Клиент: Компания, которая занимается производством и реализацией продукции в ритуальной сфере
Тип услуги: Организация работы отдела продаж
Кейс по удержанию руководителя отдела продаж и повышению эффективности работы отдела продаж в производственной сфере.
К нам обратилась компания, которая занимается производством и реализацией продукции в ритуальной сфере.
Проблема: сложности с подбором и удержанием специалиста на должности руководителя отдела продаж (РОП).
Решение:
В ходе анализа выяснилось, что основная проблема, из которой появляются другие – отсутствие системного подхода в организации отдела продаж и его взаимодействия со специалистом по маркетингу.
Наша команда провела работы в несколько этапов:
1. Проанализировали порядок работы в CRM системе Битрикс24.
Выявили следующие недоработки:
- Не весь входящий трафик поступал в воронку Лиды.
- У менеджеров не было понимания, на каком этапе и как классифицировать лиды.
- В 80% случаев источники лидов указывались не верно или не указывались совсем. Это не позволяло получить объективную информацию об эффективности работы рекламных кампаний.
- Карточки лидов заполнялись не в полном объёме, это вело к потере сведений о потенциальных клиентах.
Некорректная работа в CRM системе не позволяла руководителю получать достоверную отчётность, что, в свою очередь, не давало возможность принимать верные стратегические и тактические решения.
2. Согласовали цели проекта:
- Уточнить и привести в соответствие должностные обязанности РОПа.
- Разработать инструменты отбора и оценки кандидатов.
- Обеспечить грамотный и предсказуемый процесс адаптации нового сотрудника (интерна на позицию РОПа) и его стажировки.
- Повысить уровень продаж за счет методичной работы с клиентами и улучшения управляемости команды.
- Внедрить и закрепить CRM-процессы для прозрачности воронок лидов и сделок.
- Разработать систему мотивации менеджеров отдела продаж.
- Обучить сотрудников стандартам работы и взаимодействия в CRM, научить руководителя видеть реальную ситуацию и планировать дальнейшие шаги.
3. Проанализировали базовые документы, которые определяли порядок найма, стажировки и отслеживания эффективности работы РОПа.
В ходе анализа и обсуждения документов с руководителем выяснилось:
- В должностные обязанности РОПа было включено ряд обязанностей и пунктов ответственности, которые не свойственны данной позиции, а именно: специалиста кадровой службы, кладовщика.
- Перед нами стояла задача: корректно перераспределить функционал, помочь в подборе кандидата на позицию РОПа, который сможет эффективно управлять отделом продаж и фокусироваться на стратегических задачах, а не на операционных деталях.
Мы провели комплекс мероприятий по переработке должностной инструкции, подбору и оценке кандидатов, обучению команды и внедрению управленческих процессов. В ходе работы был составлен и внедрён в работу ряд документов.
Результат:
- В рамках сотрудничества за несколько месяцев налажена работа CRM Bitrix24, проведено обучение сотрудников, внедрены принципы ведения воронок лидов и сделок, что позволило лучше видеть реальную картину продаж, источники лидов и планировать дальнейшие шаги.
- Разработана и внедрена система мотивации менеджеров отдела продаж.
- На позицию РОПа был принят стажёр, маркетинговое агентство участвовало в оценке его соответствия должности.
Что мы сделали:
1. Анализ должностных обязанностей и формирование нового документа по РОП:
- Мы изучили реальный спектр задач, выявили перегрузку и дублирование функций.
- Разработали и зафиксировали новый перечень должностных обязанностей РОПа, разделив операционные задачи от стратегических и управленческих.
Итог: ясная структура ответственности и понятная граница функций РОП, что помогает в дальнейшем избегать перегрузки и выгорания.
2. Чек-лист для отбора кандидатов на позицию РОПа:
- Сформировали набор критериев и проверочных пунктов, позволяющих быстро отсеивать неподходящих кандидатов и фокусироваться на том, кто соответствует новым требованиям должности.
Чек-лист учитывает компетенции по управлению командой продаж, навыки планирования, анализа данных и работы в эмоционально сложной нише.
3. Документ с перечнем вопросов для собеседования с кандидатами:
- Документ с перечнем вопросов для выбора кандидата.
- Разработали структурированный набор вопросов для интервью, призванный выявлять реальный управленческий опыт, способность строить процессы и мотивировать команду.
- Вопросник помогает объективно сравнить кандидатов по ключевым компетенциям и культурной совместимости с клиентом.
4. План стажировки для РОПа:
- Составили программу стажировки с конкретными пунктами освоения: от освоения процессов воронок, KPI и отчетности до практических навыков проведения переговоров и наставничества молодого коллектива.
- План обеспечивает последовательное вовлечение и ускоренную выдачу результатов для новичка на позиции РОПа.
5. Участие в финальных собеседованиях наиболее подходящих кандидатов:
- Мы привлекались к процессу отбора на заключительных стадиях, помогая оценить соответствие кандидатов требованиям и культуре компании.
- Итоговый выбор был основан на объективной оценке по чек-листам и вопросам, сопоставлении с планом стажировки и реальными задачами позиции.
6. Разработали и внедрили эффективную систему мотивации для менеджеров отдела продаж.
Дополнительные работы в рамках проекта:
- Еженедельные встречи с командой менеджеров по продажам: цель — развивать навыки клиентского взаимодействия в сложной нише, обмен опытом и обмен практиками лучших продаж.
- Наладили работу CRM Bitrix24: внедрены стандарты ввода данных, согласованы схемы лидов и сделок, настроены нужные воронки и отчеты.
- Проведено обучение сотрудников: практические занятия по работе с клиентами, технике продаж и использованию CRM в повседневной работе.
- Подчеркнута важность документирования этапов в воронках лидов и сделок: руководитель увидел реальную картину текущей ситуации, стал отслеживать эффективность работы менеджеров и строить планы на будущее.
Результаты и эффекты от сотрудничества
- Кандидат на позицию РОПа: компания приняла на позицию стажёра на роль РОПа; агентство активно участвовало в оценке его соответствия должности, что повысило вероятность подбора кандидата, ориентированного на стратегическое управление и развитие отдела продаж.
- Управление продажами: внедрены еженедельные встречи, что способствуют обмену опытом, повышению качества клиентского обслуживания и устойчивости команды в эмоционально сложной нише.
- CRM и контроль: Bitrix24 налажен в части лидов и сделок; данные стали прозрачны, что позволяет руководителям видеть реальную картину продаж, оперативно реагировать на изменения и планировать дальнейшие шаги.
- Обучение и развитие: сотрудники прошли обучение, что повысило их профессиональную подготовку и уверенность в работе с клиентами.
- Визуализация процесса: руководство увидело важность документирования всех этапов работы в воронках, что позволило лучше понимать текущее состояние, оценивать эффективность и планировать на ближайшие периоды.
Ключевые выводы
- Четкое разделение обязанностей РОПа и других ролей снижает риск перегрузки и выгорания, повышает эффективность управления продажами.
- Структурированные инструменты подбора (чек-листы, вопросы для интервью, план стажировки) позволяют объективно оценивать кандидатов и выбирать наиболее подходящих.
- Внедрение и активное использование CRM (Bitrix24) обеспечивает прозрачность процессов, улучшает контроль над продажами и базой клиентов, что критично в ритуальной нише.
- Регулярные тренинги и обмен опытом в команде улучшают навыки работы с клиентами и повышают качество сервиса.
- Вовлечённость маркетингового агентства в процесс оценки кандидатов усиливает доверие руководства к принятым решениям по подбору кадров.
Рекомендации для клиентов-аналитиков и руководителей
- Проводить регулярно аудит должностных обязанностей и разграничивать операционные и управленческие задачи, чтобы минимизировать перегрузку ключевых сотрудников.
- Использовать структурированный подход к отбору персонала: четкие чек-листы, интервью-вопросы и план стажировки помогают минимизировать риски при найме на управленческие позиции.
- Внедрять и поддерживать CRM как базовую платформу для мониторинга продаж: воронки, показатели эффективности и прозрачность процессов должны быть доступны руководству и членам команды.
- Организовать регулярное обучение и обмен опытом внутри команды продаж, особенно когда работа ведётся в эмоционально сложной нише.
- Закладывать в планы переходные этапы и стажировки: это позволяет выровнять ожидания и скорректировать процесс под конкретную команду и рынок.
Следующие шаги
- Дальнейшее сопровождение внедрения плана продаж в рамках отдела: мониторинг KPI, анализ конверсий на всех этапах воронки, настройка целей на квартал.
- Расширение программы стажировок для РОПов и других управленческих ролей для устойчивого роста команды.
- Продолжение обучения сотрудников и регулярных встреч для поддержания высокого уровня сервиса и клиентской лояльности.
Если ваша организация сталкивается с похожими задачами: перегрузка руководителей продаж, сложности с подбором управленцев, необходимость прозрачности продаж и повышения уровня клиентского сервиса — мы готовы повторить подобный подход под ваши условия. Свяжитесь с нами, и мы подстроим методику под специфику вашей ниши и целей бизнеса.
Хотите доверить это дело профессионалам? Оставьте заявку на проверку вашего отдела продаж. Мы проанализируем работу с входящими заявками, покажем, как можно улучшить показатели, и предложим конкретные шаги для достижения целей.
