⏩Риски: с 1 января 2026 года нельзя применять электронный формат товарных накладных и актов.
⏩Возможности: для подтверждения отгрузок, работ и услуг вместо электронных товарных накладных и актов выполненных работ можно применять электронный УПД. Если переход на УПД невозможен или нецелесообразен, можно использовать бумажные или неформализованные электронные документы.
С 1 января 2026 года меняются правила обмена электронными документами, которые касаются товарных накладных и актов выполненных работ. В связи с вступлением в силу Приказа ФНС России от 20.01.2025 N ЕД-7-26/28@, обмен электронными документами по старым форматам, утвержденным Приказами ФНС России от 30.11.2015 N ММВ-7-10/551 и N ММВ-7-10/552, будет прекращен.
В Информации от 07.10.2025 ФНС разъясняет, что изменения затронут только тех налогоплательщиков, которые в используют указанные старые форматы для отправки и получения товарных накладных и актов выполненных работ в электронном виде.
Вместо устаревших форматов с 2026 года предлагается использовать Универсальный передаточный документ (УПД) в формате 5.03, утвержденный Приказом ФНС России от 19.12.2023 N ЕД-7-26/970@.
УПД 5.03 — это многофункциональный документ, который объединяет в себе функции первичного учетного документа (товарной накладной, акта выполненных работ) и счета-фактуры. Это позволяет:
- одновременно формировать товарную накладную, акт оказанных услуг/выполненных работ вместе со счетом-фактурой;
- использовать УПД раздельно для формирования отдельных документов, если это необходимо.
Альтернативные варианты
Ведомство отмечает, что возможность создания первичных учетных документов в виде неформализованных электронных документов, а также на бумаге, сохраняется. То есть, даже после 1 января 2026 года компании могут продолжать обмениваться:
- неформализованными электронными документами - документами, составленными в произвольном формате, которые могут быть понятны обеим сторонам;
- бумажными документами - отмена старых приказов не затрагивает бумажные формы товарных накладных и актов оказанных услуг. Если организации (ИП) сейчас обмениваются бумажными актами и электронными счетами-фактурами, они смогут продолжать работать в таком режиме и в 2026 году.
⏩На заметку: начать применять УПД можно в любое время, дополнив соответствующим положением учетную политику (Письмо ФНС от 13.12.2024 N ЗГ-2-3/19079@).
Образец для проверки полученных от контрагентов УПД на реализацию товаров смотрите в Форме с комментариями о рисках: Универсальный передаточный документ на реализацию товаров (образец заполнения) (КонсультантПлюс, 2025).
* Статья содержит ссылки на правовые акты и аналитические материалы СПС КонсультантПлюс. Для полноценного изучения материала оставьте заявку на сайте и получите демо-доступ к системе на 48 часов.