Куда смотреть при проведении проверки, чтобы выявить истинную ситуацию.
Хрестоматийные учебники по внутреннему аудиту часто упускают один критически важный момент: как работать с управленческой информацией и отчетностью. А ведь именно она зачастую становится тем самым ключом, который помогает «докопаться» до сути происходящего в бизнес-процессах.
Почему это так важно? Достижение истины при проверке — необходимое условие для объективных выводов. Но если мы будем смотреть только на бухгалтерские данные, картина будет неполной, а иногда и искаженной.
Бухгалтерия vs Управленческие данные: В чем фундаментальная разница?
Бухгалтерский учет — это, безусловно, базовый источник информации. Но строить на нем всю проверку нельзя.
Ключевая ценность управленческой информации в том, что ее составляют не бухгалтеры.
- Бухгалтерия видит картину широко, но ее задача — «причесать» данные, привести их к единому стандарту, убрать нестыковки и несоответствия.
- Профильные подразделения (производство, логистика, продажи) фиксируют свою работу в управленческих отчетах «вблизи от реальности». Часто — без оглядки на бухгалтерские стандарты.
Это напоминает эффект «испорченного телефона»: информация, поднимаясь от исполнителей к топ-менеджменту, на каждом уровне искажается — где-то неумышленно, а где-то ее стараются подать в выгодном свете.
Вывод для аудитора: чтобы увидеть реальную картину, нужно опираться на первоисточники — на данные, которые создают непосредственные исполнители.
Что конкретно искать? Источники управленческой «правды»
Чтобы найти эти источники, нужно провести настоящую детективную работу:
- Проводите интервью с ответственными лицами.
- Смотрите, как и где они фиксируют свою работу: в каких системах, журналах, файлах.
- Анализируйте их КПЭ. Под каждый ключевой показатель эффективности обязательно формируется какая-то отчетность — вот вам и готовый источник данных.
Типичные примеры источников управленческой информации:
- ПО для управленческого учета (Отдельные программы или надстройки к 1С).
- Журналы учета выхода продукции, доступа на территорию.
- Файлы в Excel, которые ведут исполнители.
- Отчеты и материалы службы безопасности — они фиксируют факты, но не всегда имеют компетенции их оценить в контексте бизнес-процессов.
Сверяя эти данные с бухгалтерскими отчетами, вы почти наверняка увидите различия. И вот тут начинается самое интересное.
Примеры из практики: Когда управленческие данные открывали глаза
Пример 1: Производственные тайны и «неустановленные» нормативы
На производстве ссылались на нестабильное качество сырья и невозможность установить нормы выхода продукции. Однако анализ баз производственного учета показал: фактические нормы давно были рассчитаны и использовались! Менеджмент просто не хотел их формализовать, чтобы не нести ответственность.
Что вскрылось:
- Стало возможным выявить сверхнормативные потери.
- Обнаружились проблемы с производственной дисциплиной.
- В итоге ответственные лица признались, что старое измерительное оборудование не дает точных данных, а новое оборудование руководство не покупает в целях «экономии».
При этом бюджет на новое оборудование был в разы меньше, чем потенциальные потери от манипуляций и неточностей.
Пример 2: «Элитный» подрядчик и его «тени»
При проверке строительства журнал доступа на объект показал любопытную деталь: под видом сотрудников подрядчика, с которым менеджмент рекомендовал заключить контракт, как с очень "высококвалифицированной и экспертной компанией" из другого региона на объект регулярно проходили несколько местных ИП.
Официальная версия: наняли экспертов для сложных работ.
Реальность, показанная журналом: «эксперты» были лишь подставой. Фактически работу выполняли местные ИП, причем их услуги стоили в 3 раза дешевле.
Без простого журнала доступа вскрыть эту схему и оценить реальную эффективность затрат было бы невозможно.
Важный нюанс: Не игнорируйте «ручные» источники
В эпоху цифровизации, когда аудитор может получить все данные из системы, легко пропустить информацию, которая ведется вручную.
Правило: если в компании полно IT-систем, но какие-то данные люди продолжают записывать вручную (в журналы, Excel-файлы) — на это есть причина! Этому источнику нужно уделить особое внимание.
Резюме:
- Бухгалтерская отчетность дает формальную, «причесанную» картину.
- Управленческая информация от исполнителей — это срез реальности, который помогает увидеть процессы изнутри.
- Сравнивая их, внутренний аудит выходит на новый уровень эффективности, находит скрытые риски и реальные возможности для оптимизации бизнеса.
Именно такой комплексный подход позволяет нам быть не «злобными проверяющими», а настоящими помощниками для бизнеса.