В этой статье разбираем ресурсы, навыки и этапы разработки презентации. В конце статьи вы найдёте ссылку на шаблоны планера для анализа ресурсов и таймменеджмента.
Время уже 10 часов вечера. А я всё ещё ищу картинки, которые передавали бы смысл “нахождения информации по краям сообщения”. Я вообще не представляю что это может быть и сколько ещё часов я буду искать только картинки… Завтра в 9 утра мне уже нужно выступать с этой презентацией, а про текст доклада вообще ещё не начинала думать.
По-моему, это обычная ситуация. Презентация готовится в ночь на день выступления и правится буквально до последней минуты перед выходом на “сцену”. Я много лет наблюдала эту историю в ВУЗе у студентов, и не удивилась, когда стала работать со спикерами на различных мероприятиях.
Проблема в том, что никто никогда не учил школьников, студентов, сотрудников работать с презентацией как со сложным креативным продуктом. Сбор информации, создание авторского текста, адаптация информации к аудитории, графическое оформление слайдов, создание речи спикера…и это ещё не всё, но у же совсем не мало.
И вот здесь нужно подумать о ресурсах.
Ресурсы для создания презентации.
Главный ресурс - это время.
Для всех этих действий нужно время. И его нужно хорошенько рассчитать. Первая, кто заговорил об этом громко была Ненси Дуарте в своей книге “Slide.ology”. Она рассмотрела подготовку презентации из 30 слайдов на 1 час. Что же получилось?
Следующий ресурс, который влияет на время - навыки
- поиска информации,
- перифраз и структурирование текста доклада,
- генерирования или поиска картинок/ иллюстраций/ иконок,
- работы с графическими программами,
- выступления перед аудиторией (если это необходимо).
Если вы делаете презентацию раз в год, то и обозначенного времени может быть мало.
При том, что я делаю презентации довольно часто и разного формата, но работа над некоторыми может занимать у меня даже месяц. Например, я делала доклад об образовательной модели американского колледжа для выступления перед потоком в Сколково. Я говорила 1,5 часа. А для аудитории у меня была подготовлена презентация для чтения, где материал был представлен более подробно. Работала я над презентациями каждый рабочий день до 4-5 часов.
Технические ресурсы.
Это всё что касается возможности работы на ПК. Отличный вариант, если у вас ноутбук, который может быть под рукой каждый удобный момент для работы над презентацией.
Обратите внимание на доступ к программному обеспечению, которое необходимо для создания презентаций. Конечно, здесь и доступ к графическим редакторам, стокам изображений и фото, к программам для командной работы (от планировщиков как Кайтен, до документов доступных для редакции группой в онлайн формате). Если что-то в ограниченном доступе, например только на дескопе, то учитывайте это при планировании.
Личный ресурс
И самый главный ресурс - это ваша экспертность в освещенном вопросе.
Погружение в тему с которой вы не сталкивались до этого, займёт у вас приличное количество времени. Например, вам задали доклад по истории античного периода или о статистике по инвестициям в сфере строительства жилья, а вы вообще не специалист в данном вопросе.
Этот ресурс актуален для учебных презентаций (доклады, сообщения, проекты), информационных для коллег, клиентов и т.п.
Помимо поиска время понадобится на фактчекинг (проверку достоверности данных) реферирование, структурирование. Есть вариант обратиться за консультацией к ментору или специалисту в предметной области. Всё это требует времени.
С ресурсами разобрались, навыками тоже.
Рабочий график.
Теперь перейдём к условиям вашего рабочего графика. Этот факт игнорируют большинство. Если не выделить время в своём ежедневном графике, то оно ниоткуда не возьмётся и презентация не сделается. Итак переходим к действиям.
Гайд по внесению работ над презентацией в рабочий график.
- Оцениваем экспертность в теме будущей презентации. Можете создать шкалу : отлично разбираюсь, нужно актуализировать (освежить) информацию, придётся долго разбираться. Из этого закладываем время на поиск и обработку информации.
- Смотрим технические возможности и сопоставляем с графиком личной занятости. Выделяем дни и часы (временные слоты) на работы над презентацией в целом (например: по вторникам и четвергам с 14-16.00 пока окно в университете)
- Оцениваем собственные навыки и задачи, особенности презентации. Какая это должна быть презентация? Она только для чтения или нужно выступать перед аудиторией? Это просто визитка или защита проекта? А нужно ли согласовывать с рабочей группой и вносить время для групповой работы?
- Смотрим на схему Н.Дуарте и оцениваем скорость работы над презентацией. Вносим в личный график с указанием этапов работы. Чем четче и подробнее описан этап, тем проще управлять процессом подготовки.
Спойлер.
В среднем одна небольшая презентация по доступным материалам занимает в среднем 3- 4 дня по 2-3 часа подготовки.
И помните, адекватное планирование и дисциплина - залог успеха.
Шаблон планера создания презентации.