Ещё несколько лет назад представить склад или транспорт без бумаги было сложно. Сегодня мы стоим на пороге нового этапа — полного перехода к электронному документообороту в сфере грузоперевозок. И ключевым событием стало подписание Президентом РФ Федерального закона от 07.06.2025 № 140-ФЗ, который кардинально меняет правила игры.
С 1 сентября 2026 года все участники перевозки, будь то грузоотправитель, грузополучатель, перевозчик или экспедитор, обязаны будут оформлять транспортные накладные и экспедиторские документы исключительно в электронной форме. Это уже не рекомендация и не пилотный проект — это закон.
ЭТрН — это полный аналог привычной формы №1-Т, только теперь она существует в электронном виде, передаётся мгновенно и подписывается квалифицированной электронной подписью. Всё, что было раньше — данные о грузе, отправителе, получателе, водителе и маршруте — теперь хранится в защищённой системе, доступной для всех участников процесса и контролирующих органов.
Бумага уходит в прошлое. Даже если водитель привык держать накладную в бардачке, теперь его «бумажник» будет находиться в смартфоне или терминале — в виде электронного документа с цифровой подписью.
Зачем это нужно? Потому что цифровизация уже здесь
Для бизнеса переход на ЭТрН — это вызов, но и большой шанс. Да, нужно подготовиться: обновить ПО, обучить сотрудников, настроить взаимодействие с контрагентами. Но те, кто сделает это вовремя, получат не только защиту от штрафов, но и реальные преимущества в управлении логистикой.
Представьте: вы видите в режиме реального времени, где находится ваш груз, когда он будет доставлен, и получаете автоматическое подтверждение приёмки — без звонков водителю и сканирования бумажек. Это уже не фантастика, а повседневность компаний, внедривших ЭТрН.
А главное — без ЭТрН теперь никуда. Контролирующие органы могут проверить её наличие онлайн, и если документа нет, компания рискует получить штраф до 200 000 рублей. Кроме того, задержки из-за ошибок или отсутствия накладной напрямую влияют на сроки поставок и доверие клиентов.
Как к этому подготовиться? Пошагово и без паники
Многие компании опасаются сложностей, но на самом деле всё можно организовать чётко и поэтапно. Ниже — семь ключевых шагов, которые помогут вам уверенно войти в эпоху ЭТрН.
1. Проверьте статус вашей компании в системе
Прежде чем создавать первую ЭТрН, важно понимать, где и как это будет происходить. Документооборот строится через операторов электронного документооборота (ОЭДО), аккредитованных Минцифры. Среди них — СКБ Контур, СБЕР, Диадок, Тензор (1С), Главная бухгалтерия и другие.
Убедитесь, что у вас заключён договор с одним из таких операторов и что функционал ЭТрН уже активирован. Лучше запросить тестовый доступ заранее — чтобы отработать процесс без рисков.
2. Назначьте ответственных и проведите обучение
ЭТрН — это не только задача IT-отдела. За процесс отвечают сразу несколько служб: логистика, склад, бухгалтерия, отдел продаж. Поэтому важно назначить единого координатора, который будет следить за соблюдением сроков и качеством данных.
Обучите сотрудников основам:
- Как формировать ЭТрН
- Кто и когда должен подписать документ
- Что делать, если контрагент не отвечает
- Как отслеживать статус в личном кабинете
Чем раньше начнёте — тем спокойнее пройдёт переход.
3. Получите или обновите электронную подпись (ЭП)
Без квалифицированной электронной подписи (КЭП) ЭТрН не имеет юридической силы. Подпись нужна всем участникам: грузоотправителю, грузополучателю, перевозчику (если он тоже участвует в подписании).
Проверьте, действительны ли ваши сертификаты, есть ли доступ у ответственных лиц и поддерживает ли ваше программное обеспечение работу с ЭП. Это один из самых частых «камней преткновения» при запуске.
4. Интегрируйте ЭТрН в ваши системы (WMS, ERP, TMS)
Работать с ЭТрН вручную — значит обречь себя на ошибки и замедление процессов. Гораздо эффективнее настроить автоматическую генерацию накладной при создании заказа на отгрузку.
Вот как это может работать в разных системах:
- 1С:ERP / УТ / Бухгалтерия 8
Автоформирование ЭТрН при печати ТОРГ-12 или ТН - WMS
Привязка ЭТрН к отгрузке, синхронизация с ОЭДО - TMS
Автоматическая передача данных о маршруте и водителе
Когда система сама отправляет данные в ОЭДО, остаётся только проверить и подписать — быстро, удобно, без потерь.
5. Настройте взаимодействие с контрагентами
Не забывайте: ЭТрН — это совместный документооборот. Даже если вы всё сделали идеально, всё может «зависнуть» на стороне получателя.
Поэтому важно заранее согласовать с ключевыми партнёрами:
- Какой оператор ЭДО они используют?
- Кто инициирует создание ЭТрН?
- Как быстро они готовы подписывать документы?
Если грузополучатель не подпишет ЭТрН в течение 5 дней, система закроет её с пометкой «не подтверждена». Это может вызвать вопросы у налоговых органов при проверке расходов.
6. Протестируйте процесс «от и до»
Перед массовым внедрением обязательно проведите пилотную отгрузку. Создайте пробную накладную, отправьте её «виртуальному» получателю (например, коллеге в другой компании), проследите весь путь — от формирования до подписания.
Цель теста — выявить слабые места: медленные интерфейсы, ошибки в данных, проблемы с доступом к ЭП. Лучше найти их сейчас, чем в день реальной поставки.
7. Подготовьте резервный сценарий
Хотя переход на ЭТрН — обязательный, закон пока допускает временное использование бумажной формы, если:
У одной из сторон нет технической возможности работать в ЭДО.
Произошёл сбой в системе (и это подтверждено документально).
Но это — исключение, а не правило. Бумажные накладные должны быть заверены электронной подписью при последующем вводе в систему. Полагаться на бумагу долго — значит отставать от рынка.
Что вы получаете, внедряя ЭТрН правильно?
За формальностью ЭТрН скрывается настоящий прорыв в управлении логистикой. Вот какие выгоды открывает цифровая накладная:
- Прозрачность логистики
Все участники видят статус перевозки в реальном времени - Снижение потерь документов
Больше не потеряется накладная в кабине водителя - Ускорение оборота МТР
Автоматическое закрытие прихода по подписанию ЭТрН - Защита от мошенничества
Подлинность подтверждается ЭП - Интеграция с другими системами
Связь с ЕГАИС, Честный ЗНАК, 1С, WMS
И да, ошибки случаются — но их можно избежать
Многие компании сталкиваются с трудностями не потому, что технологии плохие, а потому что начали подготовку слишком поздно. Вот самые частые ошибки:
- Начали внедрение в декабре 2024 года — и не успели протестировать.
- Не проверили срок действия ЭП — подпись оказалась просроченной.
- Не обучили водителей — они не знают, что показывать инспектору на телефоне.
- Не настроили интеграцию — приходится дублировать данные вручную.
- Не согласовали процессы с контрагентами — те просто не подписывают.
Заключение:
ЭТрН — это не конец свободы, а начало нового уровня
Переход на ЭТрН многим кажется обременительным. Но на самом деле — это возможность вывести логистику на новый уровень: быстрее, точнее, надёжнее.
Те, кто подготовится сегодня, завтра будут работать без простоев, штрафов и недопонимания с партнёрами. Они станут более предсказуемыми, технологичными и конкурентоспособными.