Когда компания перерастает отметку в 30 человек, начинается хаос. Владелец уже не помнит всех по имени, менеджеры тратят 60% времени на согласования, а новые сотрудники не понимают, как тут всё устроено. 90% руководителей в этот момент совершают одни и те же ошибки. Я прошел через это с 12 компаниями и расскажу, как отличить ложную экономию от реальной оптимизации.
❌ Как НЕ НАДО оптимизировать (путь в ад)
Ошибка 1: Начать с увольнений
«Сократим 10% персонала — сразу станет легче!» На практике: оставшиеся сотрудники получают двойную нагрузку → лучшие уходят первыми → вы теряете знания и клиентов.
Ошибка 2: Внедрить 15 новых отчетов
Руководитель тонет в операционке и требует тотального контроля. Результат: менеджеры тратят 3 часа в день на заполнение таблиц вместо работы с клиентами.
Ошибка 3: Нанять «эффективного менеджера»
Который начинает перестраивать процессы под себя. Через месяц половина команды не понимает, кто за что отвечает. Через три — ключевые специалисты пишут заявление.
Ошибка 4: Купить дорогую CRM
Потратить 300 000 ₽ на систему, которую никто не использует. Потому что процессы не описаны, а команда не понимает, зачем это нужно.
«Мы дважды проходили этот круг: увольнения → хаос → найм супермена → крах. Пока не поняли — проблема не в людях, а в системе».
✅ Как НАДО: 4 работающих шага
Шаг 1. Диагностика без отчетов
Прежде чем что-то менять, проведите «рентген» компании:
- Анонимный опрос сотрудников: «С какими 3 проблемами сталкиваетесь каждый день?»
- Карта процессов: Возьмите 3 ключевых процесса (например, «обработка заявки») и пропишите каждый шаг
- Анализ времени: Где команда тратит больше всего времени? Часто это согласования и поиск информации
Шаг 2. Стандартизация вместо контроля
Не контролируйте людей — создайте понятные правила:
- Единые шаблоны: для коммерческих предложений, отчетов, инструкций
- Чек-листы: для повторяющихся процессов (например, onboarding нового клиента)
- База знаний: где хранятся все инструкции и ответы на частые вопросы
Формула: Лучше 10 простых правил, которые выполняются, чем 100 идеальных, которые игнорируются.
Шаг 3. Автоматизация с умом
Начинайте не с дорогих систем, а с боли:
- Мессенджеры → Корпоративный чат (Telegram → Slack/Bitrix24)
- Excel-таблицы → Google Таблицы с общим доступом
- Разрозненные задачи → Единый трекер (Trello, Kaiten, Bitrix24)
Правило: Автоматизируйте только то, что уже работает вручную. CRM для хаоса = просто быстрый хаос.
Шаг 4. Прозрачная система мотивации
Когда сотрудники понимают, как их усилия влияют на доход:
- Четкие KPI: не больше 3 показателей на человека
- Еженедельный фидбек: что получилось, что нет, как улучшить
- Понятная связь между результатом и премией
Пример: Вместо «больше продавай» — «конверсия из заявки в сделку от 25% = премия 20% от оклада».
📊 Чек-лист оптимизации для руководителя
- Провели анонимный опрос сотрудников
- Описали 3 ключевых бизнес-процесса
- Внедрили единые шаблоны для часто повторяющихся задач
- Нашли и автоматизировали главную «боль» (дольше всего/чаще всего)
- Сделали систему мотивации прозрачной и понятной
- Назначили ответственного за развитие