.
- Культура доверия. Система - не про тотальный контроль, а про ясность. Она освобождает время для живого общения, тимбилдингов и творчества. В команде остаются те, кто ценит этот порядок.
Что нам это дало? Спокойствие и возможность роста
Раньше мы боялись брать сложные проекты или новых сотрудников. Сегодня - это рутина.
- Масштабирование стало предсказуемым. Мы спокойно растем, потому что каждый новый человек или клиент встраивается в готовую систему;
- Экономия времени. То, на что раньше уходило 10-15 часов в неделю, теперь делается за час;
- Управляемость. Я могу отвлечься от операционки и заниматься стратегией. Бизнес работает без моего постоянного участия.
Если бы я начинал заново, я бы начал строить систему с первого дня. Это лучшее вложение в собственное спокойствие и будущее компании.
Хотите так же? Мы не только выстроили систему у себя, но и помогаем сделать это нашим клиентам.
P.S. Для тех, кто дочитал до конца - полезные материалы, которые помогут вам начать:
- Регламент по написанию регламентов
- Готовая оргструктура digital-агентства
- Шаблон KPI и бонусной системы
- Вопросы для собеседований