Современный мир требует новых подходов к организации внутреннего документооборота. Все больше организаций переходят на электронный документооборот, полностью оптимизируя рутинные процессы. Далее мы рассмотрим, какие именно процессы происходят при переходе на ЭДО.
Что такое внутренний документ компании?
Документооборот – это полный цикл использования любой документации от момента ее создания до передачи на хранение в архив. Этот процесс происходит без перерывов. Документооборот бывает внешним и внутренним. Ключевые отличия эти видов фундаментальны. Если внешний ДО сосредоточен на взаимодействии с контрагентами, запросами от других организаций, то внутренний – происходит непосредственно в компании. Он направлен на взаимодействие с всеми сотрудниками, а также подразделениями. Это могут быть протоколы совещаний или приказы.
Внутренний объем документации может быть очень внушителен, особенно в крупных организациях. Из десятков сотрудников всегда кто-то идет в отпуск, принимается на работу или переходит на другую должность. Для всего этого необходимо подготовить соответствующий документ.
Электронный документооборот призван оптимизировать все внутренние процессы по перемещению документации.
Простой переход на внутренний ЭДО
Для успешного изменения бумажной документации на электронную стоит придерживаться определенных шагов.
Предварительная подготовка
На этом этапе необходимо составить план будущих изменений и определить главные действия. Именно сейчас можно обнаружить критичные моменты в делопроизводстве и начать их изменение. Также понадобиться список сотрудников, которые используют внутренний документооборот.
Для оптимизации необходимо провести коррекцию графика документооборота и его учетную политику. Непосредственно в акте стоит указать:
- правила взаимодействия с документооборотом, например, каким образом будут согласовываться документы для каждого отдела;
- классификацию внутренней документации;
- каким образом будет происходить обозначение каждого электронного файла;
- правила доступа сотрудников;
- необходимые правила конфиденциальности.
Подключение к ЭДО
В Беларуси существуют компании, которые разработали системы ЭДО для бизнеса. Например, вы можете воспользоваться услугами сервиса ЭДиН и начать переход в самый ближайший срок.
Заказ электронной подписи
Такая подпись необходима, чтобы сотрудники могли подписывать документы в электронной системе при любом изменении (архивации, редакции). Во внутреннем ЭДО чаще используют простую подпись в виде кода или логина с паролем, а также усиленную квалифицированную подпись (КЭП).
Составление и подписание приказа о переходе на ЭДО
После полного согласования и технической подготовки необходимо составить приказ. Этот документ станет подтверждением про кардинальные внутренние изменения и необходимость их выполнения. В приказе следует указать ответственного за его исполнение, дату, с которой начинается переход, конкретные лица и подразделения для использования ЭДО. Сотрудники, которых касается выданные приказ, должны с ним ознакомиться и поставить подпись.
Полный переход на ЭДО
Это последний этап и он касается непосредственно установки оборудования и тестирования работы. Для сотрудников создаются аккаунты в системе, а также уровни доступа. При необходимости, происходит интеграция с уже существующими электронными системами.
На начальном этапе очень важно создать инструкции по использованию ЭДО, чтобы сотрудники могли найти ответ на свой вопрос. Также важен предварительный инструктаж.
Какие существуют преимущества ЭДО?
Ежегодно десятки белорусских компаний переходит на электронный документооборот. Такой темп обусловлен следующими преимуществами ЭДО:
- снижение расходов на канцелярию, пересылку документов, услуги курьера;
- простота хранения и систематизации документации;
- более быстрое согласование и подписание (возможность работать в одном документе нескольким сотрудникам);
- минимизация утери и порчи документации;
- отсутствие рисков попадание документации в третьи руки (при правильной организации уровней конфиденциальности и защиты).
Таким образом, выбирая ЭДО, компании получают множество преимуществ. Если вам необходимо уже сейчас начать настройку, тогда напишите менеджерам ЭДиН. Вы получите квалифицированную консультацию и предварительный путь решения запроса.