325 подписчиков

Умные шаблоны в Excel: Добавляем условия и проверки, чтобы документы заполнялись сами

7 октября7 окт

3 мин

Всем привет! Помните наш шаблон служебной записки, который автоматически подставлял ФИО и должность? Это был лишь первый уровень. Сегодня мы научим его думать! Представьте: шаблон сам решает, какой текст показать, подсвечивает ошибки и даже рассчитывает числа на основе ваших данных. Звучит как магия? Нет, это просто грамотное использование формул. Погружаемся в создание шаблонов с искусственным интеллектом из прошлой статьи и делаем их по-настоящему умными! Обычный шаблон с подстановкой данных — это как робот-сборщик: быстрый, но бездумный. Умный шаблон — это уже робот-помощник, который: Это основа логики в Excel. Синтаксис прост: =ЕСЛИ(условие; что_показать_если_да; что_показать_если_нет) Практический пример: В шаблоне служебной записки мы хотим автоматически определять обращение «Уважаемый» или «Уважаемая» на основе пола сотрудника. 2. В шаблоне пишем умную формулу: =ЕСЛИ(ВПР($H$1;Сотрудники!$A:$F;6;ЛОЖЬ)="М"; "Уважаемый"; "Уважаемая") Что будет, если ввести несуществующий ID? Появит

Оглавление

🎯 Зачем это нужно?
🛠️ Инструменты для «прокачки» шаблона
1. Функция ЕСЛИ — наше всё!

Всем привет!

Помните наш шаблон служебной записки, который автоматически подставлял ФИО и должность? Это был лишь первый уровень. Сегодня мы научим его думать!

rutube.ru

Хитрости Эксель — полная коллекция видео на RUTUBE

Представьте: шаблон сам решает, какой текст показать, подсвечивает ошибки и даже рассчитывает числа на основе ваших данных. Звучит как магия? Нет, это просто грамотное использование формул.

Погружаемся в создание шаблонов с искусственным интеллектом из прошлой статьи и делаем их по-настоящему умными!

🎯 Зачем это нужно?

Обычный шаблон с подстановкой данных — это как робот-сборщик: быстрый, но бездумный. Умный шаблон — это уже робот-помощник, который:

✅ Сам принимает решения (показать или скрыть блок текста)
✅ Контролирует ошибки (не даст ввести ерунду)
✅ Автоматически считает (премии, стаж, суммы)
✅ Работает по сценариям («Если стаж больше 3 лет, то...»)

🛠️ Инструменты для «прокачки» шаблона

1. Функция ЕСЛИ — наше всё!

Это основа логики в Excel. Синтаксис прост:

=ЕСЛИ(условие; что_показать_если_да; что_показать_если_нет)

Практический пример: В шаблоне служебной записки мы хотим автоматически определять обращение «Уважаемый» или «Уважаемая» на основе пола сотрудника.

Добавляем в базу данных столбец «Пол» (М/Ж)

2. В шаблоне пишем умную формулу:

=ЕСЛИ(ВПР($H$1;Сотрудники!$A:$F;6;ЛОЖЬ)="М"; "Уважаемый"; "Уважаемая")

2. ЕСЛИОШИБКА — защита от сбоев

Что будет, если ввести несуществующий ID? Появится страшная ошибка #Н/Д. Фиксим!

=ЕСЛИОШИБКА(ВПР($H$1;Лсит1!$A:$F;2;ЛОЖЬ); "Сотрудник не найден")

Теперь при ошибке будет показываться понятное сообщение

💼 Реальные кейсы из жизни

Кейс 1: «Умное поле для премии»

Задача: В шаблоне приказа о премии нужно автоматически рассчитывать размер премии: 10% от оклада, но не менее 5000 ₽.

Решение:

=МАКС(ВПР($H$1;Сотрудники!$A:$F;5;ЛОЖЬ)*0,1; 5000)

Но, сначала добавляем в базу данных колонку с окладом.

ВПР находит оклад сотрудника
*0,1 умножает на 10%
МАКС выбирает большее значение: либо 10%, либо 5000 ₽

Кейс 2: «Динамический текст в договоре»

Задача: В шаблоне договора аренды нужно менять условия в зависимости от срока.

Решение:

=ЕСЛИ(B7>12; "с правом пролонгации на тех же условиях"; "без права пролонгации")

Где B7 — ячейка со сроком аренды в месяцах.

🔍 Проверка данных: Ставим «забор» от дурака

Часто шаблоны заполняют разные люди. Сделаем так, чтобы они не могли ошибиться.

Пример: В ячейке для «% премии» можно ввести только числа от 0 до 50.

Выделяем ячейку
«Данные» → «Проверка данных»
Настраиваем:
Тип данных: Целое число
Минимум: 0
Максимум: 50
Во вкладке «Сообщение об ошибке» пишем: «Процент премии должен быть от 0 до 50!»