Предлагаю вашему вниманию развернутое пояснение к параметру «Выполнять предварительный расчет документов» в 1С ERP. Этот параметр реализует технологию распределенной обработки данных, позволяющую оптимизировать workflow между кадровыми специалистами и расчетчиками заработной платы.
Развернутое пояснение параметра
1. Общее назначение и концепция
Данный параметр внедряет принцип разделения процессов ввода данных и их финальной обработки. Его концепция заключается в создании двухэтапной системы расчета, где первичный ввод и расчет выполняются разными специалистами в разное время.
- Принцип "Конвейерной обработки кадровых данных": Ключевая идея — позволить кадровикам сразу видеть финансовые последствия своих решений, не дожидаясь работы расчетного отдела.
- Цель: Оптимизировать взаимодействие между отделами, сократить общее время обработки кадровых документов и обеспечить предварительный контроль корректности расчетов.
2. Механизм работы и техническая реализация
При активации параметра система активирует специальный режим обработки кадровых документов:
- Автоматический расчет при создании документа:
При вводе кадровиком таких документов как "Отпуск", "Больничный лист", "Командировка", система автоматически выполняет их полный расчет
Рассчитываются все суммы: начисления, НДФЛ, базы для страховых взносов
Документ сохраняется в состоянии "Рассчитан, но не проведен" - Разделение прав и обязанностей:
Кадровик видит рассчитанные суммы и может проверить корректность введенных данных
Расчетчик зарплаты видит документы в готовом к проведению состоянии
Для завершения обработки достаточно только провести предварительно рассчитанные документы - Техническая реализация:
Расчет выполняется в фоновом режиме без блокировки работы пользователя
Данные сохраняются в специальных временных регистрах
При проведении документа расчетчиком происходит окончательная фиксация результатов
3. Ключевое применение: Для организаций с разделенными функциями
Данная настройка наиболее эффективна для компаний, которые:
- Имеют выделенный кадровый отдел, не занимающийся непосредственно расчетом зарплаты
- Обладают сложной иерархией согласования кадровых документов
- Работают в условиях сжатых сроков обработки заявлений сотрудников
- Стремятся к повышению прозрачности процесса расчета выплат
4. Гибкость, ограничения и интеграция
- Гибкость конфигурации:
Ускорение процессов — сокращается время между подачей заявления и отражением его в расчете
Повышение качества данных — кадровик сразу видит финансовые последствия своих действий
Распределение нагрузки — расчеты выполняются равномерно в течение месяца - Ограничения и требования:
Требует четкого регламента взаимодействия между отделами
Необходимость обучения кадровиков основам работы с расчетными документами
Возможность расхождений если между предварительным расчетом и проведением изменились базовые данные (оклады, ставки)
Дополнительная нагрузка на систему в периоды массового ввода документов
5. Процесс настройки и управления
Процесс внедрения параметра требует организационной подготовки:
- Анализ бизнес-процессов: Изучение текущего workflow между кадровой службой и расчетным отделом
- Разработка регламента: Определение сроков и ответственности за ввод и проверку документов
- Настройка прав доступа: Конфигурация ролей для кадровиков и расчетчиков
- Обучение персонала: Инструктаж по работе с новым функционалом
- Тестовое внедрение: Проверка работы системы на ограниченном наборе документов
Итог простыми словами
- Без включения параметра: Кадровик заполняет документ как "черновик" без сумм. Расчетчик должен открыть каждый документ, пересчитать его и только потом провести. Это похоже на то, как если бы официант только принимал заказ, а повар должен был сам рассчитывать стоимость каждого блюда.
- После включения параметра: Кадровик заполняет документ, и система сразу показывает все суммы. Расчетчику остается только проверить и нажать кнопку "Провести". Это аналогично работе современного ресторана, где официант вносит заказ в систему, и касса сразу показывает итоговую сумму.
Как это выглядит на практике:
- Сценарий: Сотрудник Петров подает заявление на отпуск с 15 по 28 октября.
- Процесс при ВКЛЮЧЕННОМ параметре:
Кадровик создает документ "Отпуск", указывает даты и причину отпуска.
Система автоматически рассчитывает сумму отпускных, НДФЛ, взносы.
Кадровик видит, что сумма отпускных составила 45 280 рублей, и может сразу сообщить ее сотруднику.
В конце месяца расчетчик зарплаты видит в списке документ "Отпуск" Петрова в статусе "Рассчитан".
Расчетчик проверяет корректность данных и проводит документ одним кликом. - Результат: Время обработки сокращается с нескольких дней до нескольких часов, сотрудник сразу знает сумму выплаты, нагрузка на расчетный отдел распределяется равномерно.
Рекомендация по использованию:
Флажок «Выполнять предварительный расчет документов» следует устанавливать когда:
- В компании работает более 100 сотрудников
- Есть выделенный кадровый отдел
- Ежедневно обрабатывается значительное количество кадровых документов
- Важна оперативность информирования сотрудников о размерах выплат
Параметр не рекомендуется использовать если:
- Функции кадровика и расчетчика совмещены
- В организации менее 50 сотрудников
- Между вводом документа и его проведением проходит значительное время (более недели)
- Отсутствует стабильная практика работы с системой
Критически важное замечание:
Как указано в описании параметра, эффективность его использования напрямую зависит от того, что "между вводом документов кадровиками и расчетом документов расчетчиками зарплаты проходит незначительное время". В противном случае предварительно рассчитанные данные могут устареть и потребовать пересчета.
Таким образом, параметр «Выполнять предварительный расчет документов» — это организационный оптимизатор, который трансформирует линейный процесс обработки кадровых данных в параллельный конвейер, значительно повышая эффективность взаимодействия между подразделениями и ускоряя обслуживание сотрудников компании.