«Учить» руководителя бессмысленно! Забудьте про этот способ изменить мышление, если ты управляешь руководителями любого уровня. Необходимо таких руководителей – «лечить». Диагноз мы поставили – не осознаёт свою роль в «ответственности» и «результате». «Лечение» будет долгим или же быстрым, если вы приняли решение освободить такого руководителя от обязанностей.
На дворе прекрасное летнее время и весь мир у наших ног, но мы сидим на оперативном совещании по качеству планирования производства за прошедший месяц. На встрече присутствует руководитель планового отдела, мастера участков, бригадиры.
Показатели по цехам следующие:
- Качество планирования — 78,9% (среднее);
- Надёжность исполнения сменно-суточного задания — 91,3% (среднее по цехам).
О том, как такие показатели можно получать, можно почитать в статье про организацию синхронизированного производства — Не успел, значит - не захотел. Как синхронизировать производство и сделать его эффективным.
Показатели удивляют и начинаешь задавать вопрос: «Как так, знаете ли вы причины?».
Разумеется, в этот момент руководители «все как один» начинают отвечать: комплектующие не вовремя поступают с участков, людей нет, продажники пихают срочные заказы…
В такие моменты надо всех выслушать. Время на встречу у нас запланировано и его достаточно чтобы подождать пока коллеги не устанут говорить.
Когда все выговорились, то предлагаю посмотреть причины отклонений в системе чтобы начать говорить по фактам дальше, а не на эмоциях.
Да, в каких-то причинах руководители оказались были правы, но не во всём. По группе причин «Персонал» доля отклонений самая большая. По цеху № 2 доля в 71,4% является «Персонал», а по цеху № 1 — 43,5%.
Следующая причина идёт «Качество», но по этой теме у нас другая встреча на неделе и сразу же гасим мнения руководителей, так как представителя по качеству нет, а то он сразу же начинает смещать фокус от себя.
Задаю вопрос руководителю цеха № 2 — что является корневой причиной в проблемах с персоналом и чем вам помочь?
Старший мастер начинает говорить без замедления: аутсорсинговый персонал прогуливает работу и на них не положиться, найдите нам нормальных вахтовиков!
Эту идею сразу же подхватывают остальные и начинают жаловаться на отсутствие толковых сотрудников со стороны аутсорсинга.
Продолжаем молчать и ждём (просто думаем о прекрасном и не погружаемся в их торнадо эмоций), когда все выговорятся.
Всё, устали коллеги, так как эмоции съедают много энергии. Но у меня энергии на эту встречу ещё ого-го, так как я не тратил на эмоции и идеи прут.
Предлагаю старшему мастеру открыть табель учёта и вывести на большой экран картинку.
Нехотя руководитель открывает нужные файлы и показывается всем на большом экране табель присутствия по одному.
Задаю уточняющий вопрос: данные в табеле присутствия актуальные?
Да — отвечает руководитель.
Значит, предлагаю добавить новый столбец в таблице и назвать его «процент явок».
Руководители не понимают, что происходит.
Новый столбец создан.
Предлагаю теперь подсчитать процент явок по всем сотрудникам чтобы увидеть фактические прогулы. Есть идеи как это сделать?
Разумеется, в такой момент тишина и навык школьной математике куда-то улетает в чертоги разума у владельца табеля учёта.
Говорю, что будем тогда вместе думать и считать, чтобы в следующий раз не на эмоциях обвинять коллег, а с фактами приходить на встречу и с готовыми решениями.
Минут 10 уходит на мозговой штурм и поиск истины. На самом деле формула простая:
- % явок = фактическое количество явок / плановое количество явок * 100%;
- для сотрудников с графиком 2/2 за месяц необходимо явиться 15 раз, а для сотрудников аутсорсинга 26 раз.
В итоге, оказалось, что сотрудники аутсорсинга имеют процент явок — 96,15%, а основные сотрудники — 97,95%. Разница оказалась менее 2%. Но средняя явка по участку составила 97,61%. Оказывается, основной персонал тоже любит не выйти в запланированные дни.
Дальше подсчитали по всем остальным участкам и значения оказались не в сторону аргументации руководителей.
Что же делать и как быть?
Ответ: установить норму процента явок в 95,0+ процентов так как в жизни бывает всякое, и явные прогульщики давно уже отсутствуют на производстве. При расчёте плана на месяц, добавлять в формулу расчёта мощностей коэффициент явок (среднее значение за все месяца).
В итоге «лечения», аргументации о том, что сотрудники не те, перестали появляться на совещаниях. А дальше произошла вот эта история — Как решить проблему с дефицитом кадров.
Ресурсы автора
Телеграм "О бизнес-системах в беседах по душам" (https://t.me/BSTalks) - основной ресурс с еженедельными публикациями.
ВК "О бизнес-системах в беседах по душам" (https://vk.com/bstalks) - вспомогательный ресурс с ежедневными публикациями.
Бусти "Bstalks" (https://boosty.to/bstalks) - контент без цензуры.
Книга - Рыба не гниёт с головы, или почему Вам не надо становиться директором.
Образовывайтесь. Возможно, и вам когда-нибудь дадут свободу.