💼 ТОП-7 критических ошибок при самостоятельном ведении кадрового учета

💼 ТОП-7 критических ошибок при самостоятельном ведении кадрового учета.

Многие компании, особенно на начальном этапе развития, стремятся оптимизировать расходы, самостоятельно ведя кадровый учет. Однако кажущаяся экономия часто оборачивается серьезными финансовыми и репутационными потерями. Незнание или игнорирование норм трудового законодательства, которое является одним из наиболее динамичных и строго регулируемых, приводит к частым нарушениям.

На основании общей практики и действующего законодательства РФ, рассмотрим ТОП-7 ключевых ошибок, допускаемых при самостоятельном ведении кадрового учета.

👉 #1 Отсутствие или некорректное оформление трудовых договоров и приказов о приеме на работу.

В чем ошибка?

Прием сотрудников "по устной договоренности", без заключения письменного трудового договора, либо с ТД, не содержащим всех обязательных условий (ст. 57 ТК РФ), а также отсутствие приказа о приеме на работу (ст. 68 ТК РФ). Часто фиксированные срочные трудовые договоры заключаются без законных оснований (ст. 58 ТК РФ), что делает их бессрочными.

Какие последствия?

Признание отношений трудовыми в судебном порядке, что повлечет за собой доначисление налогов и взносов, а также штрафы по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ (до 200 000 руб. для юридических лиц за каждое незарегистрированное лицо). Риск восстановления незаконно уволенного сотрудника.

Есть ли решение?

Заключайте письменный трудовой договор с каждым работником до начала работы, тщательно проверяйте наличие всех обязательных условий и оснований для срочного договора. Оформляйте приказ о приеме на работу и ознакомляйте с ним сотрудника под подпись.

👉 #2 Отсутствие или неактуальность локальных нормативных актов (ЛНА).

В чем ошибка?

В компании отсутствуют ключевые ЛНА, такие как Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР), Положение об оплате труда и премировании, Положение о защите персональных данных, должностные инструкции. Либо ЛНА разработаны, но не актуализированы в соответствии с меняющимся законодательством и реальной практикой компании.

Какие последствия?

Нарушение требований ТК РФ (например, ст. 8, ст. 189, ст. 190, ст. 192), ФЗ-152 "О персональных данных". Отсутствие ПВТР затрудняет применение дисциплинарных взысканий. Штрафы по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ (до 50 000 руб. для юридических лиц).

Есть ли решение?

Разработайте и утвердите полный пакет необходимых ЛНА. Регулярно пересматривайте их на предмет соответствия законодательству и внутренним процессам компании, своевременно ознакомляйте с ними всех сотрудников под подпись.

👉 #3 Ненадлежащий учет рабочего времени и отпусков.

В чем ошибка?

Отсутствие табеля учета рабочего времени (форма Т-12 или Т-13), либо его формальное ведение без отражения реального графика работы, переработок, отгулов. Не составляется график отпусков (ст. 123 ТК РФ) или не соблюдается порядок его утверждения и ознакомления с ним работников.

Какие последствия?

Нарушение ст. 91, ст. 99, ст. 123 ТК РФ. Риск трудовых споров, связанных с недоплатой за переработки или непредоставлением отпусков. Штрафы по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, доначисления за компенсации.

Есть ли решение?

Ведите табель учета рабочего времени ежедневно и по факту. Ежегодно утверждайте график отпусков не позднее чем за две недели до начала календарного года и ознакомляйте с ним всех сотрудников.

читать далее...