Почему ассистенту нужно понимать договоры
Многие ассистенты сталкиваются с этим вопросом: «Мы нанимаем мастера: дизайнера, флориста, перевозчика, реставратора - нужно заключать договор. Какой именно?»
На первый взгляд всё просто: человек работает - мы платим. Но на практике именно здесь часто начинаются юридические риски, особенно если речь идёт о дорогих вещах, частной собственности, сложных реставрациях или конфиденциальных проектах.
В моей практике были ситуации, когда казалось бы невинная «устная договорённость» превращалась в конфликт с ущербом на миллионы рублей. Например, антикварное кресло было «аккуратно очищено» до состояния новой мебели, уникальное покрытие испорчено, а доказать ответственность исполнителя оказалось невозможно - ни договора, ни акта, ни страховки.
Именно поэтому ассистенту важно понимать базу: какие бывают договоры, чем отличаются ИП и самозанятые, какие риски у заказчика и как себя защитить. Не обязательно быть юристом - достаточно знать принципы и уметь правильно фиксировать договорённости.
1. Правовая картина в России
Если отбросить все сложности, то ситуация следующая: если ваш подрядчик самозанятый или ИП, то есть два самых часто используемых типа гражданско-правовых договоров, которые можно заключить с ними.
Договор возмездного оказания услуг - суть: вы платите за сам процесс работы (действие), а не за материальный результат.
Пример: консультации, примерки, организация мероприятий, подбор персонала, тревел-поддержка.
Договор подряда - суть: вы платите за конкретный результат работы, который можно принять, измерить или оценить.
Пример: реставрация мебели, пошив изделия, ремонт, строительство, создание контента.
На практике разница кажется несущественной, но именно она определяет, кто за что отвечает и как решаются споры.
Коротко о самозанятых и ИП
Самозанятый (режим НПД) - это физическое лицо, зарегистрированное через приложение «Мой Налог». Он может оказывать услуги и получать оплату напрямую. Для заказчика - это удобный вариант: не нужно платить страховые взносы и оформлять трудовые отношения.
Важно: самозанятый обязан выдавать чек из приложения «Мой Налог». Этот чек - единственное юридическое подтверждение сделки.
ИП (индивидуальный предприниматель) - полноценный контрагент с реквизитами, расчётным счётом, налогами и правом нанимать сотрудников. С ИП проще работать по классическим схемам: договор, акты, счета, отчёты.
Ассистенту важно не столько выбирать между «услугой» и «подрядом», сколько правильно описывать обязательства, ответственность и процесс приёма результата.
Другими словами - в большей степени не название договора защищает, а его содержание: акты, фотофиксация, страховка, контроль этапов и понятная формулировка, кто и за что отвечает.
2. Риски заказчика при работе с самозанятыми и ИП
Когда ассистент организует подрядчика, он фактически становится посредником между исполнителем и владельцем. Если что-то пойдёт не так, первым в цепочке претензий оказывается именно ассистент.
Основные риски, которые я вижу чаще всего:
Отсутствие юридических гарантий
Самозанятый - это обычное физлицо без юридического лица за спиной. Если он испортил вещь, потерял предмет или просто исчез - взыскать ущерб почти невозможно.
У меня был случай на практике: ассистент наняла самозанятого перевозчика для доставки антикварной люстры загород. По дороге она повредилась при транспортировке, но без акта, страховки и договора доказать вину невозможно. В итоге владелец потерял редкий предмет.
Сложности с доказыванием факта оплаты и выполнения
Без акта приёма-передачи и чеков из «Мой Налог» оплата превращается в ничем не подтверждённый перевод. В спорных случаях это не доказательство исполнения договора.
Совет: всегда требуйте чек или акт, даже если сумма небольшая. В премиум-сегменте именно мелкие детали потом определяют исход конфликтов.
Непредсказуемость субподрядчиков
Многие ИП привлекают субподрядчиков: например, мастер по мебели отдаёт часть работы ученику. Без запрета на субподряд заказчик рискует остаться без контроля качества.
Я всегда включаю в договор пункт: «Исполнитель не вправе передавать выполнение работ третьим лицам без письменного согласия Заказчика». Это простая фраза, но она закрывает массу рисков.
Никакой ответственности по умолчанию
У самозанятого нет страховых взносов, нет требований по сертификации, нет даже обязательства иметь юридический адрес. Все гарантии - только в договоре.
Если вы не прописали ответственность, сроки, штрафы и порядок приёма - вы остались без защиты.
Репутационные и конфиденциальные риски
Почти все исполнители ведут соцсети. Фото «до и после» - обычная практика. Но в случае работы с частными коллекциями, интерьером или личными вещами владельца публикация без согласия - нарушение конфиденциальности.
Обязательно включайте пункт о запрете на публикацию информации, фото и кейсов без письменного согласия заказчика. Это не формальность, а часть вашей профессиональной этики.
3. Какой договор выбрать: услуги или подряд?
Вот простая логика, которую нужно держать в голове:
Договор подряда: подходит, если есть материальный результат, который можно описать, измерить и принять по акту.
Примеры:
реставрация или ремонт предмета;
изготовление или переделка изделия;
ремонт помещений, покраска, сборка мебели;
создание дизайн-проекта или видео.
Почему это важно: в законе подрядчик несёт строгую ответственность за качество результата. Если что-то сделано некачественно, подрядчик обязан устранить это за свой счёт.
Для премиум-сегмента это особенно полезно, потому что заказчик получает рычаги воздействия: можно требовать устранения дефектов, снижать оплату, удерживать часть суммы до приёмки.
Договор возмездного оказания услуг: подходит, если результат нематериален, а важен сам процесс.
Примеры:
организация мероприятий;
стилистические консультации;
консьерж услуги ;
подбор персонала или обучение.
Здесь нет «результата в натуре» - есть факт оказания услуги.
Например, подписывают «договор оказания услуг» на ремонт мебели, а потом пытаются предъявить претензию к качеству результата.
Но юридически это невозможно: услуги оцениваются по факту оказания, а не по качеству предмета. Поэтому название договора должно соответствовать сути работ.
4. Практические меры защиты заказчика
В премиум сегменте лучше действовать по принципу:
«Доверяй — но оформляй».
Вот набор инструментов, которые реально работают:
Фото- и видеофиксация: до начала работ делайте фото предмета, помещения, интерьера - с датой, временем и комментариями. В процессе - поэтапные кадры. После - финальное фото.
Акт приёма-передачи: даже если работа мелкая - акт должен быть. Формулировка может быть короткой:
Например: «Исполнитель передал, Заказчик принял предмет без внешних повреждений, с комплектом деталей и упаковкой».
Страхование: если предмет ценен (картины, антиквариат, ювелирные изделия, техника), лучше оформить страховой полис на время транспортировки и работ. Страховка должна покрывать реальную стоимость, а не символические суммы.
Оплата третьим лицом: если оплату производит не сам заказчик, а доверенное лицо - ассистент или управляющий - это обязательно должно быть прописано в договоре:
«Оплата производится третьим лицом по поручению Заказчика. Акцептом результата считается подписание акта Заказчиком».
Это защищает всех участников и исключает споры, кто «официально оплатил».
Конфиденциальность: добавляйте пункт о неразглашении.
5. Как ассистенту действовать на практике
Проверить статус исполнителя: попросите подтверждение самозанятого (справку можно сформировать в приложении «Мой Налог») или ИП (выписку ЕГРИП).
Определить тип договора: если есть предмет и результат - подряд. Если процесс - услуга.
Согласовать ключевые пункты:
сроки выполнения,
стоимость и порядок оплаты,
ответственность за утрату/повреждение,
акт приёма,
фотофиксация,
конфиденциальность.
Зафиксировать переписку: все договорённости подтверждайте письменно - хотя бы в чате. Скриншоты и переписка часто становятся доказательствами в суде.
Проверить страхование и транспортировку: особенно если речь о доставке, перемещении или хранении вещей.
Хранить копии всех документов: договор, акты, чеки, фото - в одном облачном архиве проекта.
6. Кейсы из практики: когда договор спас ассистента
Нужно было реставрировать редкий предмет мебели. Исполнитель - ИП, известный мастер. Ассистент настоял на договоре подряда, фотофиксации, страховке и акте приёма. Во время транспортировки произошёл инцидент: предмет задели, появилась трещина. Благодаря страховке и формально оформленным документам ущерб был возмещён. Принципал остался доволен, а ассистент - с безупречной репутацией.
Это тот случай, когда спасло именно грамотное оформление отношений.
Другая история: ассистент доверила самозанятому реставратору старинное зеркало. Договор не подписали: «ну что мы, не доверяем?». Оплату сделали переводом на карту, чек не запросили. Через неделю зеркало «разбилось само». Реставратор исчез, потом вернулся с объяснениями, что «оно было хрупкое». Без договора, актов и фото доказать что-либо было невозможно.
Это классический пример, как доброжелательность и желание «не утруждать бюрократией» оборачиваются финансовыми потерями и большим стрессом.
Ассистент как защитник интересов
Сегодня ассистент - это человек, который «организует исполнителя». Это координатор юридически корректных процессов. Его задача - защитить не только бюджет, но и репутацию принципала. Умение грамотно выстроить отношения с подрядчиками - часть профессиональной компетенции, особенно в премиальном сегменте. Если ассистент способен думать наперед, значит он способен защитить интересы семьи, компании и себя самого.
Больше контента про задачи ассистентов и управляющих Family office - в Telegram-канале https://t.me/premiumfamilyoffice