У бизнесмена всегда есть соблазн представить все финансово неоправданные расходы в качестве представительских, а еще и уменьшить на эти суммы налоги. Мечтать не вредно!
Что такое представительские расходы
Налоговый кодекс РФ определяет представительские расходы как расходы на официальный прием или обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах, и участников заседаний руководящего состава.
Цели этих мероприятий должны быть строго деловыми:
- установление и поддержание взаимного сотрудничества с фактическими или потенциальными партнерами или клиентами,
- организация встречи руководящих лиц, заседания совета директоров.
Это может включать:
- проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия), причем учитываются расходы на участников с обеих сторон переговоров — и деловых партнеров, и принимающей стороны,
- транспортное обеспечение доставки лиц, участвующих во встрече, к месту проведения мероприятия,
- буфетное обслуживание во время переговоров,
- оплата услуг сторонних переводчиков, если это необходимо.
Четко указано, что не относится к представительским расходам, это
- организация развлечений и отдыха,
- профилактика или лечение заболеваний.
Оплата проживания партнеров в гостинице, их питания вне рамок деловой встречи, санаторно-курортные услуги, подарки участникам, декорирование помещения, организация досуга и отдыха, развлекательная программа во время официальной встречи, тимбилдинг или корпоратив для собственных сотрудников — все это не относится к представительским расходам.
Учет представительских расходов при налогообложении
Самый интересующий предпринимателей вопрос — как сделать так, чтобы на представительские расходы уменьшить налогооблагаемую базу и снизить сумму налога.
Законодательство позволяет это сделать, но есть нюансы.
- Уменьшить налогооблагаемую базу на сумму представительских расходов могут только компании и индивидуальные предприниматели, применяющие ОСНО — общую систему налогообложения; при других системах налогообложения (УСН «доходы минус расходы» или ЕСХН) это делать неправомерно, так как такие траты не указаны в закрытом перечне расходов для этих спецрежимов.
- Существует норматив 4% от расходов на оплату труда за тот отчетный период (квартал, полугодие, 9 месяцев, год), в котором проводилось мероприятие, сумму представительских расходов в пределах норматива можно включить в состав прочих расходов, уменьшающих налоговую базу при исчислении налога на прибыль. Расчет производится исходя из начисленной, а не фактически выплаченной заработной платы. Причем если представительские расходы в одном отчетном периоде превысили норматив, их можно будет учесть по итогам следующего периода, так как налоговая база и расходы на оплату труда считаются нарастающим итогом. Но на следующий год остаток не переносится.
- Входной НДС можно принять к вычету только с той части представительских расходов, которые уменьшили налоговую базу по налогу на прибыль. Если расходы были оплачены наличными или картой и к отчету приложен кассовый чек, без счет-фактуры, то это сделать невозможно.
- Должно быть экономическое обоснование и документальное подтверждение проведения деловой встречи. Без этого налоговая служба расценит представительские суммы как необоснованно включенные в состав расходов траты, результатом будут доначисления налога, пени и штрафы.
Как правильно оформить представительские расходы
Избежать неприятных ситуаций и лишних вопросов со стороны налоговой службы возможно, если грамотно подготовить документы, касающиеся проведения деловых встреч.
Если в компании регулярно проводятся бизнес-мероприятия и на них тратятся значительные суммы, нужно ответственно подойти к документальному оформлению таких расходов. Главная задача — собрать неопровержимые доказательства того, что деньги компании были потрачены именно в целях развития бизнеса, создания положительного имиджа компании, поддержания или укрепления деловых связей с клиентами, партнерами или поставщиками.
Пакет документов состоит из следующего:
- приказ руководителя о проведении делового мероприятия — в нем фиксируется дата, время, место проведения встречи, цели, задачи и вопросы для обсуждения, все участники мероприятия с обеих сторон, ответственное лицо, производящее расходы для организации мероприятия,
- смета расходов с перечнем услуг и их стоимости — для обоснования размера трат, а также внутреннего контроля за бюджетом мероприятия,
- программа встречи или расписание мероприятий — подтверждает исключительно деловой характер, без развлекательных составляющих,
- авансовый отчет с подтверждающими расходы документами (чеки, акты выполненных работ, накладные, счет-фактуры, договоры),
- отчет о проведенном мероприятии, фиксирующие итоги и достигнутые договоренности, даже если встреча не привела к положительному решению.
Представительские расходы могут стать эффективным инструментом поддержания взаимовыгодного сотрудничества с деловыми партнерами или принятия ключевых стратегических решений руководством бизнеса.
Чтобы избежать возможных проблем с налоговой службой, нужно четко понимать, что входит в понятие «представительские расходы», не превышать установленных лимитов и не пренебрегать документальным оформлением.
От авторов
Компания «Ленбаланс» - партнер фирмы «1С».
Профессиональная поддержка в вопросах бухгалтерского, налогового и кадрового учета учета, расчета заработной платы.
Гарантируем высокий уровень сервиса и удобное взаимодействие. Подстроимся под ваши запросы и бюджет.
При любом варианте сотрудничества проведем бесплатный экспресс-аудит вашей учетной системы и отчетности. Предоставим программу «в облаке» с доступом 24х7, личный кабинет на сайте и в мобильном приложении, супер-защищенное хранение данных в дата-центре 1С.
Ответим на все вопросы по телефону +7 (800) 222-21-75 .