Создание коммерческого предложения: инструкция по генерации в Google Docs и отправке из CRM
В отделе продаж обычно всё происходит очень просто: менеджер смотрит на вялое утро понедельника, на чашку кофе, на пустой экран, где нужно быстро собрать КП, и обещает клиенту: отправлю через 15 минут. Через час верстки в Word, чуток колдуем с логотипом, потом PDF, потом в CRM прилепить комментарий, потом поискать письмо, потом забыть приложить файл, потом переслать ещё раз, уже с файлом. Клиент к этому моменту остыл, а кофе вообще остыл первым. Знакомо? Мне когда-то это тоже надоело, поэтому я перестал геройствовать и сделал нормальную автоматику: создание коммерческого предложения в Google Docs прямо из CRM и мгновенная отправка. Никакой магии, просто внятный сценарий на Make.com и минимум ручной боли.
Дальше расскажу, как я это ставлю компаниям в России: amoCRM или Битрикс24, Google Docs, аккуратный шаблон, кнопка в сделке и готовое предложение у клиента в почте. Можно добавлять ИИ для создания коммерческого предложения, и он не будет «писать за вас роман», а лишь быстро подправит формулировки и тональность под сегмент. Если совсем по честному, то иногда менеджерам даже скучно становится, ведь ручной работой уже не прикрыть отсутствие звонков. Ну и правильно.
Почему именно Google Docs и чем хорош такой подход
Google Docs устраняет классические боли. Это бесплатное создание коммерческого предложения для старта, версионность встроена, совместная правка, не скачивая файлы туда-сюда, и главное – шаблоны. Вы один раз готовите документ с динамическими полями типа {{client_name}} и {{total}}, вставляете таблицу с товарами, проставляете сноски, НДС, подпись, и дальше скрипт в Make.com подставляет данные из CRM. В итоге у вас получается сервис по созданию коммерческих предложений, только не громоздкая «программа для создания коммерческого предложения», а гибкий сценарий, который живет в облаке и работает стабильно. И да, создание коммерческого предложения онлайн, без скачиваний и правок на локальном компьютере – это ещё и дисциплина: все КП в одном месте, их можно искать, отслеживать, ролбэчить и не бояться выключенного монитора у менеджера.
Если хочется «приложение для создания коммерческого предложения», то по факту у вас получится мини-приложение внутри CRM. Кнопка в карточке сделки, сценарий в Make.com, Google Docs как движок макета, Email или WhatsApp для отправки – в этом и есть рабочий сервис создания коммерческих предложений онлайн. Он не закрывает вас на узкий софт, а наоборот, клеится к вашим уже привычным инструментам.
Что понадобится и как это всё дружит между собой
Берём CRM, с которой вы живете каждый день. amoCRM, Битрикс24, RetailCRM – важен доступ к API и нормальные поля. Подключаем Google Workspace или просто аккаунт Google – нужен Drive и Docs. Регистрируемся в Make.com – это платформа автоматизаций, где вы визуально собираете цепочку: триггер из CRM – сбор данных – подстановка в шаблон – выгрузка PDF – отправка клиенту – сохранение ссылки в карточку сделки. На старте даже бесплатного плана хватит, чтобы понять механику, а дальше можно расширять сценарии, добавлять ветки, логгирование и уведомления в Telegram менеджеру, чтобы он знал, что КП ушло, и не звонил всем подряд, уточняя.
Отдельно скажу про файлы. Я обычно настраиваю так: документ формируется в Google Docs по шаблону, тут же конвертируется в PDF с аккуратным именем типа КП_{{client_name}}_{{deal_id}}.pdf, кладется в конкретную папку на Google Drive и делится по ссылке с ограничением по домену или без – в зависимости от вашей политики. Для России удобно добавлять в заголовок валюту и дату, чтобы бухгалтерия не терялась в архивах. Система не красива ради красоты, она понятная бухгалтеру и спокойна юристу, и это важнее.
Готовим шаблон КП в Google Docs, чтобы его было приятно заполнять
Самая частая ошибка – делать красивое, но неживучее КП. Шаблон должен переживать сезонные правки. Вставьте логотип в шапку, сделайте блок с реквизитами, заманите туда переменные: {{company_name}}, {{inn}}, {{kpp}}, {{manager_name}}, {{phone}}, {{email}}. Таблица с позициями должна уметь растягиваться. В Make.com можно собрать массив товаров из CRM и сгенерировать табличные строки через повторяющийся блок. Внизу – итоги: сумма без НДС, НДС, итог, валюта, срок действия предложения. Если у вас разные варианты для B2B и B2C, сделайте два шаблона в той же папке, а сценарий на маршрутизаторе будет выбирать нужный по условию. Мелкая фишка: поставьте нормальную типографику, русские кавычки, разбивку на страницы, и PDF будет выглядеть как будто вы минут 40 над ним сидели, хотя его собрали за 20 секунд.
Создание коммерческого предложения в Google Docs можно дополнять блоками с кейсами и отзывами. Тут аккуратнее – лучше хранить их в таблице в Google Sheets, а сценарий будет подставлять 2-3 релевантных по отрасли. Это уже сервис создания продающих коммерческих предложений, где не только цифры, но и контекст для клиента. И никаких гигантских портянок текста, которые никто не читает, оставьте себе два абзаца фактов и одну аккуратную цитату. Я иногда добавляю мини-чекбокс в CRM «добавить кейсы», чтобы не закидывать каждого.
Собираем сценарий в Make.com – от клика в CRM до письма в почте клиента
Базовая логика простая. В CRM создается или переводится в нужную стадию сделка, к примеру, «КП отправлено». Срабатывает вебхук, Make.com ловит его, подтягивает карточку сделки, контакт и компанию, собирает продукты и расчитывает суммы. Затем модуль Google Docs делает документ из шаблона, на лету меняет все {{переменные}}, сохраняет его в Drive, конвертирует в PDF, а дальше вы решаете, как отправлять. Можно уйти через Gmail со своего домена, можно через SMTP, можно положить в комментарий в amoCRM ссылку на PDF, а в Bitrix24 – записать событие в таймлайн. Не забудьте добавить уведомление менеджеру в Telegram и статусный комментарий в сделку, чтобы не было ощущения «куда всё пропало». Я ещё мастерю короткий лог: id документа, время, кому отправлено, открыли ли письмо – это спасает в спорах «я же отправлял».
Если у вас несколько сегментов клиентов, добавьте маршруты. Для оптовиков одна таблица с ценами и скидкой, для розницы другая. Для премиальных клиентов – отдельная шапка с печатью и личной подписью директора в виде картинки. Make.com умеет фильтровать ветки и в зависимости от суммы сделки или тега в карточке выбирать нужный шаблон. По времени это не выглядит сложнее, чем объяснить новому менеджеру «ну тут редактируй от руки», а пользы в разы больше. И да, тестируйте сценарием на копиях сделок, пока не будет ноль ошибок в замене полей, иначе смешно получится, когда в КП уйдут чужие реквизиты.
Как подключить ИИ, чтобы КП звучало по делу, а не поэзией
Тут много маркетингового шума, но есть практичная середина. Нейросеть для создания коммерческого предложения не означает «кнопка – сгенерируй всё». Её задача – быстро адаптировать сопроводительный абзац под отрасль, язык и стиль клиента, подобрать 2-3 аргумента из вашей базы фактов и не перегнуть. В Make.com есть модули для работы с ИИ, к которым можно подключить подсказки: формулируем короткое ТЗ и получаем лаконичную подводку. ИИ для создания коммерческого предложения не заменяет цены и таблицы, но помогает убрать «масло масляное» и банальности. Плюс он уместен для создания альтернативных версий письма с разными темами и предзаголовками – это удобно для A/B тестов на открываемость.
Если хочется совсем быстро и бюджетно, можно организовать бесплатное создание коммерческого предложения при помощи Google Docs и базового сценария без ИИ. А когда поймете, что в сутках снова не хватает часа, подключите интеллектуальную часть и не переусердствуйте. Проверяйте факты, помните про юридические формулировки, срок действия оферты, и не доверяйте алгоритмам расставлять НДС – это бухгалтерии не понравится, да и вам потом тоже.
Доставка из CRM: письмо, мессенджер, файловое хранилище
Отправлять КП можно по разному. Классический путь – email с PDF вложением и коротким письмом. Удобнее всего отправлять от рабочего домена, чтобы не попасть в спам, а копию цеплять в карточку сделки. Если в вашей компании принято общаться в мессенджерах, то добавьте отправку ссылки на PDF в WhatsApp через интеграцию, а в Telegram поместите ссылку в чат с клиентом, если это уместно. Полезно логировать статус: письмо доставлено, открыто, клик по ссылке. Простейший пиксель отслеживания и UTM в ссылке дают вам понимание, кто открыл и что произошло дальше. Это уже не просто программа для создания коммерческого предложения, а нормальный сервис, где видно, что клиент читал, и можно вовремя позвонить, а не через неделю.
Для Bitrix24 удобно добавлять задачу менеджеру перезвонить через 24 часа, если клиент письмо не открыл. В amoCRM можно менять этап воронки по событию, если пришло открытие письма. Маленькая деталь, но менеджеры перестают забывать и начинают уважать свою же автоматизацию. Плюс все согласования с руководителем можно делать без переписок в мессенджерах – сценарий создает черновик КП, ставит задачу «Проверить», и только после отметки запускает отправку. Никакой романтики, но порядок появляется.
Кейс с цифрами: 15 минут против 2 минут, и тише стало в чате
Один из отделов с 12 менеджерами делал около 15 КП в день на человека. В среднем 12-20 минут на одно КП, если с нуля, и 7-10 минут, если по прошлому. После шаблонов в Google Docs и сценария в Make.com отправка заняла 1-2 минуты, а ручные ошибки типа неправильного ИНН исчезли почти полностью. В месяц экономия вышла больше 120 человеко-часов, а начальник отдела перестал жить в чате «скиньте логотип», «а где шаблон», «почему у клиента чужие цены». Очень бытовой результат, не громкий, но ощутимый. Конверсия в сделку выросла не в два раза, конечно, но стабильность и скорость ответа сделали своё.
Грабли, на которые лучше не наступать
Файлы называйте латиницей, особенно если у вас интеграция с внешними сервисами. Разделители используйте точки, а не слеши, и не прячьте дату в конец. Курсы валют, если нужны, обновляйте отдельно, не полагайтесь на вчерашний кэш. Отдельно проверьте массив товаров – пустые строки и нули в количестве не должны попадать в итог. В таблице используйте фиксированные формулы, а суммы считайте в сценарии и подставляйте готовыми цифрами – Google Docs не Excel, не заставляйте его страдать. И держите под рукой токены и доступы, OAuth умирает иногда внезапно, вы же знаете, как это бывает утром в пятницу.
Если вас вдруг тянет на сложные дизайнерские выкрутасы, остановитесь, сделайте понятный макет и сохраните время. Клиенту важнее читаемость и конкретика: срок поставки, гарантия, ответственность, сумма к оплате. Всё остальное – приятная обёртка. А если очень хочется красоты, сделайте это один раз в шаблоне и не трогайте лишний раз. Сервис создания коммерческих предложений онлайн тем и хорош, что он не просит от менеджеров художественных талантов каждый день.
Где научиться и что взять готовым
Если хочется разобраться быстро и без боли, у меня есть понятные материалы и разборы. Хотите научиться автоматизации рабочих процессов с помощью сервиса make.com и нейросетей? Подпишитесь на наш Telegram-канал, там живые кейсы, шаблоны, ответы на вопросы и иногда рабочие шутки про CRM, которые почему-то всем заходят. Для системной работы есть курс с практикой и проверкой домашних – это Обучение по make.com. А если вы вообще не хотите собирать всё с нуля, возьмите готовые сценарии и доработайте под себя – тут Блюпринты по make.com. Подключили, настроили доступы, адаптировали шаблон Google Docs и поехали.
Короткая сцена из жизни, напоследок
Менеджер нажимает кнопку в карточке сделки, ждёт пару секунд, в Telegram приходит «КП отправлено», клиент открывает письмо, кликает по ссылке и минут через десять задаёт конкретный вопрос по срокам. Никто не теряется, никто не пересылает десятый раз документ с подписью. Создание коммерческого предложения стало обычной операцией, а не маленькой трагикомедией. И да, вы ещё свободны в выборе инструментов: хотите – добавляйте ИИ, хотите – держите всё строго шаблонно. Технологии уже догнали здравый смысл, осталось просто не тянуть со стартом.
FAQ
Можно ли настроить создание коммерческого предложения бесплатно, без платных тарифов?
Для старта достаточно Google аккаунта и базового плана Make.com. Вы соберёте простой сценарий: из CRM в шаблон Google Docs, конвертация в PDF и отправка по почте. Когда начнёте перегонять большие объёмы, переход на платные тарифы окупается за счёт экономии времени и стабильности.
С какими CRM это работает в России?
Чаще всего подключают amoCRM и Битрикс24. Оба решения дают вебхуки и API, так что сценарии строятся без плясок. Можно подружить и с RetailCRM, и с другими системами, главное – доступ к данным сделки, компании, контактам и товарам.
А если не Google Docs, а, например, только PDF или DOCX?
Google Docs удобен как шаблонизатор и для совместной правки. На выходе всё равно получается PDF. Если нужен именно DOCX, вы можете генерировать его отдельно, но тогда следите за совместимостью шрифтов и версий редакторов.
Как сделать, чтобы в КП подтягивались товары из сделки с динамическими строками?
В сценарии собирается массив продуктов. Дальше используйте повторяющийся блок при генерации таблицы или отдайте данные в шаблон с маркером, который разворачивается в строки. Важно убирать пустые позиции и корректно считать суммы ещё до отправки в документ.
Нужна персональная подпись и печать компании. Это реально?
Да. Подготовьте прозрачные PNG с подписью и печатью и вставьте их в шаблон Google Docs. Сценарий будет подставлять нужные изображения по условию – например, для сумм выше определённого порога или для отдельных типов клиентов.
Можно ли отправлять КП не только по email, но и в мессенджеры?
Можно, если это уместно в вашей нише. Формируете PDF, получаете ссылку с Google Drive и отправляете её через интеграцию. В CRM фиксируете событие, чтобы история переписки не терялась. Email всё равно лучше оставлять как базовый канал.
Где взять готовые шаблоны и сценарии, чтобы не собирать всё с нуля?
Возьмите готовые решения здесь: Блюпринты по make.com. Если хотите разобраться глубже и адаптировать под свои процессы, посмотрите курс Обучение по make.com и подпишитесь на наш Telegram-канал с разбором кейсов.
Подойдёт ли это как сервис создания коммерческих предложений онлайн для маленького отдела?
Да, и даже для одного менеджера. Создание коммерческого предложения перестаёт быть хаосом и занимает минуты. А когда отдел вырастет, не придётся переделывать основу – просто добавите новые ветки и условия в сценарии.