Более 10 лет работы в финансах и вот что я вам посоветую.
За годы работы я освоил множество функций Excel - не только формулы, но и сводные таблицы, макросы, диаграммы. При этом всем разнообразии на подкорке у меня в голове лишь ряд формул и способность делать сводные таблицы. Макросы – это из серии один раз сделал и забыл, тем более сейчас это делается при помощи ИИ очень просто, диаграммы нужны так часто, что при необходимости всегда можно зайти в поисковик и посмотреть, как сформировать диаграмму в том или ином виде, соответственно в голове держать это смысла нет.
На мой взгляд, в работе с Excel, очень важно понимать, что он может сделать, но в наш век информационной насыщенности нет необходимости прочно запоминать и каждый раз тренировать те или иные навыки, чтобы их не забывать, только ради того, чтобы пару раз в год их применить. В интернете все это есть и всегда можно воспользоваться подсказкой по тем вопросам, когда вы знаете, что Excel на это способен, но как это сделать пошагово, точно не знаете.
Тем не менее, чтобы быть эффективным, ряд формул все-таки должны «отскакивать от зубов», а в нашем случае от рук. Поскольку они используются настолько регулярно, что это будет роскошью для специалиста каждый раз обращаться к интернету, чтобы выяснить как правильно сделать то или иное действие.
Какие же это формулы?
1. СУММЕСЛИМН (SUMIFS)
Не буду писать здесь про формулу СУММ, поскольку это слишком просто, да и всегда можно выделить массив и эксель вам покажет сумму внизу справа. Формула СУММЕСЛИМН позволит вам просуммировать значения в массиве по определенным критериям, причем количество критериев вы определяет сами. Формула работает просто достаточно просто – выбираете массив с цифрами, затем массив с критериями, затем нужный критерий. Если массивов с критериями несколько, то после первого критерия добавляете еще массив и еще критерий.
Применение формулы самок широкое и самое регулярное. Также есть в Excel формул СУММЕСЛИ, которая собой представляет, по сути, тоже самое, но при условии, что критерий только один. Не советую к ней привыкать в связи с тем, что независимо от количества критериев вы можете применять формулу СУММЕСЛИМН
2. ВПР (VLOOKUP)
Формула, которая применяется чтобы сверить из одной таблицы Excel вытянуть необходимую информацию в необходимом столбце в другой массив по совпадающим критериям.
Представьте, что у вас есть список товаров с артикулами в одной таблице, а в другом месте — прайс-лист с артикулами и ценами. ВПР может по артикулу найти товар в прайс-листе и подставить его цену рядом с его названием.
Логика функции: =ВПР(что_искать; где_искать; номер_столбца; [интервальный_просмотр])
Подсказки:
- В конце функции (там где интервальный просмотр) есть опция точный поиск или приблизительный поиск, для этого нужно ввести 0 (точный поиск) или 1 (приблизительный поиск). Так вот 1 сколько раз я не пробовал использовать, всегда получалась какая-то ересь – рекомендую использовать 0.
- Если при применении формулы выдается ошибка (выглядит так - #Н/Д), но вы при этом уверены, что критерии абсолютно одинаковы, то проверьте нет ли лишних пробелов в одном из критериев, не написаны ли буквы, которые выглядят одинаково разными языками (например буква С), а также что все введено в одинаковом формате (например, даты введены как текст в одной таблице, а в другой введены как числа)
- ВПР (VLOOKUP) - это вертикальный вариант формулы. Есть еще горизонтальный – ГПР (HLOOKUP). То же самое, только по горизонтали
- Усложненный вариант ВПР называется ИНДЕКС (ПОИСКПОЗ…), он же INDEX (MATCH…). Сразу проверяет критерии по горизонтали и вертикали и вытягивает из таблицы нужное значение.
3. ЕСЛИ (IF)
Одна из базовых формул, но также применяется очень часто, особенно для проверки логики в больших массивах. При ее помощи можно не только проверить равны ли ячейки или больше-меньше, но и сверять текст, классифицировать данные, работать с данными и т. д.
Подсказка: в формулу ЕСЛИ можно вкладывать еще одно ЕСЛИ, то есть если проверяемое условие не соответствует или соответствует логическому выражению, можно вложить в формулу еще одно условие ЕСЛИ, чтобы проверить следующее условие и формула внесла нужный результат в ячейку. Таким образом можно создавать сложные логические условия формулы при помощи нескольких ЕСЛИ.
4. ПОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ (SUBTOTAL)
Данная формула может приобретать вид любой из нужных функций (сумма, среднее, счет и т. д.), но применяется только для видимых ячеек. Например, есть диапазон, для которого используется фильтр в EXCEL, и нужно видеть сумму или количество значений при каждом применении фильтра – тогда ставим в не отфильтрованную область формулу ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ и при каждом применении фильтра видим получившиеся значения
5. СЧЁТЕСЛИМН (COUNTIFS)
Здесь тоже самое, что и СУММЕСЛИМН, но применяется для того, чтобы посчитать количество значений, соответствующих установленному критерию. Более упрощенный вариант – СЧЁТ (COUNT) просто считает количество значений
Будьте внимательны, в Excel нужно обязательно вводить букву Ё при написании формулы, иначе он не поймет, что вы хотите.
Итак, надеюсь вам было полезно. Понимаю, что в зависимости от специфики деятельности набор функционала может меняться, но я вывел свой топ за 10 лет работы в финансах, сменив за это время несколько направлений.
А какой ваш топ формул?