Уважаемые руководители муниципальных предприятий и учреждений! Скажите, часто ли вы сталкиваетесь с ситуацией, когда бюджет на квартал утвержден, план расписан, но вдруг ломается принтер, заканчивается дорогой тонер или выходит из строя копир? Эти «внезапные» траты приходится оперативно изыскивать, сокращая другие статьи, или просить дополнительное финансирование.
Что, если бы можно было забыть о таких сюрпризах? В этой статье мы разберем, как превратить хаотичные траты на печать в строго прогнозируемую и контролируемую строку вашей сметы.
Почему традиционная печать — это черная дыра для бюджета?
Стандартная модель, при которой предприятие покупает технику, закупает картриджи и самостоятельно ее обслуживает, по своей природе несет в себе риски непредвиденных расходов. Рассмотрим основные из них:
1. Внезапные поломки. Срок службы любого устройства ограничен. Выход из строя печатного узла или фиксатора может обойтись в десятки тысяч рублей, которых не было в плане.
2. Нерегулярный расход материалов. Сложно точно спрогнозировать, сколько тонера или бумаги израсходуется в отчетный период. Крупный проект или внеплановая задача могут опустошить запасы в самый неподходящий момент.
3. Скрытые затраты. Сюда относится оплата труда сотрудника, отвлекаемого на заправку картриджей, поиск мастера и организацию ремонта, а также простой сотрудников, которые не могут распечатать срочный документ.
В итоге, реальная стоимость печати одного листа становится величиной неизвестной и постоянно меняющейся. Руководитель управляет не процессами, а тушит постоянные «пожары».
Решение: Модель «Печать как услуга» (Print as a Service)
Альтернативой является переход от модели владения техникой к модели её использования. Вы не покупаете принтеры и картриджи, а пользуетесь услугой, где платите только за каждый отпечатанный лист по заранее известному тарифу.
Как работает на практике модель (Print as a Service):
- Вам устанавливают современную печатную технику без первоначальных капитальных вложений.
- Компания-провайдер берет на себя все заботы: обеспечивает техникой, расходными материалами (тонер, барабаны, бумага по желанию), и полным сервисным обслуживанием.
- Вы ежемесячно получаете один счет, который представляет собой простое умножение количества отпечатанных копий на фиксированную стоимость одной копии.
Что если вы ограничены 223-ФЗ?
Необходимо подобрать поставщика услуги, который умеет работать с таким ограничением закона. Пример здесь>>>
Как эта модель создает предсказуемый бюджет?
1. Фиксированная стоимость копии. Вы знаете точную цену за лист. Она не меняется в зависимости от поломок или стоимости тонера. Все риски несет провайдер.
2. Единый прозрачный счет. Вместо десятков разных чеков за картриджи, бумагу и счета от ремонтных служб вы получаете один документ. Это радикально упрощает учет и планирование.
3. Нулевые затраты на ремонт и обслуживание. Если устройство сломалось, его чинят или меняют бесплатно для вас. Стоимость ремонта уже заложена в тариф за копию, что делает ее предсказуемой.
4. Легкое прогнозирование. Проанализировав среднемесячные объемы печати, вы можете на год вперед заложить в бюджет практически неизменную сумму на эти нужды. Погрешность будет минимальной и зависеть только от объема работы, а не от внешних факторов.
Вывод:
Для муниципального предприятия, где важна четкость планирования и ответственность за каждую копейку бюджета, модель оплаты за копию — это не просто аренда принтера. Это стратегический инструмент финансового менеджмента. Он позволяет защитить бюджет от непредвиденных утечек, высвободить время и административные ресурсы ваших сотрудников и, в конечном счете, сделать управление предприятием более эффективным и прозрачным.
Следующий шаг:
Готовы оценить, сколько вы сможете сэкономить и насколько упростите планирование? Закажите бесплатный аудит затрат на печать для вашего предприятия. Мы проанализируем ваши текущие расходы и предоставим расчет по новой модели — наглядно и без обязательств.