Бывает так: сотрудника отправляют в командировку, и вроде бы всё просто — приказ, билеты, гостиница. Но иногда добираться нужно не самолётом, не поездом, а на служебной машине. И вот тут начинается паника: а как это всё оформить, чтобы налоговая не придралась, а бухгалтер спокойно спал?
На самом деле, всё элементарно. Главное — прописать порядок и собрать правильные бумажки. Разберём пошагово.
1. Зачем вообще оформлять служебный автомобиль для командировки
Прямого закона об этом нет. Но если не оформить — получите ворох вопросов: кто разрешил, где документы, почему бензин списали без основания, а потом ещё и штраф за отсутствие путевого листа.
Поэтому первое правило — всё фиксируем письменно.
2. Приказ о командировке с автомобилем
Решение выдать служебный автомобиль нужно оформить приказом о направлении в командировку.
Пропишите в нём:
- ФИО сотрудника;
- цель поездки;
- маршрут (например, Москва — Тула — Москва);
- марку и госномер автомобиля;
- дату и время выезда и возвращения;
- пункт: «разрешаю использование служебного автомобиля для проезда к месту командирования и обратно».
Основание — статья 166 Трудового кодекса РФ и Положение о служебных командировках.
Приказ подписывает руководитель, а копия идёт в бухгалтерию.
3. Локальный акт: спасение для всех
Если у вас хотя бы одна машина — заведите Положение об использовании служебного транспорта.
Это документ, где описывается:
- кто может брать служебное авто;
- порядок выдачи и возврата;
- обязанности сотрудника (проверить аптечку, огнетушитель, оформить путевой лист);
- какие расходы возмещаются (топливо, стоянки, мойка, ремонт, страховка за границей).
Такое положение защитит вас при любой проверке — и налоговой, и трудовой. Работников с ним нужно ознакомить под подпись.
4. Акт приёма-передачи автомобиля
Без акта — никуда. Это ваша гарантия, что автомобиль передан в исправном состоянии и с документами.
В акте указывают:
- марку, госномер и VIN;
- дату и время передачи;
- показания одометра;
- количество топлива в баке;
- наличие аптечки, огнетушителя, знака аварийной остановки;
- заметные повреждения, если есть.
Акт составляют в двух экземплярах — один у работника, второй остаётся в организации.
Не забудьте приложить копии ПТС и полиса ОСАГО.
5. Возмещение расходов на служебный транспорт
Если сотрудник в дороге потратил деньги на топливо, парковку, мойку, мелкий ремонт или платные дороги, всё это можно компенсировать.
Главное — чтобы были документы: чеки, квитанции, счета, маршрутный или путевой лист.
Без подтверждения — компенсация не положена.
После командировки сотрудник сдаёт:
- служебную записку с датами и маршрутом;
- авансовый отчёт с прикреплёнными документами;
- акт передачи автомобиля (если не приложен ранее);
- путевой лист — с отметками и пробегом.
Бухгалтер проверяет бумаги и возмещает расходы.
6. Частые ошибки
- Нет путевого листа — расходы не примут к вычету.
- Бензин куплен без чека — тоже не зачтут.
- Автомобиль передали «на словах» — налоговая может признать использование личным, а расходы — необоснованными.
- Работник не вернул документы вовремя — отчётность не сойдётся.
7. Практический совет
Чтобы не было лишних нервов:
— оформите шаблоны приказа, акта и положения один раз;
— храните их в папке «Командировки»;
— перед каждой поездкой просто меняйте даты и фамилию.
Это сэкономит время и избавит от хаоса, особенно если командировки — частое дело.
Итог
Оформление служебного автомобиля для командировки — это не бюрократия ради галочки. Это защита от проверок и спокойствие бухгалтера.
Если всё оформить правильно — расходы примут, командировка пройдёт без штрафов, а машина вернётся целая и чистая.
Но вот интересно — а как у вас в компании с этим?
Вы оформляете машину приказом и актом или “по старинке — на доверии и с устной договорённостью”?
Напишите в комментариях, сталкивались ли вы с проверками по командировкам и как из них выкручивались.
Может, у вас есть свои лайфхаки, как не утонуть в бумагах и при этом всё оформить по закону?
А я соберу самые интересные ответы — и сделаю отдельную статью «Командировка на колёсах: реальные истории бухгалтеров и водителей».
👇 Делитесь опытом — иногда чужая история спасает от чужой же ошибки.