Офис в разгар рабочего дня. Все заняты: бухгалтер сверяет счета, юристы готовят договоры, отдел продаж звонит клиентам. Все идет как по маслу – до тех пор, пока не возникает один пустяковый вопрос: «Где приказ о назначении нового руководителя проекта?». Начинается лихорадочная проверка папок, переписка с архивом, звонки коллегам. И в этот момент один из служащих открывает электронный журнал регистрации, находит номер документа, достает нужное дело из сейфа и спокойно говорит: «Вот. Подписан 12 марта, зарегистрирован под №47. Все в порядке». Это – делопроизводитель.
🎓Простыми словами о сложной профессии
Если попытаться объяснить: делопроизводитель – кто это и чем занимается, лучше всего подойдет бытовая аналогия. Представьте дом, в котором все идеально: ключи всегда на месте, документы – в папках, обувь – чистая и в обувнице. Такой порядок не возникает сам по себе. Его создает и поддерживает человек, который мыслит системно.
Точно так же делопроизводитель строит и поддерживает систему управления информацией в компании. Он не просто хранит бумаги, а обеспечивает, чтобы каждый документ в нужный момент оказался у нужного человека, был правильно оформлен и юридически значим.
Профессия делопроизводитель требует не столько гениальности, сколько дисциплины, внимания к деталям и понимания того, как устроены деловые процессы.
🎓Снимаем покровы тайны с рабочего дня
Многие не знают точно, в чем заключается работа делопроизводителя. Рассказываем. Утро начинается с приема и обработки входящей корреспонденции – бумажной и электронной. Каждый документ регистрируется в специальной системе, получает уникальный номер, дату и маршрут движения. Затем – оформление внутренних бумаг: приказов, служебных записок, резолюций. Здесь важна каждая запятая: ошибка в реквизитах может обесценить весь документ.
В течение всего дня – взаимодействие с другими отделами. Юристы просят выписку из архива, HR – копию трудового договора, бухгалтерия – подтверждение оплаты. Делопроизводитель становится центром информационного обмена.
Ближе к вечеру – ведение архивных дел: проверка комплектности, нумерация листов, подготовка описей. А еще – обновление внутренних регламентов, обучение новых сотрудников правилам работы с документацией, резервное копирование электронных баз.
Так чем занимается делопроизводитель? Он управляет жизненным циклом каждого документа – от создания до уничтожения или передачи в архив.
🎓Что входит в обязанности: три ключевые сферы
Хотя список задач может быть длинным, всю деятельность делопроизводителя можно свести к трем основным блокам:
- Обработка и регистрация документов – входящих, исходящих и внутренних. Каждый документ получает свой «паспорт»: номер, дату, автора, получателя, срок исполнения.
- Хранение и архивирование – формирование дел, контроль сроков хранения, подготовка к уничтожению или передаче в государственный архив.
- Организация документооборота – разработка регламентов, обучение сотрудников, внедрение и поддержка СЭД.
Эти функции делопроизводителя обеспечивают не просто порядок, а юридическую безопасность всей компании.
Мнение руководителя службы делопроизводства в крупной IT:
«Многие до сих пор думают, что делопроизводитель – пережиток бумажной эпохи. На самом деле цифровизация только повысила его ценность. Сегодня мы работаем не с папками, а с метаданными, правами доступа, электронными подписями. Я бы сказала: профессия делопроизводитель – одна из самых недооцененных, но при этом фундаментальных в любой серьезной организации».
🎓Требования к кандидатам
Стать хорошим делопроизводителем можно и без профильного диплома, но без определенных качеств – невозможно. Чтобы справляться со всем, специалист должен иметь структурированный набор навыков, знаний и компетенций.
🎓Профессиональные навыки и личные качества
Прежде всего, делопроизводитель – это специалист, чья работа строится на дисциплине и системности. Ключевые навыки, без которых невозможно эффективно выполнять обязанности:
◆ Внимательность к деталям – даже одна опечатка в реквизитах документа (например, в ИНН или дате) может сделать его недействительным.
◆ Организованность и умение расставлять приоритеты – поток документов не останавливается, и важно не упустить сроки исполнения поручений.
◆ Коммуникабельность – делопроизводитель постоянно взаимодействует с сотрудниками всех уровней: от рядовых исполнителей до руководства.
◆ Стрессоустойчивость – в периоды проверок, аудитов или сдачи отчетности нагрузка возрастает многократно.
◆ Способность работать с большими объемами информации – иногда за день нужно обработать десятки входящих и исходящих документов.
Подпишитесь на наш Telegram: для вас чек-листы, тесты и полезные примеры ✅
Эти качества дополняются профессиональными умениями: правильно оформлять документы, вести регистрационные журналы, формировать дела, работать с архивами и использовать специализированное программное обеспечение.
🎓Нормативно-правовая база: что должен знать делопроизводитель
Знание законов и стандартов – не просто «плюс», а обязательное условие работы. Делопроизводитель должен свободно ориентироваться в следующих нормативных актах:
◆ ГОСТ Р 6.30–2003 и ГОСТ Р 7.0.97–2016. Стандарты определяют единые правила оформления документов.
◆ Трудовой кодекс РФ. Главы, касающиеся ведения кадровой документации: приказы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки, трудовые книжки (в том числе электронные).
◆ ФЗ № 152-ФЗ «О персональных данных». Делопроизводитель работает с конфиденциальной информацией (паспортные данные, ИНН, СНИЛС). Он обязан соблюдать требования по защите персональных данных и обеспечивать их безопасное хранение.
◆ Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ. Регулируют, сколько лет хранятся те или иные документы, как правильно формировать дела, как проводить экспертизу ценности и уничтожение.
🎓Внутренние локальные акты компании
Инструкция по делопроизводству, номенклатура дел, положение об электронном документообороте – все это разрабатывается на основе законодательства, но адаптируется под специфику конкретной организации. Делопроизводитель не только следует этим документам, но и часто участвует в их актуализации.
🎓Системы электронного документооборота (СЭД)
Это основной рабочий инструмент. Наиболее распространены в России:
◆ «1С:Документооборот» – гибкая система, интегрированная с другими продуктами 1С (бухгалтерия, зарплата и кадры).
◆ DIRECTUM – мощная платформа для крупных компаний и госструктур, с поддержкой сложных маршрутов согласования.
◆ «ДЕЛО» – популярна в государственных учреждениях, соответствует требованиям Минцифры.
◆ Электронный архив (ЭА) – специализированное решение для архивного хранения.
В этих системах делопроизводитель регистрирует документы, назначает исполнителей, отслеживает сроки, формирует отчеты и готовит дела к сдаче в архив.
🎓Офисные приложения
Уверенное владение – обязательное требование:
◆ Microsoft Word – для оформления приказов, служебных записок, договоров с соблюдением требований ГОСТ.
◆ Microsoft Excel – для ведения журналов, расчета сроков хранения, составления описей дел.
◆ Microsoft Outlook – для работы с корпоративной перепиской, управления задачами и календарем.
Также все чаще используются облачные аналоги: Google Docs, Яндекс.360, OnlyOffice – особенно в компаниях с удаленными сотрудниками.
🎓Средства электронной подписи (ЭП)
Делопроизводитель должен понимать, как работает квалифицированная электронная подпись (КЭП), уметь проверять ее валидность через сервисы УФК или Контур.Диадок, а также взаимодействовать с операторами ЭП (например, Контур, Такском, СКБ Контур).
🎓Облачные хранилища и резервное копирование
Даже при использовании СЭД важно иметь резервные копии. Поэтому делопроизводитель часто работает с Google Drive, Яндекс.Диск, OneDrive или корпоративными решениями вроде SharePoint.
🎓Образование и постоянное обучение
Хотя формально для старта в профессии достаточно среднего профессионального образования, на практике востребованы курсы повышения квалификации по направлениям:
◆ «Организация документационного обеспечения управления»;
◆ «Электронный документооборот»;
◆ «Архивное дело»;
◆ «Защита персональных данных».
Многие делопроизводители проходят обучение прямо на рабочем месте, особенно при внедрении новой СЭД. Но те, кто стремится к карьерному росту (например, до руководителя службы ДОУ), инвестируют в профильное образование – колледжи, институты культуры и архивного дела, онлайн-программы от ведущих вузов..
Можете также прочитать: Что такое карьерный рост: типы и факторы профессионального развития
🎓Сколько платят?
Зарплата делопроизводителя напрямую зависит от региона, масштаба компании и объема обязанностей. Ниже – ориентировочные данные по России на 2025 год.
В госструктурах и крупных корпорациях средний оклад выше, особенно если должность включает функции архивариуса или руководителя службы ДОУ (делопроизводства и управленческой деятельности).
Интересно, что в небольших фирмах делопроизводитель часто совмещает несколько ролей: и секретаря, и кадровика, и даже часть функций офис-менеджера. Это расширяет зону ответственности, но и повышает ценность специалиста для работодателя.
Проверили – бесплатно подберем программу обучения в дистанционном ВУЗе или колледже с гарантией поступления!
🎓Такой разный делопроизводитель
За последние десятилетия профессия делопроизводитель прошла путь от «хранителя папок» до профессионального управленца информацией. Сегодня делопроизводитель – это специалист, чья работа напрямую влияет на эффективность, прозрачность и законность бизнеса.
Он не выступает на совещаниях, не участвует в переговорах, но без него ни один договор не вступит в силу, ни один приказ – не заработает, ни один аудит – не пройдет гладко. Что делает делопроизводитель? Он создает невидимую, но прочную основу, на которой держится вся организация.
А что вы думаете об этой профессии? Может, у вас в офисе есть такой «тихий герой»? Или вы сами – один из тех, кто знает, где лежит приказ №47? Расскажите в комментариях – ваш опыт может вдохновить кого-то попробовать себя в этой удивительной профессии.
Если полезно — подпишитесь! Становитесь частью нашей аудитории 🙌 ставьте лайки и получайте новые публикации 🚀
Проверили - https://proverili.ru