Узнайте, как оптимизировать расходы на персонал за 5 шагов

Затраты на сотрудников — весомая статья бюджета компании. Разбираем реальные кексы и самые эффективные инструменты оптимизации затрат на персонал.

Оптимизация затрат на персонал

Почти каждая компания сталкивается с вопросом, как оптимизировать расходы на персонал. Особенно остро он стоит в периоды неопределенности, роста себестоимости и дефицита кадров. Ошибка большинства работодателей — пытаться экономить за счет людей, вместо того чтобы перестроить систему оплаты, производительности и процессов.

Оптимизация затрат на персонал — это не банальное сокращение штата, а поиск баланса между эффективностью труда и затратами компании. Правильно выстроенная стратегия помогает снизить расходы, сохранить команду и даже повысить ее продуктивность.

Почему оптимизация расходов на персонал — необходимость

Фонд оплаты труда (ФОТ) — ключевая статья бюджета, особенно для производственных, логистических и сервисных компаний. На него в среднем приходится от 35 до 50% всех издержек. Поэтому сокращение расходов на персонал напрямую влияет на финансовый результат.

Главные причины пересмотра затрат

• Рост налоговой и страховой нагрузки.
• Инфляция и изменение зарплатного рынка.
• Низкая производительность труда.
• Неэффективная структура штата.

При этом «жесткая» экономия в стиле массовых сокращений чаще приводит к обратному эффекту — потере компетенций и снижению мотивации.

Что такое оптимизация ФОТ и почему это важно

Оптимизировать фонд оплаты труда — значит управлять не только зарплатами, но и эффективностью: выстраивать структуру премий, KPI, соотношение фиксированной и переменной части дохода.

Оптимизация фонда оплаты труда это

• Анализ расходов по подразделениям.
• Сопоставление затрат с результатами.
• Выявление неэффективных ставок и дублирующих функций.
• Внедрение гибких схем мотивации.

При правильном подходе снижение ФОТ может достигать 10–20% без ущерба для производительности.

Читать по теме: ИИ и нейросети в HR на практике — Как использовать ИИ-браузеры Comet и Atlas для рекрутинга

Основные инструменты и способы оптимизации ФОТ

Чтобы не просто снизить ФОТ, а сделать систему оплаты труда управляемой, компании применяют следующие инструменты:

1. Аналитика и аудит численности. Первое, с чего стоит начать, — аудит. Определите, какие роли критичны, а какие можно автоматизировать или передать на аутсорсинг.
2. Гибкая структура заработной платы. Важно, чтобы переменная часть зависела от результатов, а не от стажа. Это стимулирует эффективность и помогает сократить расходы на работников, сохраняя их вовлеченность.
3. Аутсорсинг непрофильных функций. Пример — аутсорсинговая компания Атлас Проектов, которая помогает клиентам с массовым наймом, логистикой, складскими и производственными задачами. Это снижает административные издержки и позволяет сократить расходы на персонал без потери качества процессов.
4. Автоматизация и цифровизация HR-процессов. Внедрение HRM-систем, онлайн-табелей и аналитики позволяет видеть, где именно теряются ресурсы.
5. Оптимизация расписаний и смен. При правильной организации рабочего времени можно сократить переработки и оплату сверхурочных, что дает до 7–10% экономии фонда оплаты труда.

Как избежать рисков при сокращении расходов на персонал

Сокращение расходов на персонал — мера, требующая осторожности. Ошибка: резкое уменьшение штата без анализа. В результате нагрузка на оставшихся сотрудников и текучесть возрастают, а производительность падает.

Безопасные способы сокращения затрат на персонал

• Временная оптимизация графиков: сменная работа, гибкие часы.
• Заморозка найма на дублирующие позиции.
• Пересмотр бонусных систем — выплаты за реальные результаты.
• Перевод части задач внешним подрядчикам — аутсорсинговым компаниям.

Читать по теме: Полный гайд по оформлению мигрантов на работу в 2025 году по новому законодательству

5 шагов к оптимизации затрат на сотрудников

По данным аналитики HeadHunter и FinExpertiza, компании, которые внедрили оптимизацию затрат на персонал, снизили среднюю стоимость одного рабочего часа на 12–18% и повысили выработку на 15%.

При этом ключевым фактором успеха становится не экономия ради экономии, а пересмотр процессов: автоматизация, пересчет норм, баланс между ФОТ и выручкой. Пошаговый план:

1. Диагностика. Проведите аудит: какие статьи расходов наиболее затратны, какова производительность по отделам.
2. Анализ показателей. Оцените соотношение выручки и фонда оплаты труда, сравните с отраслевыми бенчмарками. Если показатель превышает 35–40%, стоит задуматься о том, как снизить ФОТ.
3. Внедрение KPI и метрик. Привяжите бонусы к производственным результатам, качеству и срокам. Это стимулирует работников и одновременно помогает оптимизировать фонд оплаты труда.
4. Пересмотр процессов. Автоматизация табелей, учета смен и премий избавляет от перерасхода.
5. Передача функций на аутсорсинг. Если часть операций не влияет напрямую на прибыль, проще и выгоднее доверить их внешнему подрядчику.

Что делать работодателю в первую очередь

Для многих предприятий оптимизация затрат невозможна без внешней поддержки. Работодатель может обратиться в Атлас Проектов за решением, которые объединяют кадровую экспертизу и гибкие модели занятости:

• Подбор и обучение линейного персонала.
• Управление сменами и выходами.
• Аналитика эффективности и фонда оплаты труда.
• Замена невышедших сотрудников без дополнительных затрат.

В результате компании получают прозрачную структуру расходов и могут сократить издержки на работников до 23% без ухудшения качества.

Читать по теме: Источники найма персонала: внутренние и внешние — Что выбрать в 2025–2026 году

Уменьшить ФОТ и не потерять людей — возможно

Часто оптимизация ФОТ — это не урезание зарплат, а создание прозрачной системы, в которой каждый понимает, за что получает вознаграждение. Такая модель повышает доверие сотрудников и делает расходы управляемыми. Компании, которые научились оптимизировать фонд оплаты труда, отмечают не только снижение затрат, но и рост вовлеченности, улучшение дисциплины и качества работы.

Аутсорсинговая компания Атлас Проектов показывает, что можно сократить расходы на персонал, не теряя людей и качество.