Сотрудничество с самозанятыми — это выгодно и удобно, но только при одном условии: если у вас идеальный порядок в документах. Многие компании ошибочно полагают, что раз не нужно платить страховые взносы, то и документооборот можно вести «на коленке». Это опасное заблуждение.
При любой проверке налоговая инспекция будет изучать ваши отношения с плательщиками НПД с особым вниманием. Ваш единственный щит в этой ситуации — это юридически грамотный и полный пакет документов по каждому исполнителю.
Так какой же он, этот минимальный, но «железобетонный» пакет документов, который защитит ваш бизнес? Давайте разберем его по пунктам.
1. Договор гражданско-правового характера (ГПХ)
Зачем нужен: это фундамент ваших отношений. Договор фиксирует, что вы не работодатель и сотрудник, а заказчик и исполнитель. Он определяет объем работ, сроки, стоимость и, что самое главное, доказывает проектный, а не постоянный характер сотрудничества.
Что обязательно должно быть в договоре:
- Статус исполнителя. Прямо пропишите, что исполнитель является плательщиком налога на профессиональный доход (НПД) в соответствии с ФЗ № 422-ФЗ.
- Обязанность уведомлять. Добавьте пункт о том, что исполнитель обязан немедленно сообщить вам в случае утраты статуса самозанятого.
- Предмет договора. Максимально конкретно опишите результат работы, а не процесс.
- Плохо: «Оказание маркетинговых услуг».
- Хорошо: «Написание 5 статей для блога на темы X, Y, Z объемом не менее 4000 знаков каждая».
- В договоре не должно быть слов «зарплата», «должность», «рабочий график», «отпуск», «подчинение трудовому распорядку».
Нужен ли договор на каждую задачу? Если вы работаете с исполнителем постоянно, можно заключить один рамочный договор, а каждую конкретную задачу оформлять через отдельное приложение или заявку.
2. Акт выполненных работ (оказанных услуг)
Зачем нужен: акт — это документ, который фиксирует два ключевых факта:
- Работа по договору (или конкретному этапу) выполнена.
- Заказчик (то есть вы) принял результат и не имеет претензий к качеству.
Для налоговой инспекции подписанный акт — это весомое доказательство того, что ваши отношения носят разовый, проектный характер. Он четко разделяет периоды работы и подтверждает, что вы платите за конкретный, измеримый результат.
Обязателен ли акт по закону? Строго говоря, закон не обязывает формировать акт, если в договоре прописано, что оплата производится на основании чека. Однако юристы и налоговые консультанты настоятельно рекомендуют подписывать акты. Это снимает 90% вопросов при проверке и защищает вас в случае судебных споров с исполнителем.
3. Чек от самозанятого (самый важный документ!)
Зачем нужен: чек, сформированный в приложении «Мой налог», — это единственный документ, который подтверждает, что вы произвели выплату именно самозанятому, а не простому физлицу.
Без чека вы:
- Не сможете учесть выплату в расходах при расчете налога на прибыль или УСН.
- Не сможете доказать ФНС, что не должны были выступать налоговым агентом. В этом случае вам доначислят НДФЛ (13%) и страховые взносы (~30%) на всю сумму выплаты.
Что обязательно проверять в чеке:
- ИНН вашей компании (заказчика). Если его нет, чек недействителен для вашего учета.
- Наименование услуги. Оно должно совпадать с предметом договора/акта.
- Сумма. Должна соответствовать сумме в акте и платежном поручении.
- Статус чека. Убедитесь, что он не был аннулирован исполнителем.
Важно: обязанность предоставить чек лежит на самозанятом. Пропишите это условие в договоре и сделайте его основанием для оплаты.
Сводный чек-лист по каждому самозанятому
Перед тем как отправить платеж, убедитесь, что у вас в архиве (лучше всего — в электронном) есть:
Порядок в документах при работе с самозанятыми — это не бюрократия, а ваша финансовая и юридическая безопасность. Отсутствие даже одного из этих трех документов может превратить выгодное сотрудничество в многомиллионные убытки.
Современные платформы, такие как «Наймикс», полностью автоматизируют этот процесс: от формирования юридически корректных договоров и актов до автоматического сбора чеков после каждой выплаты. Это позволяет бизнесу сосредоточиться на задачах, а не на бумажной рутине, будучи на 100% уверенным в своей защищенности.
Реклама ООО «НАЙМИКС»
ИНН: 5047217640
Erid: 2W5zFH4PJqW