Централизованный электронный архив «Росатома» признали лучшим среди корпоративных архивов

Первый среди лучших

Централизованный электронный архив Госкорпорации «Росатом» разделил награду с крупными игроками рынка — архивами Сбербанка и ВТБ, которые также имеют развитую цифровую инфраструктуру. Организаторами конкурса «Лучший корпоративный архив» являются Ассоциация специалистов в сфере управления документами (АСУД) и Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Среди критериев оценки для проектов конкурентов-участников можно отметить сроки их реализации, производительность и надежность системы, экономическую эффективность, скорость поиска документов.

Хранилище «Росатома» – по-настоящему уникальная для России по своим масштабам импортонезависимая система. Электронные документы на правах подлинников содержатся в ней в течение всего срока хранения, прописанного законодательством, включая длительный (более 10 лет) и постоянный.

Фундамент российской разработки

Централизованный электронный архив «Росатома» базируется на импортонезависимой отраслевой ECM-платформе Атом.Контент. Масштабный проект заказала сама госкорпорация, а претворили его в жизнь и нашли цифровое решение АО «Гринатом» и отраслевые партнеры при методологической поддержке ЧУ «Центратомархив».

Как правило, пользуются архивом сотрудники, которые отвечают за обеспечение оперативного и архивного хранения документов, а также за обеспечение экспертизы ценности документов на уровне отдельной организации отрасли или своего подразделения.

Юлия Великая - Директор ЧУ «Центратомархив»«Новая система позволила перевести взаимодействие с архивами организаций и ведомственными архивами в цифровой формат. С помощью ЕОС ЦЭА автоматизировано распределение документов из отраслевых систем в номенклатурные дела, проведение экспертными комиссиями согласования проектов описей дел и актов о выделении документов к уничтожению. Реализованы механизмы ведения централизованного учета архивных документов всех видов и типов, формирования архивной отчетности в электронном виде. Значительно расширены возможности использования архивных документов. Благодаря внедрению ЕОС ЦЭА архивная функция атомной отрасли перешла на принципиально новый уровень».

Не случайно электронный архив «Росатома» отметили в числе лучших: по мнению экспертов, в его пользу говорит импортонезависимость системы, применение современных решений в области хранения электронных документов, высокий уровень информационной безопасности, а также его доступность для пользователей.

Гарантирует безопасность и долгое хранение

Выстроенная система хранения документов отвечает всем требованиям Росархива и ГОСТам, а также обеспечивает их сохранность и подтверждение аутентичности, достоверности, целостности и пригодности для использования. Создание российскими разработчиками современного цифрового решения в области архивного дела способствует повышению уровня контроля и надёжности хранения документов в стране. Оно может быть масштабировано государственными корпорациями и крупными образовательными учреждениями – всеми, где люди сталкиваются с задачей длительного хранения документов и обеспечения их безопасности.

Централизованный электронный архив – убедительный пример формирования комплексной импортонезависимой архитектуры корпоративного архива российскими специалистами. Он доказывает, что они могут строить крупные архивные системы, не опираясь на цифровые решения зарубежных компаний.

Расширение географии и рост числа пользователей

Как отметила начальник Управления документационного обеспечения Госкорпорации «Росатом» Марина Ермакова, признание экспертным сообществом ЦЭА одним из лучших корпоративных архивов страны — высокая оценка работы большой отраслевой команды. Она создала не просто систему хранения, а решение, обеспечивающее юридическую значимость электронных документов на протяжении всего срока их хранения, и гарантировала устойчивость и прозрачность процессов на уровне всей отрасли.

В ближайшие годы авторы проекта централизованного электронного архива могут его усовершенствовать: добавить поддержку новых типов документов, мультимедийных файлов, интегрировать архив с системами электронного документооборота и управления корпоративным контентом. У этого цифрового решения есть все перспективы для дальнейшего масштабирования в других госкорпорациях, отраслевых союзах, а география его использования может значительно расшириться. В интересах пользователей планируется развивать удобные поисковые интерфейсы, аналитику данных, автоматизированное формирование отчётности и другие сервисы.