Финансовый директор подготовил отчётность и презентовал её генеральному директору или собственнику. Всё изучив, он получает ответ: "Надо переделать! Здесь всё не так, у нас не было таких доходов и расходов!"
Что почувствует финансовый директор? Конечно, раздражение, злость, несправедливость и желание вообще больше ничего не делать.
Знакомая ситуация? Нам да!
Мы, Лейла Сепертеладзе и Светлана Сальникова — CFO с общим опытом в финансах 40 лет, не раз слышали от коллег, что они сталкивались с подобной ситуацией.
Вдох!
Выдох!
Разбираемся, что с этим делать.
Как отстоять отчётность?
❗️ Если есть неуверенность, то вы заведомо в проигрышной позиции.
В таком случае придётся следовать указаниям проверяющего.
Финансовый директор должен быть уверен в своих цифрах, как в том, что Земля круглая. Уверенность, умение донести позицию и грамотно презентовать отчёт — это выигрышный вариант. Поэтому важно не просто показать цифры, а показать реальное положение дел.
Условия, которые помогут отстоять свою позицию:
1️⃣ Налаженный учет и прозрачная структура
Все процессы четко прописаны и согласованы: что, где и как учитывается.
Существует учетная политика — она должна быть понятной, доступной и формализованной.
✅ Учёт ведётся в профессиональной системе, не в Excel.
Excel может служить инструментом для отчетности и анализа, а не для ведения учета.
Программы, которые можно использовать для ведения учета:
- 1С;
- ПланФакт;
- Adesk;
- ФинТабло.
И другие аналогичные системы, выбирайте в зависимости от масштабов и задач бизнеса.
2️⃣ Наличие трёх составляющих управленческих отчётов
ОПУ — отчёт о прибылях и убытках;
ОДДС — отчёт о движении денежных средств;
Управленческий баланс.
Без этих отчётов не получить полное представление о ситуации.
3️⃣ Глубокое понимание взаимосвязей в отчётности
Финансовый директор должен видеть связи между отчетами и понимать, что стоит за каждой цифрой:
- где начисления;
- где предоплаты;
- где движение денежных средств, а где его нет.
Это то, на что будете опираться при разговоре с собственником.
Прибыль ≠ деньги
Рассмотрим два распространенных случая, когда собственник заявляет: "Отчётность не соответствует действительности!"
Сценарий 1
В отчете показана прибыль, но на счете нет денежных средств. Сразу вспоминается мем: "Где деньги, Зин?"
А ведь действительно: прибыль есть, денег нет.
✅ Объясняем: в управленческом учёте мы применяем метод начисления, а не кассовый. Работы выполнены, счета выставлены клиенту, прибыль учтена — но деньги ещё не поступили, так как клиент оплачивает с отсрочкой. Эти суммы отражаются как дебиторская задолженность в балансе.
Или, например, получили оплату от клиента, но тут же направили предоплату за материалы по другим заказам. В этом случае деньги ушли, а отгрузки только планируются. Из-за этого дохода по новым сделкам нет, но в отчете присутствует прибыль от ранее завершенных работ.
❗️ Вывод: наличие денежных средств на счетах может не совпадать с показателями прибыли, поскольку движение денег зависит от условий договоров, в то время как прибыль учитывается по факту выполнения обязательств.
Сценарий 2
На счете много денег, а прибыль практически равна нулю.
Закономерная реакция от директора:
«Прибыль крошечная, а на счету — миллионы! Что за ерунда в отчетности?»
✅ Объясняем: это может быть связано с привлечением кредитных средств или инвестициями.
Также могла пройти предоплата от клиента, при этом отгрузка товаров еще не состоялась. В таком случае доход не зафиксирован, хотя деньги уже находятся на счете.
Кроме того, возможно, что мы еще не рассчитались с поставщиками. Клиент произвел оплату, но мы никому ничего не оплатили. Прибыль в этом случае оказывается иллюзорной: деньги есть, а обязательства продолжают накапливаться.
❗️ Вывод: наличие денег на счету не всегда свидетельствует о прибыли. Они могут возникнуть в результате различных процессов: займов, предоплат или несвоевременных расчётов.
Три критичных навыка финансового директора
Финансовый директор — надёжный партнер!
Мы часто повторяем, что финансовый директор отвечает за цифры, контроль и достоверность. Но на самом деле это лишь верхушка айсберга: ниже скрывается огромная выдержка, уверенность в своих действиях и профессиональная этика.
1️⃣ Финансовый директор не подстраивает отчётность под настроение собственника
Согласитесь, бизнес — это не игра в песочнице, и мы не должны бояться, что кулич рассыпется и испортит настроение директору.
Отчётность — это инструмент для принятия взвешенных решений и оценки реального состояния дел в компании. Она должна служить основой для стратегического планирования и оперативного управления, а не просто быть красивой картинкой!
Поэтому на предложение «поправь здесь пару цифр» обосновываем результаты и обсуждаем их.
Наша задача — отражать фактические результаты.
Есть разовые факторы — укажите.
Есть прогноз на восстановление — покажите.
Но ни в коем случае не скрывайте убытки под безосновательной переоценкой запасов или под будущими курсовыми эффектами. Это искажение сути.
2️⃣ Не готовьте отчётность в спешке
Нарушение сроков — это плохо. Но еще хуже — предоставить отчёт с ошибками.
Если собственник однажды обнаружит ошибку, он перестанет обращать внимание на суть документа и начнет искать подводные камни. Доверие будет подорвано.
Принимаемые на основе данных решения могут стоить миллионы, и ответственность за ошибки ляжет на финансовую службу. Поверьте, после таких «промахов» доверие трудно восстанавливать.
Если понимаете, что не до конца проверили, отложите сдачу отчётность и просмотрите ещё раз детали. В идеале переключитесь на другие дела, выпейте кофе и свежим взглядом взгляните снова на документы.
3️⃣ Подвергайте отчётность критическому анализу
Ошибки могут проявляться как в сторону уменьшения, так и в сторону увеличения. Даже значительная прибыль требует проверки.
Каждый отчет анализируйте, учитывая:
- Динамику за разные периоды;
- Статистический и факторный анализ;
- Сравнение доходов и расходов по времени.
Только так можем убедиться в корректности отчетности, логичности трендов и готовности данных для изучения собственником.
Грамотный финансовый директор должен поразмышлять: "Какие вопросы могут появиться?" После подумать, какие можно дать ответы.
Как убедить собственника в достоверности отчётности?
1️⃣ Представьте все три отчёта:
- отчёт о прибылях и убытках,
- отчёт о движении денежных средств,
- баланс.
Важно показать полную картину, а не только PL.
2️⃣ Обратите внимание на взаимосвязи между отчётами
Укажите, где отражена дебиторская задолженность, где — кредиторская, и объясните, куда ушли деньги, если прибыли нет.
3️⃣ Объясните всё простым языком, избегая сложной терминологии
Собственник не обязан разбираться в тонкостях учета, но он должен понять логику.
✅ Финансовый директор — это специалист, который отражает реальное состояние бизнеса через финансовую отчётность.
Если отчётность составлена корректно, она правдива! Даже если на счетах ноль, это не обязательно означает отсутствие прибыли. И наоборот, наличие денег на счетах не всегда соответствует фактически заработанным средствам.
Важны:
- организованная система учёта,
- уверенность в представленных данных,
- способность обосновать свои цифры.
В таком случае ни один собственник не сможет сказать: “Отчетность недостоверна”.
____________
Следите за актуальными мероприятиями сообщества ФинРезалт и получайте актуальные знания каждый день в нашем Telegram-канале — ссылка в описании профиля.