Командировки в другие страны уже не редкость, особенно если учитывать, что в последнее время многие крупные компании пытаются найти себя не только на территории России, но и попытаться завоевать зарубежный рынок. Для этого важно знать, как правильно произвести выплату аванса, в какой валюте считать и как потом отразить это в бухгалтерском отчете.
Первое, о чем стоит знать: в том случае, если сотрудник ездил в командировку в другую страну, выдача аванса была произведена в валюте, то и документы необходимо оформлять особенным образом. При оформлении авансового отчета вам необходимо будет дополнительно заполнить строки и графы с пометкой “в валюте”. Все суммы, указанные в иностранной валюте, вам нужно будет перевести в рубли согласно курсу ЦБ. Вес валюты должно соответствовать ее цене на момент выдачи аванса. В том случае, если в официальных источник нет информации о курсе той или иной валюты, то рассчитать аванс необходимо будет с помощью кросс-курса нужной вам валюты - он рассчитывается согласно курсу иностранных валют Банка России (п. 5 ПБУ 3/2006)
К примеру, если вам необходимо заполнить авансовый отчет по форме № АО-1, выдача аванса была произведена в валюте, то на лицевой стороне вам нужно заполнить строку 1а, и указать в ней сумму и в рублях, в валюте. Оборотная сторона должна быть заполнена согласно требованиям. Данная система заполнения определена приложением к ПБУ 3/2006
Также необходимо не забыть построчно перевести на русский язык все приложенные сотрудником документы, подтверждающие затраты: чеки, квитанции, билеты и др. Это обязательное требование как для бухучета, так и для налогообложения (п 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности, ст 68 Конституции, п 1 статьи 16 Закона от 25.10.1991 № 1807-1, ст 313 НК, письмо Минфина от 24.03.2010 № 03-03-07/6).
Дописывать что-либо в самих документах не требуется. Нужно отдельно приложить переводы. Каждый перевод должен быть подписан переводчиком. Произвести перевод текста может как квалифицированный переводчик, так и работник компании, которому поставили данную задачу (письма Минфина от 20.04.2012 № 03-03-06/1/202, от 03.11.2009 № 03-03-06/1/725, от 14.09.2009 № 03-03-05/170)
Товарные знаки, название авиакомпаний и другие аналогичные слова можно не переводить. Таким же образом стоит поступить в отношении текста, которые не несёт никакой информации о расходах сотрудника за время деловой поездки. Т.е. это может быть рекламная информация на чеках или условия тарифа на авиабилетах и иное (письма Минфина от 24.03.2010 № 03-03-07/6, от 14.09.2009 № 03-03-05/170).
Таким же образом необходимо работать и с электронными документами (авиа/жд билеты и др). В том случае, если перевод не был сделан соответствующим образом, вычет входного НДС не будет произведен (письмо Минфина от 09.12.2015 № 03-07-14/71801).
Важно правильно оформить все необходимые документы, чтобы в дальнейшей не сталкиваться с проблемами налогоисчеслений и выплат сотруднику.
Будьте внимательны и следите за новостями вместе с нами.