В 2025 году бизнесу недостаточно просто хорошо оказывать услуги — важно делать это эффективно и предсказуемо. В сети смарт-офисов SOK, которая объединяет восемь площадок в Москве, Санкт-Петербурге, Казани и Екатеринбурге, это отлично понимают.
Мы поговорили с Инной Филипповой, операционным директором SOK, и Глебом Вежеватовым, руководителем учетно-операционного отдела, чтобы разобраться, зачем компании понадобилась цифровизация закупочных процессов и что удалось достичь.
Зачем автоматизировать закупки?
«Принцип у нас простой: сэкономил = заработал. Автоматизация — это не про тренды, а про устойчивость бизнеса», — объясняет Инна.
До 2023 года каждая площадка закупала всё самостоятельно. Это означало:
- разные условия с поставщиками,
- риск ошибок и перерасходов,
- много времени на администрирование.
Кроме того, не все крупные поставщики были готовы работать в регионах. Где-то приходилось искать местных партнёров, а это означало разный уровень цен и сроков поставки.
Инна отмечает: «Часто мы тратили время на закупку “штучных товаров”, которые не влияли на бизнес. Это отвлекало администраторов от клиентов. Смысл в том, что автоматизация освобождает ресурсы, и мы можем вкладывать их туда, где реально создаётся ценность».
В SOK решили изменить подход: вместо того чтобы тратить усилия на мелкие, несущественные закупки, акцент сделали на системные процессы. Для этого закупки сосредоточили в едином центре и начали внедрять автоматизацию, чтобы сотрудники могли уделять внимание более значимым задачам.
Как это выглядело до оптимизации
Закупки, тендеры, документооборот — всё велось вручную. Уходило много времени даже на простую заявку: звонки, переписки, бумажные согласования.
Инна вспоминает: «До сентября 2023 года проект вели вручную, и кадровый вопрос был критичным — дважды менялись сотрудники, не справлявшиеся с задачей. Только когда пришёл Глеб, проект удалось стабилизировать и довести до результата».
Как работает система на практике
Глеб рассказывает, что в SOK разделили закупки на два типа:
- долгосрочные (например, клининг или кофе) — контракты минимум на год,
- краткосрочные — разовые или срочные потребности площадок.
Теперь все заявки проходят через единую систему:
- менеджер площадки формирует заявку,
- она автоматически уходит в закупочный отдел,
- система контролирует процесс до закрывающих документов.
Это дало сразу несколько эффектов:
- исключены задержки и дублирование,
- закупки стали прозрачными и предсказуемыми,
- снизились риски штрафов за просрочки,
- у сотрудников появилось время для работы с клиентами.
«Система удобна тем, что мы видим весь цикл: от заявки до закрывающих документов. Благодаря автоматизации филиалы экономят более 275 человеко-часов в месяц (8,6 ч/ч в неделю на 1 площадку)», — отмечает Глеб.
Стратегия и цели автоматизации
Основные цели проекта, по словам Инны:
- снижение операционных затрат и трудозатрат;
- автоматизация документооборота;
- оптимизация взаимодействия с поставщиками;
- прозрачность и прогнозируемость расходов по всей сети.
Автоматизация позволила:
- получить лучшие предложения от поставщиков за оптовых поставок;
- исключить закупку ненужных товаров;
- снизить операционные затраты;
- предотвратить ошибки и штрафы;
- обеспечить аналитику и контроль бюджета.
Инна подчёркивает: «Правильная автоматизация превращает рутинные процессы в стратегически значимые конкурентные преимущества».
Что изменилось после внедрения?
За полтора года автоматизации компания получила ощутимый результат:
- расходы по ключевым категориям снизились в среднем на 18,5%,
- количество счетов к оплате сократилось на 22,2%,
- количество заявок — на 18,3%,
- средний цикл обработки заявки уменьшился с 5 до 3 дней.
Закупки в филиалах теперь централизованные, с вовлечением руководителей площадок. Каждая площадка работает в рамках собственного бюджета, но общие стандарты позволяют вести тендеры, контролировать выполнение KPI и обеспечивать прозрачность процесса
Конечно, поначалу команды сопротивлялись.
«Сотрудники не любят изменения, особенно если возрастает степень контроля. Но когда экономия начинает влиять на зарплаты и премии — отношение меняется», — улыбается Инна.
KPI и контроль
Сегодня в закупках действуют единые стандарты и регулярные тендеры.
Ключевые KPI:
- экономия за счёт переговоров с поставщиками,
- соответствие продукции стандартам качества,
- доля своевременных поставок,
- удовлетворённость внутренних клиентов,
- соблюдение бюджета.
Инна подчёркивает: «Ключевой результат — прозрачность. Теперь мы точно понимаем, сколько стоит каждая позиция, и можем прогнозировать расходы. Это особенно важно при масштабировании».
Цифры и факты
- 8 площадок в крупнейших городах России
- 100% заявок проходят через единую систему
- уже есть товары, которые в 2025 году закупаются дешевле, чем в 2023-м
- окупаемость проекта — около 1 года
Что дальше?
В планах — расширить роль отдела закупок, чтобы он обеспечивал не только текущие потребности, но и новые проекты сети.
«Мы гибкая компания: если возникает ценная инициатива, мы быстро делаем её частью стандарта. Это позволяет нам расти и оставаться эффективными не только глядя на внутренние метрики, но и в глазах резидентов», — подытоживает Глеб.