Как избежать факапов с графикой и видеоконтентом на мероприятиях: проверенные советы от продакшена

Организация корпоративного мероприятия — всегда вызов.

Особенно когда речь идет о графике и видеоконтенте, который должен идеально «встать» на экраны, соответствовать сценарию и создать нужную атмосферу.

И хотя зритель чаще всего не замечает сбоев, за кулисами у команды может быть экспоненциальный рост стресса, в прямом смысле слова.

Да, такие сбои почти всегда удается исправить — что-то подвинуть, что-то перерендерить, что-то заменить. Но каждая такая история оставляет шрамы в душе организатора.

📌 Чтобы вы не оказались в подобной ситуации, мы собрали чек-лист и рекомендации на основе реальных кейсов.

👉 Топ ошибок, которые приводят к срыву графики на мероприятиях:

● Отсутствие или неполное техническое задание (ТЗ) на экраны. Без точных
параметров (размер, разрешение, расположение, количество кадров в секунду)
невозможно подготовить корректный контент.

● Несоответствие шаблонов (масок) реальным экранам. Так случается, когда во
время застройки стендов первоначально задуманные параметры экранов меняются.
Это приводит к тому, что чувствительные элементы контента разваливаются,
анимация может «вылезти» за границы экранов или остаться обрезанной.

● Поздние изменения в параметрах экрана или сцены. За пару дней или за один
день до мероприятия это может быть критично — не всегда возможно внести
доработки в срок и придется придумывать нестандартные ходы.

● Отсутствие репетиций с финальным контентом. Репетиции — единственный
способ вовремя выявить и устранить технические несостыковки.

🎯 Почему важны правильное ТЗ и своевременная коммуникация.

В одном из наших проектов для крупного банка на международном форуме графика
адаптировалась под сложную конфигурацию из двенадцати экранов.

Благодаря четкому ТЗ и заранее согласованным маскам, мы избежали переделок, уложились в дедлайн и бюджет.

⚠️ Совет: запросите у технического подрядчика шаблоны масок под каждый экран,
особенно если они разного размера или формы. Это сэкономит десятки часов и сотни
нервных клеток вашей команды.

👉 Что делать, если параметры экранов изменились за пару дней до
мероприятия?

Такое случается. Да, это стресс для всех. Что должен сделать опытный подрядчик:

1. Срочно получить обновлённое ТЗ и маски от технической команды.

2. Поддерживать коммуникацию внутри группы.

3. Проверить, какие сцены и анимации требуют адаптации.

4. Определить, что можно быстро подправить, а что — заменить на резервный
контент.

5. Оповестить клиента и режиссёра о возможных ограничениях.

6. Использовать исходники и шаблоны, чтобы минимизировать время
ререндеринга.

Если вы проектный менеджер со стороны клиента, то вам необходимо организовать
коммуникацию между продакшеном и техническим подрядчиком по серверам.

Это помогает своевременно оповещать команду об изменениях и учитывать корректировки заранее, а не в последний день до мероприятия.

💎 В нашем опыте был кейс для хокейного меропрития, где сложная форма экранов и
телевизионная трансляция требовали ювелирной точности.

Что-то съезжало, приходилось сдвигать, адаптировать — но в итоге в трансляции зритель ничего не заметил, потому что команда всё вытащила на последних этапах.

​​​​​​​

Чек-лист для организатора: как избежать провалов с графикой:

✅ Получить финальное техническое задание и маски под все экраны.

✅ Убедиться, что ТЗ согласовано с технической службой и клиентом.

✅ Составить тайминг проекта, согласовать с подрядчиком и обеспечить его
выполнение.

✅ Контролировать этапы: сценарий, эскизы, аниматики, финальные рендеры.

✅ Убедиться, что коммуникация и обратная связь между участниками команды
организована качественно и своевременно.

✅ Организовать репетиционный процесс с прогоном всего контента.

✅ Назначить ответственного продюсера, который будет на связи 24/7.

✅ Подготовить резервные версии файлов.

✅ На некоторых проектах обеспечить присутствие motion-дизайнера и
техкоманды на площадке в день мероприятия.

✅ И главное, начинайте заказывать графику минимум за 1,5 месяца до мероприятия. Это позволит избежать переплаты за срочные работы и даст вам время на спокойную обратную связь и пространство для работы креативной команды.

Вы можете ознакомиться с нашими кейсами по ссылке: 

👉Хотите узнать, как мы работаем и избежать сюрпризов на вашем
событии?

Запишитесь на консультацию с продюсером:
✅ +7 960 249 65 83 — Татьяна Рогачева

Мы расскажем, как выстраиваем процесс, покажем кейсы и поможем адаптировать ваш контент под любую площадку.

Пишите в личные сообщения или оставляйте заявку на сайте

Татьяна Рогачева
Основатель и генеральный продюсер Sales Video Production
mostseeva.tatyana@yandex.ru
+7 (960) 249 65 83