Наверняка вам это знакомо: планёрки превращаются в 3-4-часовые обсуждение без решений; сотрудники ловят вас «между делом» с очередным вопросом; встречи накладываются друг на друга, а личное время растворяется.
И это нормально — ведь в любой компании параллельно идёт десяток процессов: задачи, встречи, проекты. Не нормально — что собственнику приходится разрываться между ними, а сотрудники только усложняют ситуацию и требуют внимания по каждому вопросу,
Решение — ввести систему и научить команду работать самостоятельно. Два инструмента Б24 помогут сделать это быстро и без саботажа 👇
1. Шаблонные задачи
Проблема: планёрки растягиваются на полдня и превращаются в коллективное «перекладывание ответственности». Вопросы не структурированы, решения не готовятся — и всё снова ложится на руководителя.
Решение: создайте шаблон задачи для подготовки ко встрече.
- Вводится правило “Без решений не подходить”. Перед тем, как сотрудник придёт на встречу с вопросом, он должен заполнить задачу.
- Создаётся шаблонная задача в Битрикс24 внутри сразу правила её заполнения:
- Начинать название задачи с глагола и минимум 5 слов (когда просматриваете задачи в списке или канбане сможете легко понять о чём она)
Например, не “косяк у клиента N”
А “Разобраться, почему дублируются заявки с тильды у Ромашка”
- Описать вопрос (со временем фактура может забыться, так она будет сохранена)
- Ответ на вопрос “Зачем эта задача?” (на этом этапе постановщик может придти к мысли, что вообще задачу делать не нужно или её масштаб не настолько значителен, чтоб обсуждать это с руководителем)
- Два предлагаемых решения (самый важный этап, тут важно именно два решения, потому что Вам нужен выбор).
Вы удивитесь, когда заметите, что вопросы начнут отпадать сами собой, а встречи с вами резко сократятся по времени — ведь вы даёте человеку возможность взглянуть на ситуацию со стороны и придумать варианты решения самостоятельно;
3. Сотрудник погружается в задачу — сам ищет решения и начинает чувствовать свою важность и ответственность..
4. На встречу приходят уже с предложениями, а ваша работа НИ В КОЕМ случае не говорить, что это всё “Хрень на постном масле, нужно делать …” иначе сломаете инструмент. Будьте коучем (хоть и не люблю это слово): задавайте вопросы, почему сотрудник пришёл к такому решению, какие видит последствия, чего ему может не хватать, приводите примеры. Помогайте думать, а не решайте ЗА.
____
Как реализовать в Б24:
2. Научите сотрудников пользоваться шаблоном
👉 Итог:
- Сотрудники снова важные и умные
- Принятые решения легче воплощать (свои идеи легче воплощать) и дают больше отдачи
- У вас больше времени и меньше задач.
Рекомендую также почитать книгу “Одноминутный менеджер и обезьяны” – она как раз о том, как важно возвращать людям их ответственность и не решать за других.
2. Календарь и букинг
Проблема: вас задёргали… Вот только сели делать “большую и интеллектуальную задачу” а тут стук в дверь или сообщение в личку… Фокус потерян — раздражение в плюс. Ладно в рабочее время, а если вы уехали с любимым человеком на обед, баловаться лучшим лагманом в городе и тут “Максим, нужно обсудить …”?
Решение: сводим всё в единый календарь и подключаем букинг.
- Синхронизируем личные дела, внутренние процессы и клиентские встречи
- Планируем неделю крупными блоками, а не бесконечным списком задач — не стремитесь делать много, адекватно распределяйте время.
- Заранее закладываем окна для «разгрузки» и общения с сотрудниками.
- Личные дела (обед, спорт, массаж) тоже фиксируем — это защита от чужих «срочно надо». Вы не должны подстраивать своё время под удобство сотрудников.
- Рекомендую планировать время в воскресенье и приучить сотрудников не ставить задачи день в день, если нет острой необходимости.
Плюс подключаем инструмент “Букинг” — он отлично работает для внешних встреч (консультаций и диагностик, к примеру). Человек самостоятельно выбирает слоты, а вы не тратите время на “подбор свободного окошка”
____
Как реализовать в Б24:
- Планировать неделю с воскресенья
3. Дать сотрудникам права бронировать слоты
4. Настроить букинг для внешних встреч
____
👉 Итог: отпадает необходимость «договариваться словами». Все видят актуальное расписание, а хаотичные входящие задачи сокращаются в разы.
- Сотрудники знают, в какое время вы доступны
- Встречи все планируются заранее
- Сами встречи проходят быстрее и эффективнее благодаря инструменту №1
____
Чтобы не быть заложником своего бизнеса, важно навести порядок в мелочах. Именно из них складывается ваша свобода: дисциплина сотрудников, прозрачные процессы, предсказуемые встречи.
Битрикс24 при этом — лишь инструмент: в одних руках она становится источником эффективности, в других — превращается в ещё большую проблему.
💡 Мы помогаем компаниям настроить Bitrix24 так, чтобы он реально экономил время и деньги. Автоматизируем процессы, делаем сотрудников эффективнее, а бизнес — прибыльнее.
👉 Для новых клиентов есть бесплатная диагностика – для записи пишите в Tg: https://t.me/Maxadrom