Каждый налоговый агент обязан представлять расчет по форме 6-НДФЛ в налоговый орган по месту учета. Сдача расчета за 9 месяцев 2025 г. – до 27.10.25. Механизм автоматизации упрощает его подготовку, особенно при работе с решениями 1С. Какие подводные камни ждут вас при заполнении 6-НДФЛ в 1С и как их обойти? В инструкции мы разберём заполнение расчета в «1С:ЗУП» и «1С:ЗКГУ» с акцентом на важных аспектах (составление расчета в этих программах производится аналогично).
Формирование расчета по форме 6-НДФЛ в «1С:ЗУП» и «1С:ЗКГУ»
Расчёт по форме 6-НДФЛ формируется автоматически при наличии данных: доходы физлиц, вычеты и налоги. До начала подготовки убедитесь в актуальности версии решения. Далее разберем порядок действий. Откройте «1С-Отчетность» и создайте отчёт командой «Создать», выбрав форму 6-НДФЛ (действует с 2021 г.). Укажите организацию и налоговый период.
При наличии подразделений установите флажок «Создать для нескольких налоговых органов» и выберете нужные ИФНС. Проверьте расчеты по каждому подразделению и головному офису. При невозможности автоматического заполнения создайте отдельные расчеты для головного офиса и каждого филиала, заполнив код налогового органа.
Заполнение титульного листа расчета по форме 6-НДФЛ в «1С:ЗУП» и «1С:ЗКГУ»
В поле «КПП» указывается код причины постановки на учет по месту расположения фирмы или подразделения, а в поле «ИНН» идентификационный номер налогового агента. В поле «Номер корректировки» ставится код «0», так как по умолчанию предполагается составление первичного документа. Уточненные расчеты без первоначального недопустимы. Поля «Отчетный период (код)» и «Календарный год» формируются исходя из периода отчета (для расчетов январь-сентябрь 2025 г. ставится «33»). В поле «Предоставляется в налоговый орган (код)» вписывается четырёхзначный код налоговой инспекции, куда подается отчёт. В поле «По месту нахождения (учёта) (код)» используется код, определяемый местом подачи отчёта.
Поле «Налоговый агент» заполняется сокращенным названием организации (если оно есть) согласно уставным документам. При наличии изменений в поля «Форма реорганизации (ликвидация) (код)/Лишение полномочий (закрытие) ОП (код)» вносятся коды форм реорганизаций/закрытий филиалов. Пункт «ОКТМО» включает код муниципального образования, где расположена фирма или филиал. Значения полей для организаций и подразделений берутся из разделов «Организации» и «Подразделения». Если же программа показывает пустые поля, значит, нужные данные не были внесены в систему. Их надо ввести и обновить форму нажатием кнопки «Обновить». Поле «Дата подписи» обязательно, так как служит отправной точкой для расчётов некоторых показателей (например, суммы неудержанного налога).
Заполнение раздела 1 расчета по форме 6-НДФЛ в «1С:ЗУП» и «1С:ЗКГУ»
Этот раздел предназначен для данных об обязательствах налогового агента. Здесь указываются суммы начисленных налогов, удержанных, подлежащих уплате в бюджет и возвращенных налогоплательщикам. Разберем, что нужно вносить. Строка 010: код бюджетной классификации. Строка 020: сумма удержанного налога с физлиц за налоговый период (сумма строк 021-026). За 9 месяцев 2025 г. указывается сумма удержанного налога с 01.01-30.09.
Строки 021-026: детализация налога по датам выплат и срокам уплаты: 021: 01.07-22.07, 022: 23.07-31.07, 023: 01.08-22.08, 024: 23.08-31.08, 025: 01.09-22.09, 026: 23.09-30.09. Строка 030: суммы налога, излишне удержанные и возвращенные физлицам. При выплате доходов автоматически формируется проводка с удержанной суммой налога. Дата удержания – фактическая дата выплаты. Возможность расшифровки удержаний доступна через специальную команду. Есть также и отдельные отчёты («Удержанный НДФЛ»), позволяющие проанализировать начисления и удержания налога за период.
Заполнение раздела 2 расчета по форме 6-НДФЛ в «1С:ЗУП» и «1С:ЗКГУ»
Этот раздел предназначен для отражения суммарных данных о доходах физлиц, рассчитанных и удержанных суммах налога нарастающим итогом с первого месяца текущего налогового периода по ставке и коду бюджетной классификации. Разберем основные поля заполнения. Строка 100: ставка налога, применённая для расчёта сумм налога. Строка 105: КБК, соответствующий этому виду налога. Если выплаты физлицам осуществлялись по разным ставкам и КБК, то каждый случай отображается отдельно. Строка 110: количество физлиц, получивших налогооблагаемый доход в отчётном периоде, включая ВКС (трудовые договоры и ГПХ). Повторный пересчет сотрудника при увольнении и последующем приёме здесь можно не проводить. Строки 120-131: суммы доходов и налоговые вычеты. Налоговые начисления формируются исходя из дохода.
По строке 140 отражается сумма НДФЛ, которая рассчитывается умножением налоговой ставки на величину налоговой базы. Остальные строки предназначены для учёта налогов, уменьшенных на авансы, прибыли организаций и налогов, удержанных иностранным источником выплат (при соглашении избежания двойного налогообложения). Значения показателей указываются нарастающим итогом с начала налогового периода. Они подразделяются по кварталам и датам получения дохода. При изменении налогового статуса физлица возможна ситуация с переплатой налога, которую надо указывать в соответствующих полях. В конце квартала сумма удержанного налога должна соответствовать объёму удержанных платежей. Проверить второй раздел помогают специальные отчёты («Анализ НДФЛ по месяцам»), которые позволяют рассмотреть начисленные суммы и удержать налоги.
Представление расчета по форме 6-НДФЛ в налоговый орган в «1С:ЗУП» и «1С:ЗКГУ»
Проверка и печать расчета. Перед отправкой файла в налоговый орган надо убедиться в его правильности. Для проверки используйте кнопки «Проверка» - «Контрольные соотношения». Программа покажет наличие или отсутствие ошибок и даст пояснение, если обнаружит несоответствия. Эту проверку можно настроить автоматически при печати и выгрузке в настройках отчета. При передаче в бумажном виде выберите «Печать». Сформируйте документ с двухмерным штрих-кодом PDF417, если требуется машинное считывание или без него, используя настройки. Форма расчета доступна для предварительного просмотра и изменения перед печатью. Готовые листы сохраняются в выбранный каталог в удобных форматах.
Выгрузка и отправка расчета. Используйте кнопку «Выгрузить», чтобы создать файл для передачи электронным способом. Проверьте заполнение полей с помощью кнопки «Проверка» - «Проверить выгрузку». Система может сообщить о проблемах, которые мешают выгрузке. Их надо исправить и построить процесс. Для отправки активируйте встроенную передачи документов (работает в «1С-Отчетности»), подписывая отчет своей ЭЦП. Выполните проверку форматно-логического контроля по команде «Проверка» - «Проверить в интернете», а затем завершите процесс командой «Отправить».