С 1 января 2026 года в документообороте компаний произойдёт важное изменение, о котором уже начала говорить ФНС России. На первый взгляд — чисто бюрократическая новость, но на деле она затронет практически всех, кто работает с поставками, услугами и отчётами: от малого бизнеса до крупных предприятий. Разберёмся подробно, что именно изменится, почему это важно и как подготовиться, чтобы не столкнуться с проблемами уже в начале 2026 года.
📄 Что именно отменяют
ФНС России своим приказом от 20 января 2025 года № ЕД-7-26/28@ постановила:
с 1 января 2026 года налогоплательщики не смогут обмениваться через операторов электронного документооборота (ЭДО) такими документами, как:
- Товарная накладная (по старому формату из приказа № ММВ-7-10/551);
- Акт выполненных работ (оказанных услуг) (по формату из приказа № ММВ-7-10/552).
То есть, если сейчас вы получаете или отправляете такие документы в электронном виде через ЭДО — после 1 января 2026 года это станет невозможно.
⚠️ Важно: речь идёт только об электронных форматах, утверждённых ФНС. Бумажные накладные и акты никто не отменяет.
💡 Что такое ЭДО — простыми словами
ЭДО (электронный документооборот) — это система, которая позволяет компаниям обмениваться документами в цифровом виде, без бумаг и почты. Через ЭДО можно отправить и подписать счета-фактуры, накладные, акты и другие документы с помощью электронной подписи.
Такие документы имеют юридическую силу, как и бумажные — просто они быстрее доходят до адресата, их проще хранить, искать и обрабатывать.
Но у каждой формы документа (например, акт или накладная) есть свой утверждённый ФНС формат — своего рода «шаблон» структуры данных. И именно эти старые шаблоны скоро перестанут действовать.
🔄 Чем теперь заменят старые форматы
Им на смену придёт универсальный передаточный документ (УПД) — более современный и универсальный формат, утверждённый приказом ФНС России от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@.
Версия формата — УПД 5.03.
Главная идея УПД проста:
📌 это один документ, который может заменить и товарную накладную, и акт выполненных работ, и счёт-фактуру.
То есть теперь вместо трёх разных файлов можно создать один — и он будет иметь всю юридическую силу сразу.
Причём использовать УПД можно гибко:
- либо как «три в одном» (накладная + акт + счёт-фактура);
- либо только как накладную;
- либо только как акт.
Это действительно удобно — меньше путаницы, меньше подписей, меньше ошибок.
⚙️ Почему ФНС решила всё объединить
Есть несколько причин:
- Упрощение документооборота.
Раньше каждая компания должна была настраивать в ЭДО десятки форматов — для актов, накладных, счетов-фактур и т.д. Теперь — один универсальный формат. - Снижение ошибок и несоответствий.
Иногда акт и счёт-фактура содержали разные данные, из-за чего возникали споры с налоговой. В УПД всё в одном документе, значит, меньше шансов ошибиться. - Цифровизация бизнеса.
Государство активно переводит бухгалтерию в электронный формат, чтобы ускорить проверку данных и сделать систему прозрачнее. - Совместимость с будущими сервисами ФНС.
Новые форматы будут удобнее интегрироваться с налоговыми системами, что сделает отчётность проще и быстрее.
📎 А если я не использую ЭДО?
Если вы работаете по старинке — с бумажными документами, то можете вздохнуть спокойно.
ФНС прямо указала: бумажные формы никто не отменяет.
Можно и дальше оформлять акты и накладные на бумаге, как и раньше, если так удобнее.
Также можно создавать неформализованные электронные документы — то есть файлы, которые не соответствуют официальному формату, но подписаны электронной подписью и приняты обеими сторонами. Такие документы также признаются юридически значимыми.
🧾 Что такое «неформализованные документы»
Это документы, которые вы создаёте в свободной форме, без строгих требований к структуре (например, обычный акт в Word или Excel, подписанный ЭЦП).
Они тоже законны, если:
- содержат все обязательные реквизиты первичного документа (дата, подписи, сумма, содержание операции и т.д.);
- стороны согласовали их использование.
Поэтому после 1 января 2026 года можно работать и с такими документами — ограничений нет.
💬 Что делать бизнесу уже сейчас
Чтобы переход прошёл спокойно, стоит подготовиться заранее:
- Проверить, через какие форматы вы сейчас обмениваетесь документами.
Если используете старые форматы ФНС (551 и 552), планируйте переход. - Проконсультироваться с вашим оператором ЭДО.
Уточните, поддерживает ли он новый формат УПД 5.03 и когда будет обновление. - Обновить бухгалтерские программы.
1С, Контур, Диадок и другие уже внедряют поддержку УПД — важно не отставать, чтобы не потерять возможность обмена документами. - Провести обучение сотрудников.
Особенно бухгалтеров и менеджеров по закупкам — чтобы все понимали, как теперь правильно оформлять документы.
📊 В чём выгода нового формата
✅ меньше бумаг и электронных файлов;
✅ быстрее оформление и подписание;
✅ меньше ошибок и расхождений;
✅ проще проверка со стороны ФНС;
✅ удобнее для автоматизации бухгалтерии.
🤔 Часто задаваемый вопрос: а если я не перейду на УПД?
Если вы продолжите отправлять через ЭДО документы по старому формату — оператор просто не сможет их передать.
То есть ваши контрагенты их не получат.
Это не приведёт к штрафу, но вызовет технические проблемы и задержки в работе. Поэтому лучше подготовиться заранее.
💬 Итоги
С 1 января 2026 года электронные товарные накладные и акты выполненных работ в старых форматах перестанут действовать.
Им на смену приходит универсальный передаточный документ (УПД) — современный и удобный инструмент, который объединяет несколько документов в одном.
Бумажные и неформализованные формы останутся допустимыми, но бизнесу стоит заранее перестроиться на новые стандарты.
🗨️ Если у вас остались вопросы — обязательно пишите их в комментариях!
Я разберу все нюансы, подскажу, как именно перейти на новый формат и какие шаги предпринять, чтобы избежать ошибок.
🙏 Спасибо, что прочитали статью до конца!
Если было полезно — подпишитесь на мой канал, чтобы не пропустить свежие разъяснения по изменениям законодательства и бухгалтерии.