Справочник "Проекты" в 1С:ERP

Справочник "Проекты"

Предлагаю вашему вниманию развернутое пояснение к справочнику «Проекты» в 1С:ERP, который является центральным хабом для управления целевой, ограниченной во времени деятельностью предприятия. Этот механизм позволяет консолидировать все ресурсы, задачи, затраты и доходы, связанные с достижением конкретной уникальной цели, обеспечивая сквозную прозрачность, контроль исполнения и точный расчет финансового результата по каждому направлению инициативы.

1. Общее назначение и концепция

Справочник «Проекты» реализует принцип «Сквозного управления целевыми инициативами». Он предназначен для создания единого информационного пространства вокруг любого начинания, имеющего четкие цели, сроки и бюджет – от строительства объекта и разработки нового продукта до выполнения контракта для конкретного заказчика и проведения маркетинговой кампании.

• Принцип "Цифрового двойника проекта": Ключевая концепция справочника — создание комплексного профиля, который становится единой точкой входа для всех участников и данных, связанных с проектом. Этот профиль связывает воедино календарный план, финансовый план, фактические трудозатраты, материальные расходы и итоговые результаты.
• Цель: Обеспечение выполнения проектов в срок, в рамках утвержденного бюджета и с заданным качеством; точный расчет прибыльности каждого проекта; повышение управляемости за счет централизации информации; формирование отчетности для стейкхолдеров и эффективное планирование загрузки ресурсов.

2. Механизм работы и техническая реализация

Справочник является иерархическим, что позволяет управлять как отдельными проектами, так и программами, состоящими из группы проектов.

• Базовые атрибуты проекта:
  Наименование (например, "Строительство БЦ 'Нева'", "Разработка продукта 'X-v2'", "Маркетинговая кампания 'Осень-2024'").
  Код — уникальный идентификатор.
  Менеджер проекта — ответственное лицо.
  Статус (Подготовка, В работе, Приостановлен, Завершен).
  Даты: Плановая и фактическая даты начала и окончания.
• Блок финансового планирования и контроля:
  Бюджет проекта: Общая плановая сумма по проекту. Может детализироваться по статьям доходов и расходов.
  Фактические затраты и доходы: Автоматически собираются системой на основании документов, помеченных данным проектом.
  План-фактный анализ: Встроенные отчеты для контроля отклонений.
• Блок структурного планирования (ИСР):
  Возможность построения Иерархической структуры работ (ИСР) — декомпозиции проекта на фазы, этапы и конкретные задачи.
• Блок ресурсного планирования:
  Привязка трудовых ресурсов (сотрудников) и материальных ресурсов к задачам проекта.

3. Включение каких Параметров 1С ERP определяют его доступность

Функциональность справочника проектов активируется и расширяется с включением модуля проектного управления.

• Управление проектами: Ключевой параметр. Активирует сам справочник, инструменты планирования задач и основные отчеты.
• Проектный учет затрат и доходов: Включает обязательное использование аналитики "Проект" в документах для сбора фактических данных о затратах и выручке.
• Бюджетирование: Позволяет строить отдельные бюджеты (БДР и БДДС) для каждого проекта и контролировать их исполнение.
• Временной учет (таймшитинг): Активирует механизм учета рабочего времени сотрудников в разрезе задач проекта.

4. Ключевое применение: Использование в документах и регистрах 1С ERP

Проект является сквозной аналитикой, которая пронизывает большинство учетных модулей системы.

• Учет затрат:
  «Внутреннее потребление» — при списании материалов на выполнение проекта указывается его наименование.
  «Поступление товаров и услуг» — при оприходовании услуг, оказанных для проекта (услуги подрядчиков).
  «Производство без заказа» — если выпуск продукции является частью проекта.
• Учет рабочего времени:
  «Табель учета рабочего времени» или специализированный документ «Учет рабочего времени по проектам» позволяет сотрудникам указывать, сколько времени они затратили на задачи в рамках того или иного проекта. Это основа для расчета заработной платы и точного отнесения трудозатрат на себестоимость проекта.
• Учет доходов:
  «Реализация товаров и услуг» — выручка, полученная по проекту, также фиксируется с данной аналитикой.
• Отчетность и анализ:
  «Отчет по проекту» — сводный отчет, показывающий ключевые метрики: плановый и фактический бюджет, сроки, трудозатраты, прибыль.
  «План-фактный анализ по проектам» — детализированный анализ отклонений по статьям доходов и расходов.
  «Диаграмма Ганта» — визуализация календарного плана проекта и его фактического выполнения.

5. Гибкость и управление доступом: Типовые профили групп доступа

Управление проектами требует кросс-функционального взаимодействия и четкого разграничения прав.

• «Администратор системы»: Настраивает справочник, его иерархию и права доступа.
• «Руководитель проектного офиса» / «Менеджер проекта»: Ключевые пользователи. Имеют права на создание и редактирование проектов, назначение бюджета, планирование задач и ресурсов. Видят всю информацию по своим проектам.
• «Исполнитель» / «Сотрудник»: Имеет права на просмотр задач, назначенных ему, и ввод данных о фактически затраченном времени (через таймшитинг). Не может изменять параметры проекта.
• «Бухгалтер» / «Финансовый контролер»: Имеет права на просмотр финансовых данных по всем проектам, проведение документов с аналитикой проекта. Отвечает за корректность учета затрат и доходов.
• «Функциональный руководитель» (начальник отдела): Имеет права на просмотр проектов, в которых задействованы его сотрудники, для контроля их загрузки.

Итог простыми словами

Без справочника "Проекты": Затраты на строительство нового цеха, зарплата инженеров, закупка материалов и поступление аванса от заказчика учитываются общей массой. Невозможно понять, прибылен ли этот конкретный проект, уложились ли в бюджет и сколько именно часов было на него потрачено. Управление ведется "вслепую".

Со справочником "Проекты": Вы создаете в системе отдельную "виртуальную папку" для каждой инициативы, например, "Запуск линии 'Альфа'". В эту папку система автоматически собирает ВСЕ связанные с ней данные:

• Финансы: Все расходы (зарплата, материалы) и доходы (авансы) проходят с пометкой "Проект: Линия 'Альфа'".
• Трудозатраты: Каждый сотрудник в табеле указывает, сколько часов он работал над этим проектом.
• План-график: В папке хранится план работ с сроками.

В итоге вы в любой момент можете открыть эту "папку" и получить мгновенный ответ:

• Прибыльность: (Доходы - Расходы) = +500 тыс. руб.
• Исполнение бюджета: Затраты составили 95% от плана.
• Трудозатраты: На проект потрачено 1200 человеко-часов.

Таким образом, справочник «Проекты» — это системный интегратор и платформа для управления эффективностью целевой деятельности в 1С:ERP, который превращает разрозненные операции по различным инициативам в централизованные, измеримые и управляемые бизнес-единицы, обеспечивая прозрачность, подотчетность и достижение стратегических целей компании.