Как быть, если журнал регистрации инструктажей утерян на рабочем месте? Как это оформить? Нужно ли сразу провести повторный инструктаж?
💬 Ответ:
В первую очередь, задокументируйте факт утери 👇🏻
➜ Сотрудник, обнаруживший утерю, должен написать служебную записку. На её основании минимум из трёх человек создаётся комиссия, которая расследует инцидент.
➜ Комиссия составляет Акт об утере, описывая ситуацию, причины утери и указывая на необходимость завести новый журнал.
❗️ Акт служит основанием для объяснения отсутствия документов во время проверок.
Далее на основании составленного акта руководитель организации издаёт Приказ, в котором утверждается факт утери журнала и назначаются ответственные за проведение внепланового инструктажа и ведение нового журнала.
После этого можно приступить к оформлению нового журнала, при этом важно учесть:
- в новый журнал вносятся записи о всех работающих сотрудниках;
- под списком сотрудников делается пометка: «Работники ознакомлены с инструкцией №1 на основании приказа №ХХ от хх.хх.хххх ввиду утери журнала водного инструктажа»;
- даты фактически проведённых инструктажей ставятся в соответствующей графе (записи ни в коем случае не вносятся задним числом);
- новый журнал должен быть пронумерован, прошнурован и заверен подписью руководителя организации.
❗️ Как только журнал будет создан и оформлен, проведите внеплановый инструктаж. Именно внеплановый, а НЕ повторный.
⚠️ Обратите внимание! Отсутствие журнала при проверке инспекцией труда расценивается как непроведение инструктажей.
Также учтите, что журналы инструктажей должны храниться в организации 45 лет, поэтому даже заполненные и архивные журналы требуют бережного отношения.
Больше полезной информации в телеграм-канале https://t.me/anosfera