МаксФил — современная швейная фабрика полного цикла, которая успешно работает на рынке производства корпоративной продукции. Компания зарекомендовала себя, как надёжный производитель с широким спектром услуг в сфере брендирования и пошива.
Основные направления работы: производство сумок, рюкзаков, портфелей и одежды, и создание брендированной продукции для корпоративных клиентов: бизнес-сувениры, автомобильные аксессуары, спортивные товары и др.
Компания работает по всей России. Офис и производство расположено в городе Белгород.
Сейчас в Битрикс24 работает 27 сотрудника.
В этой статье мы расскажем:
- как компания пришла к решению об автоматизации;
- какие проблемы удалось решить с помощью современных инструментов;
- какие результаты были достигнуты.
Цели и задачи автоматизации
До внедрения автоматизации компания «МаксФил» работала по устаревшей системе — все процессы велись на бумажных носителях.
Это создавало множество проблем в управлении и организации работы:
- отсутствовала единая база данных клиентов;
- сложно было отслеживать историю заказов;
- терялась важная информация при передаче между сотрудниками;
- трудно было контролировать сроки выполнения заказов.
Цели проекта автоматизации
Создание единой системы: для учета клиентов с полной историей взаимодействия;
Внедрение автоматизации продаж — от первого контакта до отгрузки готового изделия;
Организация контроля сроков выполнения заказов и оплаты;
Централизация всех каналов коммуникации;
Почему выбрали Бирикс24
При выборе системы автоматизации ключевыми факторами стали:
- комплексный подход к решению бизнес-задач: CRM, Задачи, Бизнес-процессы и др;
- возможность интеграции с различными каналами коммуникации;
- наличие готовых инструментов для автоматизации продаж;
- возможность масштабирования под растущие потребности бизнеса.
Детали проекта
Основной фокус при внедрении системы был направлен на оптимизацию работы следующих отделов:
- отдел продаж — автоматизация работы с клиентами;
- производственный отдел — организация контроля заказов;
- административный отдел — управление согласованиями и документами.
1. Настройка структуры компании
Была настроена структура компании и права доступа к информации для каждого сотрудника.
Цель - создание индивидуальных рабочих пространств.
2. Настройка CRM
Были настроены 2 воронки продаж со своими этапами (в том числе Отказ и Успех). В каждой воронке настроены поля в карточках сделок и обязательность полей.
Настроена карточка Лида: стадии, поля, карточка просмотра.
3. Настройка Смарт-процессов
Реализованы 6 цифровых пространств на смарт процессах:
1. Договора
2. Заказ в производство
3. Отгрузки
4. Закупка сырья
5. Наряды по цехам
6. Изделия.
В каждом смарт-процессе настроены поля, по запросу клиента, и видимость смарт-процессов в разных сущностях.
4. Настройка бизнес-процесса для создания карточки изделия
Название: Обработка заявки на изделие
Запуск: Из карточки сделки (менеджером)
Как работает:
1. Менеджер запускает БП(бизнес-процесс) из карточки сделки;
2. Менеджер заполняет форму в карточке сделки;
3. Данные сохраняются в карточке БП и привязываются к сделке;
4. Заявка передается ответственному сотруднику и автоматически назначается задача после отправки формы;
5. Сотруднику поступает уведомление (email/чат): «Новая заявка от [Менеджер]. Срок: [Желаемая дата исполнения]»;
6. Как только сотрудник приступает к задаче, в сделке меняется статус на «В работе»;
7. Приходит автоматическое уведомление менеджеру: «Заявка №[ID] принята в работу ФИ»;
8. Менеджер видит статус выполнения задачи в режиме реального времени в карточке БП;
9. Завершение БП. Сотрудник закрывает задачу после выполнения, и автоматически обновляется статус в карточке сделки.
5. Настройка роботов и триггеров
Были настроены роботы на стадиях воронок продаж для уведомления коллег о работе с клиентом и постановки задач менеджерам с подписанием договора, подготовкой КП и т.д.
6. Настройка источников коммуникаций
Были настроены основные источники коммуникаций с клиентами.
Обучение персонала
Для успешного внедрения были реализованы следующие шаги:
- проведение вводных тренингов для всех сотрудников;
- создание подробных инструкций по работе с системой;
- назначение внутренних экспертов для помощи коллегам;- организация регулярных консультаций.
Топ-менеджмент компании и другие сотрудники активно использует возможности Битрикс24: CRM, задачи и другие настроенные инструменты.
Преодоление сложностей
Сопротивление изменениям со стороны части сотрудников — решено через дополнительное обучение и демонстрацию преимуществ новой системы.
Технические нюансы при настройке бизнес-процессов — преодолены благодаря индивидуальному подходу к настройке каждого процесса.
Все возникшие сложности были преодолены благодаря профессиональному подходу команды внедрения и готовности руководства компании поддерживать процесс трансформации.
Результаты проекта
- Централизация всех заказов и коммуникаций с клиентами
- Повышение прозрачности работы с клиентами
- Повышение эффективности работы сотрудников
Нематериальные выгоды
- Повышение мотивации сотрудников благодаря удобству работы в единой системе
- Улучшение взаимопонимания между отделами
- Рост профессионализма за счет систематизации знаний
Практические примеры использования
Работа с клиентами: менеджеры ведут все коммуникации через Битрикс24, собирают и анализируют данные о клиентах.
Управление задачами: четкое распределение обязанностей и контроль сроков выполнения.
Бизнес-процессы: постепенное освоение смарт-процессов для оптимизации производства.
Хотите обсудить проект? Оставьте заявку на консультацию
Если у вас остались вопросы, напишите нам в чат или на почту manager@smartbiznes.org
Телефон 89581009458