Когда в бумажном виде и через сервисы ЭДО поступает большой поток договоров, счетов и актов, начинаются сложности: документы застревают на согласованиях, а бухгалтерия тратит время на напоминания. Рассказываем, как можно решить это через автоматизацию всего цикла обработки входящих документов и создание единого реестра.
Проблема: разрозненный учёт документов и работа с договорами вручную
Часть контрагентов работала через электронный документооборот, другие продолжали обмениваться бумажными экземплярами. Общего реестра не было, поэтому невозможно было быстро подтвердить факт поступления документа и его статус. Сотрудники проверяли информацию в разных источниках, а это увеличивало время обработки и риск потери документов.
Подготовка и согласование договоров требовали личного участия сотрудников и отнимали много времени. Специалисты сначала формировали документ в текстовом редакторе, затем сами писали одобрителям и отслеживали весь процесс.
Решение: настроили единый модуль входящего документооборота в BPM-системе
Теперь все документы учитываются в одном месте, независимо от формата. Электронные загружаются в BPM-систему автоматически за счёт интеграции с сервисом Контур. Диадок, бумажные экземпляры бухгалтеры регистрируют самостоятельно. Благодаря этому сотрудники могут проверить отследить статус работы по любому документу: у кого на согласовании, подписан ли, оплачен ли счёт, прислали ли оригинал.
Во встроенном справочнике системы уже есть данные по всем контрагентам с указанием формата обмена данными. Если компания переходит на электронный документооборот, достаточно изменить признак в карточке.
За каждым контрагентом закреплен ответственный сотрудник. Именно он предварительно проверяет поступившие документы. Если ответственный находится в отпуске или на больничном, задача перейдёт на заместителя.
Маршрут согласования динамический, то есть зависит от состава пакета документов. Например, если там присутствует счёт на оплату, в список одобрителей автоматически включается генеральный директор.
Подготовка и согласование договоров теперь тоже оцифрованы. Сотрудники составляют проект документа за несколько минут — в «Первую Форму» уже загружены все необходимые печатные формы, а данные подтягиваются из карточки клиента.
Сотрудники подписывают документы усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) прямо в интерфейсе «Первой Формы» — интеграция с КриптоПро исключает необходимость переключаться между несколькими программами. Документы автоматически загружаются в Контур. Диадок и направляются контрагенту.
Если подписантом выступает не гендиректор, а кто-то другой, то обязательно потребуется машиночитаемая доверенность (МЧД). Её основная задача — подтвердить, что конкретный сотрудник имеет право подписывать электронные документы от имени компании. Подпись без такого документа не считается юридически значимой. Это правило действует с 1 сентября 2024 года.
Риск подписать документ недействительной доверенностью исключён, поскольку система просто не даст поставить подпись с просроченной МЧД. К тому же сотрудники заранее получат напоминание об истекающих сроках и успеют продлить её.
В BPM-системе видно, с какой МЧД был подписан документ. Плюс сам документ, подпись и доверенность в любой момент доступны в электронном архиве — при необходимости можно скачать все документы по конкретному контрагенту или за определённый период.
Результаты внедрения единого модуля входящего документооборота
Отметили по итогам опроса сотрудников компании:
- Время обработки одного пакета документов сократилось с нескольких дней до нескольких часов.
- Единый реестр входящих документов исключил ситуации, когда приходилось проверять информацию в разных источниках.
- Появилась целостная картина по каждому контрагенту, поскольку все документы по компании находятся в одном месте.
- Отсутствует риск недействительных документов из-за отсутствия или просроченной МЧД.
Подробнее о системе электронного документооборота на базе BPMS