Продолжаем тему повышения наглядности отчётов об исполнении планов в Excel . Иногда небольшой диаграммы мало, особенно если в отчёте куча позиций и он представляет собой скучную таблицу: в одном столбце план, в другом — факт, в третьем — процент исполнения.
Вот, например, классическая таблица:
Просто? Да. Информативно? В принципе — да. Наглядно? Вовсе нет.
Но в Excel есть простой и мощный инструмент визуализации — «Условное форматирование» , который находится на ленте «Главная» , почти посередине. С его помощью можно на порядок повысить восприятие таких таблиц.
Можно использовать все три варианта форматирования: гистограммы , цветные шкалы , наборы значков .
Например, гистограммы:
Сразу видно, кто впереди, а кто отстаёт. Размер гистограммы прямо в ячейке даёт мгновенную оценку исполнения плана без вглядывания в цифры.
Чтобы сделать так, выделите ячейки с процентами исполнения плана, выберите в меню «Условное форматирование» → «Гистограммы» . Я рекомендую в настройках задать максимальное значение равным единице (100%), чтобы перевыполнение не искажало масштаб, и линия 50% была ровно посередине.
Цвет можно выбрать любой по вкусу.
Цветовые шкалы дают хороший эффект, но иногда выглядят слишком «цветасто».
Ещё один аккуратный вариант — набор значков с мини-круговыми диаграммами. Пороговые значения настраиваются, главное — выбрать тип значений «Число»: опция с процентами иногда работает неверно.
Бонус: термо-диаграмма — стильный план-факт
Напоминает гистограммы, но выглядит аккуратнее из-за рамки вокруг столбиков.
Как сделать:
1. Добавьте вспомогательный столбец с единицами — ваш план (100%).
2. Постройте диаграмму на основе столбца факта и вспомогательного.
3. В «Формат ряда данных» сделайте перекрытие рядов 100%, уменьшите боковой зазор — линии станут толще.
4. Сделайте заливку вспомогательного ряда прозрачной, но цвет границы должен совпадать с цветом факта.
5. Максимум по горизонтальной оси поставьте равным единице, перевыполнение исключите.
6. Спрячьте всё лишнее: название, легенду, оси, сетку, границы, оставьте только столбики.
7. Подгоните размер диаграммы под размер столбца с данными.
Готово! Получается очень наглядное отображение исполнения плана.
Файл с примерами можно скачать тут.
Этот подход поможет сделать ваши отчёты не только информативными, но и простыми для восприятия коллегами и руководством.
Первый вариант статьи был опубликован на моем сайте "Финансовые модели для оценки проектов"