Успейте до декабря! Что сделать сейчас, чтобы легко закрыть год без ошибок. ТОП-5 шагов для ИП, ООО и групп компаний. Гайд в конце статьи.

Каждый год бухгалтерия, финслужба и руководители бизнеса сталкиваются с одной и той же задачей — подведение итогов года. Это время авралов, стрессов и проверки тысяч цифр. Но что, если можно сделать этот процесс быстрым, точным и даже полезным для бизнеса?

В статье — 5 проверенных шагов от финансовых директоров, которые помогут вам:

✔Собрать данные без ошибок

✔Найти скрытые резервы в отчетности

✔Улучшить контроль дебиторки

✔Сэкономить время на отчетах

Готовы закрыть год легко и профессионально? Тогда читайте дальше!

🤷‍♂️1. Как собрать данные быстро и без ошибок: с чего начать

Правильный старт — залог успешного закрытия квартала. Вместо хаотичного сбора информации используйте рекомендации:

- Выгрузите данные из всех систем - 1С, CRM, Excel, банковские выписки в единый формат. Используйте интеграцию 1С и Excel чтобы избежать ручного труда. При необходимости автоматизируйте сбор данных с помощью Power Query или специализированного ПО - Рис.1.

Рис.1 - Power Query

- Стандартизируйте шаблоны. Разные форматы данных, например, даты в одном отчете — «01.04.2025», в другом — «Апрель 1, 2025», усложнят консолидацию данных. Применяйте защиту листа и ячеек в Excel от редактирования и проверку вводимых значений - Рис.2 и 3. Опечатки в ключевых показателях меняют смысл годового отчета.

Рис.2 - Защита листа и ячеек в Excel

Рис.3 - Проверка вводимых значений

- Некорректные формулы в Excel. Проверяйте формулы через «Формулы → Зависимости формул» - Рис.4.

Рис. 4 - Зависимости формул

- Сверьте остатки по бухгалтерским и управленческим учетом — расхождения нужно устранить сразу.

- Исключите некорректное распределение затрат. Экономист или бухгалтер относит расходы отнесены не на те статьи - например, реклама вместо представительских. Некорректное распределение искажает себестоимость и маржинальность продуктов. Решение: создать детальные справочники статей затрат с привязкой к ЦФО.

- Проблемы с межгрупповыми операциями. Фатальная ошибка в годовом отчете – это неэлиминированные обороты внутри холдинга, которые удваивают выручку. Если результаты внутригрупповых операций не исключить, то показатели финансовой отчётности будут искажены, её нельзя будет считать достоверной. Некоторые виды внутригрупповых операций и их элиминация:

• Исключение взаимной выручки и затрат. Если одна компания группы реализовала продукцию другой, то для группы в целом эта операция не увеличивает доход.
• Исключение внутригрупповых активов и обязательств. Так, выданный заём в одной компании и обязательство по нему в другой компенсируются.
• Корректировка нереализованной прибыли. Если продукция продана внутри группы, но не реализована на рынке, прибыль по ней исключается.

Чтобы не показывать «лишнюю» выручку нужно:

• Внедрить единый стандарт проводок для всех юрлиц.
• Использовать специализированные консолидационные модули. Например, "1С:Консолидация".

- Не откладывайте годовую инвентаризацию. Проведение инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчётности обязательно для всех юридических лиц. Обязательность инвентаризации закреплена в пункте 2 статьи 11 Федерального закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Перед составлением годового баланса можно не проверять активы, которые уже прошли инвентаризацию после 1 октября отчётного года. Важно не затягивать с инвентаризацией. Если фактические остатки не совпадут с учетными, это задержит отчет.

Решение:

• Проводить ежемесячные инвентаризации по ABC-методу.

• Внедрить RFID-метки для онлайн-контроля.

- Проверьте первичные документы:

• Наличие всех актов, накладных, счетов-фактур.

• Корректность дат и подписей.

• Соответствие первичных документам целям, на которые отнесены затраты – налоговые и неналоговые расходы, соответствие расходов статьям бюджета.

Если отсутствие актов, накладных или счетов-фактур обнаружится в последний день закрытия года, придётся корректировать налоговую базу. Решение: Использовать электронный документооборот, например, СБИС и др.

- Пропущенные документы – частая проблема при закрытии года. Чтобы избежать потерь и задержек, внедрите «памятки» и чек-листы для подразделений, которые ответственны за первичку. Ранее на канале я уже публиковала «Памятку по закрытию квартала без стресса» — в ней есть готовая инструкция по сдаче отчетов производства за смену. Скачайте ее бесплатно и адаптируйте под годовые задачи — это сэкономит время и нервы!

💯Как это работает в реальности? Простой алгоритм для внедрения:

• Этап 1: Внедрение штрафов. Все подразделения обязаны подать отчеты в фиксированном формате за 48 часов до дедлайна. За каждый час опоздания – штраф в фонд отдела-получателя отчетности.
• Этап 2: За 14 дней – автоматическая выгрузка всех хозяйственных операций из CRM и 1С с последующей консолидацией для годового отчета.
• Этап 3: За 7 дней выборочный аудит 10% случайных операций — этого хватит для точечного контроля. Но идеальный процент зависит от объема документооборота и количества специалистов в команде. Совет: начните с 10%, а затем скорректируйте процент под свои реалии. Главное — сделать аудит системным, а не формальным.
• Этап 4: За 3 дня – перекрестный контроль между отделами: бухгалтерия, казначейство, планово-экономический отдел.

Это сократит ошибки в отчетности.

‼Кейс от практиков - превентивный контроль чтобы сократить «годовые» корректировки:

1. Внедрили "Дни контрольных показателей";
2. 20-е число каждого месяца – предварительный анализ ключевых показателей;
3. Корректировки вносятся до закрытия периода.

🤷‍♀️2. Почему растут затраты и убытки: кейсы из практики

Главный секрет – не ждать отчетного «разбора полетов» с руководством в январе! Уже сейчас:

🔹 Соберите "проблемные" цифры – какие показатели ушли в минус и почему.

🔹 Разберите план-факт отклонения. Идеально – с визуализацией в графиках. Подготовьте два формата отчёта: полный – со всеми выкладками для финансовой службы и сокращённый – с инфографикой для собственника или гендиректора.

🔹 Продумайте аргументацию по каждому спорному моменту.

Часто прибыль «съедают» незаметные статьи расходов. Разбираемся:

✅ABC-анализ затрат. Группируйте расходы по значимости:

• A (70% бюджета) — контроль еженедельно.

• B (20%) — мониторинг раз в месяц.

• C (10%) — можно проверять реже.

✅Сравнение с планом и прошлым периодом. Если закупка сырья выросла на 15%, а выручка — только на 5%, ищите причины.

✅Нормирование затрат. Например, если расход бензина на логистику превышает 8% от выручки — это сигнал к оптимизации.

✅Факторный анализ расходов. Применяйте его не в качестве «отписки» экономиста, а как инструмент для реальных решений. Хотите пошаговый алгоритм? Ловите в одной из следующих статей на моем канале или в журнале ПЭО №12, где я уже много лет делюсь практикой! Вот примеры выводов по результатам факторного анализа, который информативен для продаж. «Рост продаж 400 358 руб. За счет снижения объемов продаж "Платья Лилия" на 261 единицу снижение выручки составило 308 003,32 руб., что было перекрыто ростом выручки по другим моделям на 732 581,50 руб. Всего за счет увеличения объема продаж на 397 единиц продукции, рост выручки в отчетном периоде по сравнению с предшествующим составил 424 578,17 руб.

За счет снижения в отчетном периоде, по сравнению с предшествующим, цены по моделям "Платье с Воланами" и "Платье Фуксия" на 167,30 и 157,55 руб. за единицу соответственно, потери выручки составили 149 395,18 и 120 843,98 руб. Рост выручки за счет роста цены по другим моделям убытки не перекрыл и в целом снижение выручки за счет снижения цены составило 24 220,17 руб. Это показатель с лихвой перекрывается ростом за счет увеличения объемов в сумме 424 578,17 руб.» - Рис.5.

Рис.5 Таблица с факторным анализом из моей статьи в журнале ПЭО №12

Важно: полная версия факторного анализа с готовыми шаблонами Excel выйдет в журнале «ПЭО» №12 за 2025 год (издательство ООО «Профессиональное издательство»), автором в котором я являюсь уже много лет, — без рекламы и «воды», только прикладные кейсы.

5 тревожных сигналов в годовом отчете:

1. Увеличились закупочные цены → Пересмотрите договоры с поставщиками.
2. Рост ФОТ при неизменной выручке → Проверьте KPI сотрудников.
3. Простои оборудования → Считайте потери от неиспользованных мощностей.
4. Штрафы и пени → Автоматизируйте контроль сроков оплаты.
5. Курсовые разницы → Хеджируйте валютные риски.

✔Переговоры с поставщиками. Компания может сэкономить на закупках заказов с оптовой скидкой.

✔Аутсорсинг второстепенных процессов. Например, передача клининга на аутсорс сократит расходы на фонд оплаты труда.

✔Энергосберегающие технологии – даст экономию замена освещения на LED, замена радиаторов отопления на современные.

✔Простои оборудования. Используйте комплексный подход к проблеме. Главный миф: убирать из ассортимента низкомаржинальную продукцию = экономия. На деле это может увеличить себестоимость остальных позиций! Вот почему:

🔹 Общепроизводственные расходы никуда не денутся – если убрать "убыточный" товар, их нагрузка ляжет на другие изделия.

🔹 Оборудование не должно простаивать – даже простые заказы поддерживают загрузку цехов.

🔹 Спрос важнее цифр в Excel – если продукт хорошо продается и не залеживается на складе, он косвенно помогает бизнесу.

✔Прежде чем исключать продукт из плана производства на 2026 год, который вы считаете убыточным в 2025, посчитайте как изменится загрузка оборудования и какая доля общепроизводственных расходов перераспределится на другую продукцию.

🤷‍♀️3. Чтобы улучшить итоги года, уже сейчас работайте с дебиторской задолженностью

Дебиторка — это замороженные деньги вашего бизнеса. Вот как вернуть их в оборот:

✔Ранжирование должников по приоритетности. Разделите контрагентов на группы:

• VIP (крупные суммы) — личные встречи, реструктуризация;
• Средние — жесткий график платежей;
• Мелкие — автоматические напоминания.

✔Грамотные условия отсрочки

• Вводите предоплату для новых клиентов;
• Давайте скидки за раннюю оплату (например, 2% за платеж в течение 5 дней).

✔Мотивация менеджеров. Внедрите KPI по возврату дебиторки в систему премирования.

✔Автоматизация контроля дебиторки: используйте бухгалтерские системы учета с автоматическим формированием актов сверок и рассылкой контрагентам на электронную почту. Выбор зависит от масштабов бизнеса: для малых компаний подойдет СБИС, для крупных — 1С:ERP.

Что делать, если клиенты не платят: экстренные меры и долгосрочные решения

✅Экстренные меры:

1. Прекращение отгрузок должнику.
2. Письменные претензии с фиксацией отправки.
3. Передача дела коллекторам или в суд.

✅Долгосрочная профилактика:

• Проверка контрагентов через СПАРК, Контур.Фокус, Предоставление сведений из ЕГРЮЛ/ЕГРИП от ФНС в электронном виде и иные сервисы. Проверку проводите не только на этапе заключения контракта, но на регулярной основе, например за 20 дней до конца квартала, а тем более при подготовке годового отчета.

• Включение в договоры пени 0,1% за каждый день просрочки.

• Страхование дебиторской задолженности.

‼Кредиторская задолженность - не забудьте и о ней. Исключите «зависшие» авансы. Непроведенные авансы от контрагентов искажают кредиторку. Пример: В ООО "Альфа" 1,7 млн руб. "висели" как аванс, хотя товар был поставлен. Решение: внедрить ежемесячный акт сверки авансов и настроить автонапоминания в CRM.

🤷‍♀️4. Какие отчеты нужны собственнику: топ-5 самых важных документов

1. Управленческий баланс — финансовое состояние на дату.
2. Отчет о движении денежных средств (ОДДС) — реальные потоки.
3. Отчет о прибылях и убытках — эффективность бизнеса.
4. Анализ себестоимости — маржинальность продуктов.
5. Отчет по дебиторке — риски и качество активов.

Создайте "дашборд собственника" в Power BI с ключевыми метриками на одном экране.

💯Чтобы сделать отчеты наглядными для руководства используйте инфографику вместо таблиц:

• Диаграммы Ганта для проектов - инструмент для планирования и управления проектами, который показывает задачи, их длительность и последовательность во времени.
• Тепловые карты для анализа продаж. Это графическое представление данных, где значения отображаются с помощью цветовой шкалы. Например, это тепловые карты внимания, карты скроллинга (прокрутки), карты кликов, карты рассылок.

‼Чтобы презентовать итоги руководству используйте убедительные аргументы и цифры:

1. Начинайте с главных достижений.

2. Проблемы подавайте вместе с готовыми решениями.

3. Используйте сравнения: с планом, прошлым периодом и конкурентами.

Подготовьте два варианта отчета — подробный для устной «защиты» и на одной странице для «первых лиц».

🤷‍♂️5.Почему регулярный контроль экономит бюджет и прибыль компании?

✔Автоматические алерт-системы сигнализируют о критичных отклонениях.
✔Сравнение с отраслевыми benchmarks помогает находить точки роста. Отраслевой бенчмаркинг — это метод сравнения и анализа процессов в своём бизнесе с передовыми практиками компаний из одной отрасли или сегмента. ✔Ежемесячные планерки по итогам отчетности выявляют проблемы до их накопления. Вы когда-нибудь видели, как бухгалтер в декабре превращается в фурию? Чаще всего — потому что проблемы копятся месяцами.

Вот как 30 минут в месяц экономят нервы всем:

✅Для бухгалтерии:

• Выявляем "потерянные" первичные документы сразу, а не перед сдачей отчета.
• Ловим ошибки в проводках до того, как они превратятся в снежный ком.

✅Для закупок:

• Сверяем остатки — нет ли переплат за "мертвый" складской запас.
• Фиксируем цены поставщиков — если кто-то резко поднял стоимость, это видно сразу.

✅Для продаж:

• Видим "провальные" товары до падения выручки.
• Анализируем дебиторку — какие клиенты задерживают оплату систематически.

💯Решение: Чтобы сократить внезапные расходы, введите ежемесячные 15-минутные созвоны бухгалтерии, закупок и продаж. Фишка: ведите "живой" гугл-док с тремя колонками:

• Проблема (например: "Нет актов от клиента Х")
• Ответственный
• Срок решения

‼5 обязательных действий за месяц до закрытия:

✔1. Провести тестовое закрытие года (пробный баланс).

✔2. Заблокировать изменение справочников в учетных системах чтобы не "поехала" аналитика.

✔3. Назначить ответственного за каждый раздел отчета - финансы, налоги, кадры, продажи.

✔4. Создать чат экстренной связи с IT-поддержкой.

✔5. Внедрить мотивационную систему для сотрудников.

✔6. Внедрить чек-листы и регламенты.

Скачайте готовый чек-лист по закрытию года → Гайд (никакой воды – только конкретные шаги).

P.S. Уже начали подготовку? Поделитесь в комментариях, с чего начнёте – самые активные получат персональный разбор их кейса!

#финдиректор #бухгалтерия #годовойотчет #закрытиегода2025 #чеклист