В современной бизнес-среде скорость и прозрачность принятия решений являются критически важными факторами успеха. Однако, многие компании до сих пор полагаются на устаревшие методы сбора мнений и согласований: электронную почту, мессенджеры и бумажные носители. Эти способы не только неэффективны, но и создают серьезные риски с точки зрения документооборота и юридической значимости. В данной статье мы расскажем, как с помощью стандартных возможностей платформы 1С:Документооборот можно создать универсальную систему автоматизированного голосования, решающую задачи различного уровня: от выбора ежедневных обедов до утверждения решений совета директоров.
Постановка проблемы: хаос в процессах принятия решений.
Перед нами стояла задача автоматизации двух, казалось бы, разных, но структурно похожих процессов: организации выбора корпоративного питания и проведения собраний для высшего управленческого состава компании.
Проблема 1: Оперативные решения по выбору корпоративного питания.
Заказчик — крупная компания с организованным питанием сотрудников — ежедневно сталкивался с одной и той же проблемой: ответственный менеджер вручную собирал заказы через WhatsApp-чаты, электронную почту и устные опросы. Это приводило к:
· Потере информации: сообщения терялись в общих чатах, сотрудники забывали подать заявки.
· Ошибкам в учете: менеджер вручную сводил данные из разных источников в Excel, что неизбежно вело к ошибкам (не тот обед, не то количество).
· Потере времени: на ежедневный сбор и обработку уходило до 1.5 часов рабочего времени.
· Отсутствию контроля: нельзя было проконтролировать, все ли сотрудники подали заявки.
Проблема 2: Стратегические решения (корпоративные совещания, совет директоров).
Второй заказчик, работающий в сфере финансовых услуг, нуждался в обеспечении юридически значимого документооборота для обработки и хранения решений совета директоров. Процесс выглядел так:
· Секретарь рассылала материалы к собранию по email.
· Участники голосовали в ответных письмах.
· Юристу приходилось вручную собирать эти письма, фиксировать решения и составлять протокол.
· Этот процесс не только занимал много времени, но и создавал юридические риски, так как цепочку писем можно воспроизвести и, в случае необходимости, оспорить. Не было четкой фиксации времени голосования и гарантии, что участник ознакомился именно с финальной версией документа.
Почему заказчики решили эти задачи сами?
Оба заказчика пытались решить проблему с помощью разрозненных инструментов: Google Forms, опросов в MS Teams, специализированных сервисов для голосования. Однако это усугубляло проблему:
· Данные оставались в изолированных системах, не интегрированных с основным документооборотом.
· Не было сквозного контроля исполнения задач.
· Отсутствовала юридическая сила создаваемых документов и прозрачный след.
Почему выбрали именно нашу команду?
ООО «НЭП» является системным интегратором и сертифицированным партнёром фирмы 1С и имеет многолетний опыт внедрения и доработки решений на Платформе 1С. Нашей ключевой экспертизой является не просто развёртывание информационных систем, а глубокая интеграция бизнес-логики в стандартные механизмы платформы. Мы специализируемся на том, чтобы не ломать штатную функциональность системы, а использовать её по максимуму, создавая экономичные и надежные решения.
Предложенное решение: Голосование как часть сквозного бизнес-процесса.
Вместо того чтобы разрабатывать отдельный модуль с нуля, мы предложили элегантное и универсальное решение, основанное на глубокой интеграции трех стандартных механизмов «1С:Документооборота»:
1. Механизм «Форум»: Не просто для обсуждений, а как структурированная площадка для создания тем-опросов с привязкой к конкретным объектам системы (документам, задачам).
2. Механизм «Бизнес-процессы»: Как «кровеносная система», которая связывает задачи, этапы согласования и права пользователей, добавляя логику проверок.
3. Механизм «Задачи»: Как единая точка входа для пользователя, откуда он получает уведомления и выполняет действия.
Уникальность подхода заключается в создании жесткой связки между задачей и голосованием. Мы настроили бизнес-процесс таким образом, что пользователь физически не может завершить задачу («Выбрать обед», «Проголосовать по документу»), пока не выполнит целевое действие — не примет участие в опросе на форуме. Это обеспечило 100% вовлеченность и исполнение.
Как делали: Пошаговая реализация.
Процесс реализации для кейса с обедами выглядел следующим образом:
Шаг 1: Загрузка меню
· Ответственный загружает файл Excel с меню на неделю через специальную обработку.
· Обработка, написанная нами, парсит файл и готовит данные для дальнейшей работы.
Шаг 2: Автоматическое создание голосований
· По расписанию (раз в неделю) запускается регламентное задание.
· Это задание, используя встроенный API «1С:ДО», автоматически создает в заранее определенном разделе форума пять новых тем (на каждый день недели).
· В названии темы указывается дата, в тело темы автоматически подставляются варианты ответов (блюда) из Excel-файла, оформленные как опрос.
· Технически: Для создания темы используется метод СоздатьТему() объекта Форум, а для опроса — ДобавитьОпрос().
Шаг 3: Интеграция с задачами
· Тот же процесс создает для каждого сотрудника задачу «Выбрать обеды на неделю».
· В карточке задачи размещается ссылка на раздел форума с созданными темами.
· В конфигурацию бизнес-процесса для этой задачи добавляется дополнительное условие на шаге «Завершение». С помощью встроенного языка проводится проверка: Если ПроголосовалЛиПользовательВТемах(Пользователь, МассивТем) = Ложь, Тогда Возврат "Необходимо проголосовать во всех темах";.
· Это условие блокирует кнопку «Завершить», пока пользователь не проголосует во всех пяти темах.
Шаг 4: Формирование отчета
· После дедлайна голосования запускается еще одно регламентное задание.
· Оно считывает результаты голосования через API форума (РезультатыОпроса()).
· Данные агрегируются и с помощью встроенных средств платформы формируется PDF-отчет по утвержденному макету, который сразу отправляется поставщику.
Для кейса с советом директоров логика была аналогичной, но вместо регламентного задания тема создавалась вручную инициатором документа в момент запуска процесса согласования, а отчетом был юридический протокол с подписями.
Трудности и их преодоление.
Трудность 1: Отсутствие прямого API для проверки голосования.
Стандартный API форума не предоставляет простого метода для проверки, проголосовал ли конкретный пользователь в конкретной теме.
Решение: Мы разработали собственную функцию на встроенном языке 1С, которая анализирует таблицу регистрации сведений, где платформа автоматически хранит факты голосования. Это потребовало глубокого анализа структуры хранения данных «1С:ДО».
Трудность 2: Обеспечение производительности.
При большом количестве сотрудников (500+) одновременное создание hundreds of задач и тем могло привести к торможению системы.
Решение: Мы оптимизировали код, разнеся процессы создания задач и тем по разным регламентным заданиям в нерабочее время. Использовали пакетную запись для массового создания задач, что значительно снизило нагрузку.
Трудность 3: Юридическая значимость.
Для кейса с советом директоров важно было обеспечить неотвратимость и неизменность голоса.
Решение: Мы настроили права доступа таким образом, что после создания темы-опроса её изменение было невозможно. А факт голосования фиксировался с точностью до секунды и привязывался к электронной подписи пользователя в системе, что соответствует требованиям Федерального закона №63-ФЗ «Об электронной подписи».
Итоги и полученные эффекты.
Внедрение решения принесло отличные результаты:
Для кейса с обедами:
· Экономия времени: Ежедневные трудозатраты менеджера сократились с 1.5 часов до 10 минут в неделю (на загрузку файла).
· Точность: Количество ошибок в заказах упало до 0.
· Дисциплина: 100% сотрудников стали участвовать в выборе питания вовремя.
· Прозрачность: Появилась полная история выбора за любой период.
Для кейса с советом директоров:
· Скорость принятия решений: Время на сбор голосов и формирование протокола сократилось в 5 раз (с 2-3 дней до нескольких часов).
· Юридическая надежность: Процесс стал соответствовать внутренним регламентам и требованиям законодательства.
· Исполнительская дисциплина: Члены совета директоров стали голосовать своевременно, так как задача висела у них в «едином окне» вплоть до выполнения.
P/S.
Данный проект наглядно демонстрирует, что «1С:Документооборот» — это не просто система для регистрации входящих писем, а гибкая платформа для автоматизации сквозных бизнес-процессов любой сложности. Ключ к успеху — не в написании кода с нуля, а в грамотной комбинации и глубокой настройке мощных встроенных механизмов платформы.
Решение оказалось универсальным: один и тот же технологический стек (Форум + Бизнес-процессы + Задачи) позволил решить задачи из абсолютно разных бизнес-сфер. Это доказывает масштабируемость и гибкость подхода. Для компаний, уже использующих «1С:Документооборот», такие доработки являются наиболее экономичным и надежным путем цифровой трансформации своих процессов.