Инвентаризация — это одно из тех слов, которые часто вызывают у предпринимателей лёгкое раздражение. Кто-то считает это «ненужной бюрократией», кто-то откладывает «на потом», а кто-то вообще уверен, что если все документы в порядке, то и проверять ничего не нужно. На самом деле инвентаризация — это важная и полезная процедура, которая помогает навести порядок в делах компании, защитить собственника от потерь и предотвратить ошибки в бухгалтерском учёте.
В этой статье я простыми словами расскажу, зачем нужна инвентаризация, как она проводится, какие документы оформляются и что нужно знать предпринимателю, чтобы всё прошло спокойно и без сюрпризов.
Что такое инвентаризация и зачем она нужна
Инвентаризация — это проверка фактического наличия имущества, денежных средств и обязательств компании, с их последующим сравнением с данными бухгалтерского учёта.
Проще говоря, компания проверяет, что реально у неё есть: товары, материалы, основные средства, деньги в кассе, задолженности и т.д. Если при проверке выявляются расхождения — например, товара меньше, чем указано в учёте, — разницу нужно объяснить и документально оформить.
Инвентаризация нужна не только бухгалтерии. Она помогает:
- собственнику — убедиться, что имущество компании на месте;
- директору — контролировать работу подразделений и складов;
- главбуху — выявить ошибки в учёте;
- налоговой инспекции — понять, что учёт ведётся достоверно.
Проводить инвентаризацию можно как по закону (в обязательных случаях), так и по собственной инициативе, например, перед сменой материально ответственных лиц или перед сдачей годовой отчётности.
Когда инвентаризация обязательна
По статье 11 Федерального закона “О бухгалтерском учёте” № 402-ФЗ, инвентаризация обязательна:
- Перед составлением годовой бухгалтерской отчётности — чтобы данные в балансе были достоверными.
- При смене материально ответственных лиц — например, кладовщика, кассира, заведующего складом.
- При выявлении краж, стихийных бедствий, аварий — чтобы установить ущерб.
- При ликвидации или реорганизации организации.
- При передаче имущества в аренду или продаже.
Также компания может проводить внеплановые инвентаризации — по решению директора или собственников, например, если нужно оценить состояние склада или проверить работу персонала.
Какие виды инвентаризации бывают
- Полная — проверяется всё имущество и обязательства компании. Обычно проводится раз в год.
- Частичная — проверяется отдельный участок: склад, касса, товары, оборудование и т.д.
- Внеплановая — проводится по решению руководителя.
- Контрольная — проводится для проверки достоверности предыдущих данных.
Как проходит инвентаризация: пошаговый порядок
Чтобы инвентаризация прошла без хаоса, важно соблюдать чёткий порядок действий.
1. Издать приказ
Руководитель компании издаёт приказ о проведении инвентаризации, где указывает:
- состав инвентаризационной комиссии;
- перечень проверяемого имущества;
- сроки проведения;
- основания (например, годовая проверка или смена ответственного лица).
2. Создать комиссию
В комиссию входят представители бухгалтерии, руководства и материально ответственные лица. Иногда приглашают аудиторов или специалистов со стороны.
3. Подготовить документы
Перед началом проверки необходимо:
- получить последние бухгалтерские данные;
- оформить расписки от материально ответственных лиц, что все документы сданы, а имущество учтено;
- подготовить инвентаризационные описи и акты.
4. Провести проверку
Комиссия проверяет фактическое наличие имущества. Например, пересчитывает товары на складе, осматривает оборудование, проверяет кассу, сверяет расчёты с контрагентами.
Всё фиксируется в инвентаризационных описях — туда заносятся фактические данные, количество, состояние имущества и примечания.
5. Сравнить с бухгалтерией
После проверки бухгалтерия сопоставляет фактические данные с данными учёта. Если есть расхождения — составляется сверка и ведомость расхождений.
6. Оформить результаты
По итогам работы комиссия оформляет протокол, где указывает результаты и предложения: списать недостачу, дооценить имущество, внести корректировки в учёт.
Основные документы инвентаризации
- Приказ о проведении инвентаризации.
- Инвентаризационные описи (по формам № ИНВ-1, ИНВ-3 и др.).
- Сличительные ведомости.
- Акты о результатах инвентаризации.
- Расписки материально ответственных лиц.
Формы можно использовать типовые, утверждённые Госкомстатом, или собственные, если это закреплено в учётной политике.
Что делать, если выявлены недостачи или излишки
Такие ситуации случаются часто, особенно при большом обороте.
- Излишки учитываются как прочие доходы.
- Недостачи — возмещаются виновными лицами или списываются на расходы (если виновного не нашли).
Главное — всё оформить правильно и своевременно, иначе налоговая может доначислить налоги и штрафы.
Типичные ошибки при проведении инвентаризации
- Нет приказа или он оформлен задним числом.
- Проверка проводится без комиссии.
- Нет подписей в описях.
- Не отражены результаты в бухгалтерском учёте.
- Инвентаризация проводится «на бумаге» — без фактической проверки.
Из-за таких ошибок результаты инвентаризации могут быть признаны недействительными.
Как часто стоит проводить инвентаризацию
Минимум — раз в год перед составлением отчётности. Но многие компании делают это раз в квартал или раз в полгода, особенно если ведут торговлю или имеют большие склады.
Чем чаще вы контролируете имущество, тем меньше риск ошибок и потерь.
Зачем поручать инвентаризацию профессионалам
Если у компании несколько складов, филиалов или большой объём имущества, самостоятельная инвентаризация превращается в хаос: документы теряются, данные не сходятся, сотрудники путаются.
Профессиональные бухгалтеры и аудиторы FB Consulting помогают провести инвентаризацию быстро и без нервов:
- составят приказ и все нужные документы;
- организуют комиссию и проведут фактическую проверку;
- оформят описи, акты и внесут корректировки в учёт;
- дадут рекомендации по устранению ошибок.
Инвентаризация — это не просто обязанность, а инструмент контроля и защиты бизнеса. Она помогает убедиться, что имущество компании на месте, учёт ведётся корректно, а риски сведены к минимуму.
Если вы хотите провести инвентаризацию грамотно и без лишней головной боли — доверьте это специалистам.
Обратитесь в FB Consulting — мы поможем провести инвентаризацию, оформить документы, исправить ошибки в учёте и навести порядок в бизнесе.
Работаем с организациями любого масштаба и формы собственности.