Как победить хаос: лайфхаки тайм-менеджмента
Вам знакомо чувство, когда день похож на цирк с конями, где ты и наездник, и жонглер, и тот самый медведь на маленьком велосипеде, который еще и горит яркими огнями дедлайнов?
Мы с такой ситуацией знакомы не понаслышке и методом проб и ошибок научились с ней справляться. Теперь у нас в компании есть стратегия тайм-менеджмента, и вот наш главный секрет: это не про то, чтобы работать больше — это про то, чтобы работать умнее. Как? Делимся нашими лайфхаками:
- Список дел — наше всё
Кто-то предпочитает держать все в уме, но поверьте нашему опыту: в чертогах разума можно и заблудиться. Забыть про важную встречу или горящие дедлайны — это ошибка, которая может стоить доверия клиента и больших контрактов. Тут на помощь приходят цифровые помощники:
- В Todoist и TickTick удобно вести дела, раскладывать дела по рубрикам, оставлять напоминания, планировать и задавать повторяющиеся задачи. Особенно такие программы придутся по душе любителям составлять списки, так как они превращают планирование в упорядоченный и увлекательный процесс, а также помогают визуализировать нагрузку и равномерно распределять задачи.
- Для более широких задач типа командного доступа, документооборота, отчетов, отслеживания эффективности и корпоративных чатов подойдут такие масштабные инструменты, как Projecto. Они объединяют в себе таск-трекеры, документы и аналитику, автоматизируют рутину и собирают все данные в единое пространство. Такая платформа экономит время за счет централизации рабочих процессов и обеспечивает прозрачность на всех этапах выполнения проектов.
2. Многозадачность переоценена
Вопреки популярному сейчас тренду, мы отказались от многозадачности. Юлий Цезарь, может, делал пять дел одновременно, но ему не довелось иметь гаджеты, горящие сроки и нескончаемый поток информации. Сегодня это верный путь к тому, чтобы сделать их все кое-как. Сосредоточьтесь на одной задаче, закончите ее и только потом беритесь за следующую. Качество вырастет, а стресс — уменьшится. Да и отмечать выполненные задачи — одно удовольствие.
3. Правило двух минут
Это, наверное, самый простой и гениальный принцип. Если задача занимает меньше двух минут, мы стараемся сделать ее немедленно. Ответить на короткое письмо? Отправить коллеге подтверждение? Не вносите эту задачу в свой планировщик, а сделайте сразу. Это разгружает мозг и не дает копиться мелочам, которые потом превращаются в большую гору несделанного.
4. Фокусируемся на главном
Информационное море, доступность маркетплейсов и соцсетей приучили наш мозг отвлекаться каждые несколько минут, но это можно исправить. Расширения для браузеров StayFocusd и Freedom блокируют и помогают сосредоточиться на задачах, а не прокрастинировать по поводу и без. Еще один наш инструмент — техника Помодорро: 25 минут работы без остановок и 5 минут перерыва. Этот метод заметно повысил нашу концентрацию и скорость, а также предотвращает усталость. Воспользоваться можно как в приложениях Forest и Focus keeper, так и на сайте Pomodor.
5. Отдыхать на работе — не можно, а нужно!
Мы провели несколько экспериментов в офисе: оказалось, что если в какой-то момент мы собираемся на кухне обсудить новости, попить кофе и просто посмеяться, то наша продуктивность увеличивается, а сотрудники больше мотивированы на совместную работу и решение задач. Так что как бы парадоксально ни звучало, на работе нужно отдыхать — правда, важно этим не злоупотреблять, иначе рабочий процесс рискует отойти на второй план.