Как избежать проблем с закрытием отчетного периода в бухгалтерии, ПЭО, финансовом департаменте?

Как избежать проблем с закрытием отчетного периода в бухгалтерии, ПЭО, финансовом департаменте?

Бизнес как единый механизм, и каждый элемент этого механизма должен функционировать чётко и своевременно. Один из ключевых элементов успешного функционирования бизнеса – это своевременная сдача первичной документации. От этого зависит спокойное закрытие месяц, сдача отчетности в контролирующие органы, качество планирования, контроль над производством и ранняя диагностика финансовых проблем.

Однако нередко возникают ситуации, когда производственные цеха и участки задерживают предоставление необходимых документов. Это создает риск нарушения сроков закрытия отчётного периода и сдачи отчётов собственникам, руководству, контролирующим органам. Чтобы предотвратить проблемы с закрытие отчетного периода, мы подготовили подробную инструкцию-памятку по порядку предоставления производственной отчетности. Ссылка для скачивания в конце статьи.

Какие документы необходимо сдавать чтобы закрыть отчетный период - месяц, квартал, год?

Рассмотрим специфику производственной компании. Вот основные документы, за которыми нужно следить:

1. Отчет производства за смену. Содержит данные о выполнении плана, расходе сырья, энергозатратах и трудозатратах. Помогает вести учет и анализировать эффективность работы за смену.
2. Сменные задания. Четко определяют нормы выработки, плановые и фактические объемы работ (Рис.1). Позволяют оценить производительность сотрудников и выполнение плана производства.
3. Маршрутные листы. Фиксируют последовательность операций, перемещение деталей и материалов между участками. Необходимы для учета трудозатрат и контроля логистики производства.
4. Дефектные ведомости. В них заносят неисправности оборудования и способы их устранения. Помогают вовремя предотвратить простои.
5. Накладные на внутреннее перемещение. Отслеживают движение материалов, комплектующих и готовой продукции внутри завода. Важны для учета и предотвращения потерь.
6. Упаковочная ведомость (актуально для пищевой промышленности и серийного производства). Фиксирует дату выпуска, номер партии, данные бригады. Особенно важна, если продукция имеет срок годности или требует технологического отстоя.

Рис.1 Сменное задание

Эти первичные учетные документы необходимы для бухгалтерского учета, оперативного контроля и анализа текущего состояния производства, а также для правильного расчета себестоимости продукции.

Что делать сотрудникам производств и бухгалтерии (ПЭО)?

Для предотвращения нарушений сроков подачи документов и исключения стрессов при закрытии квартала рекомендуется соблюдать следующий порядок действий:

Производственным работникам:

1. Регулярно вести учёт выполненных работ и израсходованных материалов.
2. Своевременно заполнять и передавать документы ответственному лицу подразделения.
3. Контролировать сроки передачи документов и уведомлять руководство участка о возможных задержках.

Учетным работникам:

1. Организовать систематический приём и обработку поступающих документов.
2. Проверять правильность заполнения документов и наличие всех необходимых реквизитов.
3. Немедленно сообщать руководителям подразделений о выявленных ошибках или недостаче документов.

Чтобы закрывать квартал без стресса, применяйте "Памятки". Пример на Рис.2.

Рис.2 - Памятка по сдаче Отчетов чтобы избежать проблем с закрытием отчетного периода в бухгалтерии, ПЭО, финансовом департаменте

Чем грозит несвоевременная сдача первичных учетных документов?

Несоблюдение сроков сдачи документов приводит к следующим последствиям:

• Нарушение сроков отчетности в бухгалтерском, управленческом и налоговом учете.
• Ошибки в расчетах себестоимости и прибыли.
• Проблемы с контролем качества и ресурсоемкости производства.
• Возникают трудности с принятием управленческих решений.

Таким образом, важность соблюдения установленных сроков очевидна. Каждое подразделение должно приложить максимум усилий для своевременной сдачи необходимой документации.

Заключение: «Памятка по закрытию квартала без стресса» – лайфхак от экспертов ПЭО

Своевременная сдача документов позволяет закрыть любой отчетный период без стресса, обеспечить бесперебойную и эффективную работу бизнеса. Памятка станет полезным инструментом для сотрудников вашего предприятия и поможет исключить трудности с закрытием квартала и подготовкой отчетности.

Ваш бонус: «Памятка по закрытию квартала без стресса» – лайфхак от экспертов ПЭО. [Скачать бесплатно Памятку.]

Какие документы в вашей компании требуют особого внимания? Делитесь в комментариях!