Хотите разобраться, как заполнить расчет по форме 6-НДФЛ за 9 мес. 2025 г. в «1С:Бухгалтерии»? Своевременная сдача отчета – залог спокойствия руководителя и бухгалтера. О всех нюансах подготовки расчета по форме 6-НДФЛ за указанный период читайте в нашем подробном руководстве.
По закону налоговым агентам надо подать расчет по форме 6-НДФЛ не позже 27.10.25 согласно приказу ФНС (№ ЕД-7-11/649@ от 19.09.25, ред. от 09.01.24). Чтобы избежать ошибок и сэкономить время, обратите внимание на важные моменты подготовки расчета в 1С. Ранее рассказали, как его заполнить в «1С:ЗУП»/«1С:ЗКГУ».
Формирование расчета по форме 6-НДФЛ в «1С:Бухгалтерии»
Форма 6-НДФЛ – обязательный инструмент налоговой отчётности для компаний, работающих с физлицами. Для упрощения этого важного этапа «1С:Бухгалтерия» предлагает автоматизированную систему, которая сводит создание отчета к простым действиям. Расчет по форме 6-НДФЛ формируется в 1С автоматически.
Что нужно сделать заранее? До начала формирования расчета надо удостовериться, что все данные занесены правильно: все выплаты физлицам за отчетный период, информация о вычетах (например, стандартные, профессиональные, социальные), сумма начисленных налогов. Важно также обновить 1С до последней версии перед формированием отчета.
Как запустить процесс? Составление отчета осуществляется через раздел «Регламентированная отчётность». Зайдите в рабочее место «1С-Отчётности», найдите раздел «Вид отчётов» и выберите «6-НДФЛ (с 2021 года)». Система предложит заполнить начальные поля: название компании, временные рамки расчета, регион регистрации (для предприятий с филиалами надо выбрать соответствующие инспекции). Если компания имеет подразделения, каждое должно сдать отдельный расчет в соответствующий налоговый орган. Можно включить автоматическое формирование одновременно для головного офиса и филиалов, отметив нужную настройку. После нажатия кнопки «Создать» каждый расчет будет готов для проверки и отправки. Рекомендуем проверять их вручную, особенно при сложных структурах организаций. Формирование вручную возможно путём ручного ввода данных в поля расчета и последующего нажатия кнопки «Заполнить».
Заполнение титульного листа расчета по форме 6-НДФЛ в «1С:Бухгалтерии»
Для прохождения проверки налоговой инспекции надо заполнить титульный лист расчета. Рассмотрим основные нюансы оформления этого документа:
- Идентификационные коды. В поле «КПП» укажите код причины постановки компании на учет. Если расчет ведется по подразделению, укажите его КПП. В поле «ИНН» ставится идентификационный номер налогового агента. По умолчанию формируется первичный расчет («0»). Нельзя подавать уточненный отчет без предварительно отправленного первичного!
- Период отчетности. В поле «Отчетный период (код)» 1С подставляет значение исходя из заданного периода. За 9 мес. 2025 г. ставится «33». Календарный год заполняется на основании выбранного периода.
- Данные о налоговых органах. Налоговая инспекция, куда подается отчет, определяется четырьмя цифрами, соответствующими налоговому органу. Место подачи рассчитывается в зависимости от местоположения компании или местонахождения подразделений.
- Организация и налоговые изменения. В поле «Налоговый агент» ставится название фирмы согласно уставу. Если компания проходит реорганизацию или ликвидацию, укажите соответствующие коды и старые реквизиты (ИНН и КПП).
- Муниципальные единицы и территориальная принадлежность. В поле «Код по ОКТМО» укажите код муниципального образования, используя общероссийский классификатор территорий муниципальных образований. Данные ОКАТО, ИНН, КПП и реквизиты налоговой службы надо хранить в соответствующем разделе - справочник «Организации» или «Подразделения».
- Обособленные подразделения. Если фирма имеет филиалы, установленные отдельно на балансе, надо отметить флажком «Обособленное подразделение», указать регистрационные данные и включить опцию «Расчет зарплаты по обособленным подразделениям».
- Контроль данных. Если некоторые поля пусты/неактивны, значит, база данных не полна. Проверьте реквизиты, обновите форму нажатием кнопки «Обновить». Дату подписанного отчета фиксируйте на титульном листе. Она влияет на строки раздела 2. Неверная дата приведет к ошибкам в расчете суммы налога.
Заполнение раздела 1 расчета по форме 6-НДФЛ в «1С:Бухгалтерии»
Раздел предназначен для обобщенной отчетности налоговых агентов перед государством о суммах начисленных налогов и порядка уплаты. Учитываются данные по всем физлицам, которые должны быть распределены так, чтобы налоговые органы могли видеть картину налогообложения за каждый расчетный период.
Основные моменты. В строке 010 укажите КБК (для идентификации платежей налоговой службе). В строку 020 ставится объем НДФЛ, удержанный и подлежащий уплате в бюджет (формируется 1C исходя из начисления зарплаты: сумма должна соответствовать объему удержанных налогов). Для понимания расчета приведем структуру за 9 мес. 2025 г. Строки 021-026 содержат детализацию данных по каждому месяцу. Строку 021 надо заполнить суммой налога, удержанной с доходов за первую половину июля, тогда как строка 022 соответствует второй.
Суммы налога распределяются по шести строкам в зависимости от дат выплат доходов и срока уплаты. За 9 мес. 2025 г. они распределяются так: 021: июль (до 22 числа), 022: июль (после 22 числа), 023: август (до 22 числа), 024: август (после 22 числа), 025: сентябрь (до 22 числа), 026: сентябрь (после 22 числа). Налог должен быть уплачен не позже: 28 числа следующего месяца, 5 числа второго месяца, последнего рабочего дня года (для декабрьских выплат). 1С рассчитывает сумму налога при оформлении документов оплат и отображает отдельно.
Что учесть? При расчете НДФЛ уделите внимание датам выплат зарплаты. Если она выплачена в июле, удержанные налоги должны поступить до конца июля. Если она была позже, то сроки уплаты зависят от дат зачисления. Если компания платит доход лицам, не являющимся штатными работниками, то начисление и уплата налога осуществляются стандартным способом.1С автоматизирует процессы, особенно формирование платежных поручений и направление отчета. Но контроль этих действий - важный элемент БУ.
Обратите внимание и на возврат налогов. Он возможен, если компания удержала больше. Для этого используются процедуры, предусмотренные НК РФ. Они фиксируются в соответствующих строках расчета. В строке 030 прописывается суммарный возврат налога физлицам с начала года. Разбивка возврата аналогична строкам 021-026. За три квартала в строках будет сумма возврата, произведенного в каждый период. Сумма налога к перечислению не уменьшает итог на сумму возврата.
Как избежать ошибок? Чтобы минимизировать риск неверного внесения данных и обеспечить правильный расчет налогов, используйте инструменты 1С. Отчет «Удержанный НДФЛ» помогает проверить рассчитанные налоги по каждому физлицу отдельно. Кнопка «Расшифровать» выводит расшифровку удержаний, помогающую разобраться в деталях.
Заполнение раздела 2 расчета по форме 6-НДФЛ в «1С:Бухгалтерии»
Раздел 2 «Расчёт исчисленных и удержанных сумм налога на доходы физических лиц» - важный элемент отчетности перед ФНС. Тут отображается данные о доходах физлиц и налогах. Рассмотрим, что входит в раздел и как правильно заполнить строки.
Что включает раздел? Приводятся суммарные показатели полученных физлицами доходов, налогов, исчисленных и удержанных за определённый налоговый период. Они отражаются нарастающим итогом с начала календарного года по каждому применяемому уровню налоговой ставки и виду бюджета.
Детали заполнения. В строках 100-105 фиксируются ставка налога и КБК. Важно учитывать случаи, когда компания применяла разные ставки и коды, тогда раздел повторяется для каждого случая отдельно. В строке 110 указывается число физлиц, заработавших налогооблагаемый доход (включают тех, кто временно трудоустроился и получил доход по ГПХ). Сотрудник, уволенный и принятый в одном периоде, учитывается единожды (110). Специалисты высокой квалификации выделяются отдельной строкой 111. В строке 120 проставляется сумма доходов по всем физлицам за период. Отдельно учитывается доход квалифицированных специалистов по спец. контрактам (121). Доходы, освобождаемые от налогообложения, не отражаются. В строке 130 указываются предоставленные физлицам налоговые вычеты: стандартные, социальные, профессиональные, имущественные и др., учитываемые при формировании налоговой базы.
В строке 131 прописывается налогооблагаемая база (разница между общим доходом и льготами). В строке 140 указывается размер исчисленного НДФЛ (произведение налоговой ставки на базу). В строках 150-156 проставляются виды снижающих факторов, влияющие на сумму налога (аванс, ранее уплаченный налог с дивидендов, иностранные налоги) - вносятся вручную. В строке 160 указывается размер удержанного налога. Он должен соответствовать датам выплат дохода, поскольку удержания происходят с выдачей. Сумма строки 160 соответствует значению строк 161-166 плюс удержанный налог за предыдущие периоды (полугодие этого года). В строках 170-190 описываются ситуации с недоплатой/переплатой налога и возвратом излишне удержанной суммы. Возвращённые суммы детализируются по квартальным интервалам (191-196). Контрольные соотношения есть между показателями первого и второго разделов для проверки данных.
Оформление документов. При внесении данных помните, что операция привязывается к дате получения дохода физлицом. Это гарантирует точность вычислений, оперативность уплат налога. Обратите внимание на формулы контроля: «Контрольное соотношение №1»: налоговая база рассчитывается как разница между доходом и вычетами (131 = 120 − 130) и «Контрольное соотношение №2»: исчисленные налоги соответствуют произведению ставки на базу (140 = 100 × 131).
Полезные инструменты. 1С упрощает подготовку и проверку раздела встроенными функциями: отчёт «Анализ НДФЛ по месяцам налогового периода», справочник «Справка 2-НДФЛ» (расширенная версия), реестр, собирающий детальные данные по подразделениям. Они позволяют проверить сведения по каждому физлицу. Можно вывести картину начислений и удержаний формированием реестра.
Представление расчета по форме 6-НДФЛ в налоговый орган в «1С:Бухгалтерии»
Проверка расчета. Перед отправкой расчета убедитесь, что он правильный и не содержит ошибок. Используйте функцию «Проверка»-«Проверить контрольные соотношения». Она позволяет легко выявить несоответствия. Если проверка успешна, 1С выдаст приятное сообщение: «Ошибок не обнаружено». Если они обнаружены, откроется подробная таблица с указанием ошибок. Можно увидеть источник каждой и разобраться, почему возникли расхождения. При анализе можно быстро перемещаться по отчету благодаря удобной навигации. Достаточно кликнуть на выделенный пункт, и 1С покажет этот раздел в расчете. Автоматическую проверку можно включить перед печатью/выгрузкой. Поставьте галочку в настройке рядом с пунктом «Проверять соотношения показателей при печати и выгрузке».
Печать расчета. Выбор бумажного варианта предполагает подготовку печатной версии. Нажмите «Печать». Если нужен отчет с двухмерным штрихкодом PDF417, убедитесь, что на устройстве установлены компоненты: единый модуль печати машиночитаемых бланков и их шаблоны (входят в поставку ПО и инсталлируются автоматически). Можно выбрать вывод отчета без штрихкода, установив флажок в настройке «Разрешить печать без штрихкода PDF417». При нажатии кнопки «Печать» 1С предложит форму со штрихкодом и без. Последний позволяет предварительно увидеть документ перед печатью и внести правки. Рекомендуем проверить расчет, убедиться в заполнении полей и, при необходимости, исправить отдельные моменты. Его можно сохранить в формате: PDF, XLS, MXL (используйте кнопку «Сохранить»).
Выгрузка расчета. Регламентированный отчет позволяет создать электронную версию расчета, соответствующую стандартам ФНС. Чтобы избежать проблем при передаче, проверьте файл на ошибки. Нажмите «Проверка»-«Проверить выгрузку». 1С проверит отчет на соответствие формату электронного представления. При ошибках, выгрузка остановится. Исправьте их и повторите попытку. Удобно их исправлять с помощью окна навигации (появляется после проверки и помогает быстро перейти к месту обнаружения проблемы). Последовательность действий при выгрузке: нажмите «Выгрузить», укажите папку для сохранения и 1С присвоит имя файлу.
Отправка расчета. 1С упрощает передачу расчета в налоговые органы. Благодаря подсистеме регламентированной отчетности, можно отправить отчет из 1С, минуя промежуточные выгрузки файлов и использование стороннего ПО. Для повышения надежности есть проверка заполнения. Нажмите «Проверка»-«Проверить в интернете», чтобы убедиться в отсутствии ошибок. После нажмите «Отправить», и расчет попадёт в базу налоговой службы с ЭЦП (при подключении «1С-Отчетности»).