Порядок проведения медицинских осмотров: пошагово, с документами и сроками

Медосмотры (предварительные, периодические, предрейсовые / предсменные и др.) — это инструмент снижения рисков и обязательное требование закона. Чтобы пройти проверку и не получить штрафы, действуйте по простой схеме:

1) определите контингент (списки работников, подлежащих предварительным и периодическим осмотрам) в этом Вам помогут результаты СОУТ и приказ Минздрава №29н;

2) составьте поимённые списки;

3) договоритесь с медицинской организацией;

4) утвердите календарный план и ознакомьте работников — с соблюдением жёстких сроков.

Поимённые списки необходимо разработать и направить в медицинскую организацию — не позднее чем за 2 месяца до начала проведения медицинских осмотров;

Медицинская организация должна выдать календарный план в течение 10 рабочих дней после получения списка, но не позднее чем за 14 рабочих дней до начала проведения медицинского осмотра;

Работники должны быть ознакомлены с планом не позднее 10 рабочих дней до даты проведения медицинского осмотра.

Почему это важно (коротко)

• Основная цель медосмотра – это выявление заболеваний на ранних стадиях, оценка соответствия состояния здоровья работника условиям труда, профилактика профессиональных и общих заболеваний, а также предупреждение несчастных случаев.
• Невыполнение порядка — административные санкции до крупных штрафов по ст. 5.27.1 КоАП РФ.

Шаг 0 — подготовка (перед тем как собирать списки)

1. Назначьте ответственных лиц приказом — кто ведёт медосмотры (специалист по ОТ, кадровик или иное лицо назначенное работодателем).
2. Проверьте штат и штатное расписание — на наличие новых должностей, которых не было в предыдущем году.

Шаг 1 — кого и по каким основаниям направлять (контингент)

• Контингент формируется на базе Приказа Минздрава №29н:
• Проверьте последние результаты СОУТ: какие ВОПФ (вредные/опасные факторы) у рабочих местж
• Проанализируйте какие работы выполняют сотрудники, не относятся ли они к видам работ, при которых обязательно проведение медицинских осмотров.
• Если рабочее место новое и СОУТ ещё не проведена — исходите из анализа трудовой функции и потенциальных факторов (лучше включить в список с запасом).
• Совместители, вахтовики, стажёры, практиканты — включайте при наличии оснований (ст. 60.1, 214–215 ТК РФ).

Шаг 2 — формат документов (что оформить и кем)

Обязательные документы (минимум):

1. Приказ (распоряжение) работодателя о проведении медосмотров: сроки, ответственные, ссылка на договор с медицинской организацией. (подписывает руководитель).
2. Списки работников, подлежащих предварительным и периодическим осмотрам утверждается работодателем или уполномоченным.
3. Поимённые списки работников (утверждает работодатель или уполномоченный) — направляются в медицинскую организацию не позднее чем за 2 месяца до согласованной даты начала периодических осмотров.
4. Направление на медосмотр для каждого работника — выдавать под подпись обязательно! Обязателен и учёт выданных направлений (журнал или электронный учёт). (п.9 и п.25 Приказ Минздрава №29н).
5. Договор с медицинской организацией — в нём пропишите сроки передачи поименных списков, формат передачи электронных заключений, ответственность и формат календарного плана.
6. Приказ по результатам медосмотра (если есть ограничения / направления на дополнительное обследование / санаторно-курортное направление, при необходимости отстранение от работы).

Шаг 3 — взаимодействие с медицинской организацией: практическая очерёдность

1. Выбор организации: 1) обязательна лицензия на медосмотры. 2) территориальная расположенность и режим работы 3) возможность ЭЦП / электронных заключений.
2. Направление поимённых списков — не позднее чем за 2 месяца до стартовой даты. (п.24 Порядка №29н).
3. Медорганизация в течение 10 рабочих дней с момента получения списка составляет календарный план, но он должен быть готов и согласован не позднее чем за 14 рабочих дней до старта. (п.26 Порядка №29н).
4. Ознакомление работников: работодатель обязан ознакомить работников с календарным планом не позднее 10 рабочих дней до начала. (п.27 Приказа Минздрава №29н).
5. Проведение осмотра по согласованному плану; медицинская организация выдаёт заключения и передаёт отчётные акты (в том числе в Роспотребнадзор / СФР при необходимости).
6. Хранение итогового заключительного акта и заключений в течение 50 лет.

Что делает медицинская организация

• Принимает поимённый список; составляет календарный план (в течение 10 рабочих дней).
• Проводит обследования, при необходимости направляет на дополнительные обследования, оформляет заключение (выдаёт экземпляры: работнику, работодателю).
• Подаёт отчётные акты в СФР / Роспотребнадзор по необходимости.

Частые ошибки и как их избежать

1. Поздняя передача списков → срыв графика + штрафы, необходимость отстранения работников. Решение: ставьте дедлайн «2 месяца до» в календаре.
2. Нет направления каждому работнику и отсутствие ознакомления работника с графиком → в таком случае будет невозможно доказать вину работника, что он не прошел медосмотр. Решение: журнал выдачи направлений (или электронный учёт) + ознакомление с графиком под подпись.
3. Договор с медицинской организацией без указания сроков / форм передачи данных → проблемы с прохождением медосмотра, отчётностью. Решение: пропишите в договоре все важные условия, чтобы была возможность четкой ссылки на пункт договора.
4. Неправильно составленный список лиц подлежащих предварительному и периодическому медосмотру → средства потрачены в пустую, обязательные требования не выполнены. Решение: более внимательно относится к процессу составления списков, с обязательным анализом изменившихся условий труда и введения новых должностей, а также всех переводов.

Ответы на вопросы

1. Кто обязан направлять списки в Роспотребнадзор?
   
   — Медицинская организация направляет итоговый заключительный акт; работодатель — поимённые списки в Роспотребнадзор только для ряда отраслей (пищевая, общественное питание / торговля, водопровод, медицинские организации, детские учреждения и др.).
2. Могу ли работник пройти осмотр сам за свой счёт?
   
   — Нет. Работодатель обязан организовать и оплатить медосмотры.
3. Что делать если у работника выявлены противопоказания? — Медицинская организация должна направить работника в медицинскую организацию для проведения экспертизы профессиональной пригодности. ( п.35 Приказа №29н).
4. Что если работник не прошёл/не явился?
   
   — Делаете приказ о повторной явке; при отказе — возможны дисциплинарные меры/отстранение. (см. ст. 76 ТК).
5. Какие штрафы за нарушения порядка?
   
   — Нарушения порядка и допуск к работе без медосмотра — санкции по ст. 5.27.1 КоАП: для юрлиц — сотни тысяч руб., для должностных лиц — десятки тысяч.

Заключение — 6 практических правил

1. Начинайте планирование за 4 месяца до желаемой даты — это поможет подготовить все необходимые документы, до их крайнего срока.
2. Синхронизируйте СОУТ, должностные обязанности и списки работников направляемые на предварительные и периодические медосмотры.
3. Договор с клиникой. Пропишите в нем все сроки, форматы передачи информации, контактных лиц и ответственность.
4. Ведите журнал учета выдачи направлений, обязательно получайте подпись работника, о том, что он получил направление.
5. Если получите «неудовлетворительный» результат — не откладывайте: оформите приказы, направьте на дополнительное обследование или временно отстраните по медицинским показаниям.
6. Помните про ответственность: нарушение порядка — штрафы по ст. 5.27.1 КоАП РФ.

🔗Пример документов по организации медицинских осмотров можно найти в телеграмм канале - https://t.me/ot_i_prb

В следующей статье мы разберем психиатрические освидетельствования, подписывайтесь и не пропускайте!