Работая в бухгалтерии с 2000 года, я привыкла к тому, что большинство формальностей в документообороте давно автоматизировано. С введением 1С, ЭДО, а затем и подключением к ЕИС, мы практически перестали вручную вводить реквизиты компаний. Всё подгружается: ИНН, КПП, адрес, и, конечно же, наименование юридического лица. Нажал кнопку — и готово.
Поэтому, когда недавно один из контрагентов прислал замечание к актам выполненных работ — мол, неправильно указано название организации, — я, признаться, удивилась. В его версии «правильное» написание выглядело как «ООО „Ромашка“», а у нас в документах стояло «Ромашка ООО» — без кавычек и в другом порядке.
Первой мыслью было: «Да какая разница?» Мы 6 лет работаем исключительно по торгам, участвуем в процедурах на ЕИС, загружаем документы на площадки, заключаем госконтракты. И никто никогда не поднимал этот вопрос. Почему вдруг это стало проблемой?
Но, как бухгалтер с опытом, я решила не спорить, а разобраться.
Что говорит закон?
Вопрос, как правильно писать наименование организации, регулируется Гражданским кодексом Российской Федерации, а именно пунктом 1 статьи 54. Там чётко указано, что юридическое лицо должно использовать своё наименование в той форме, в какой оно зарегистрировано в ЕГРЮЛ — Едином государственном реестре юридических лиц.
Это значит, что если в реестре указано:
Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка» (полное наименование)
ООО «Ромашка» (сокращённое наименование)
— то именно эти формы считаются юридически значимыми, и только они могут использоваться в официальных документах: договорах, счетах, актах, жалобах, и т.д.
Формулировки типа:
- «Ромашка ООО»,
- «Ромашка» (без организационно-правовой формы),
- «Общество с ограниченной ответственностью Ромашка» (без кавычек) —
формально являются ошибочными, так как не соответствуют зарегистрированному названию юридического лица.
Почему это не всегда критично?
В реальной практике — особенно в сфере закупок и работы с площадками — наименование организации часто воспринимается в комплексе с другими идентификаторами: ИНН, ОГРН, КПП, адресом. Эти данные однозначно позволяют определить, о какой компании идёт речь. Именно поэтому в большинстве случаев такие формальные неточности:
- не мешают заключению контрактов;
- не становятся поводом для отклонения документов;
- не вызывают вопросов со стороны контролирующих органов.
Мы, например, все эти годы работали именно так. Ни один банк, ни одна торговая площадка, ни один заказчик не указал на проблему. Электронные площадки сами интегрированы с ЕГРЮЛ и ФНС, данные подтягиваются напрямую. Там важен ИНН — а не то, как вы оформили название в шапке акта или счёта.
Но юридически, конечно, правильнее соблюдать точную форму.
Так стоит ли переживать?
Если речь идёт о текущей работе, и документы уже прошли согласование, исполнение, оплату — никакой угрозы юридической силы документов нет. Суд, налоговая или другая организация вряд ли сочтёт это основанием для признания документа недействительным.
Однако если ситуация гипотетически дойдёт до спора, и встанет вопрос о формальном несоответствии реквизитов, то наличие ошибок в названии может быть использовано как повод для осложнения разбирательства. Особенно если наименование указано без организационно-правовой формы, или перепутано с названием другой организации.
Что делать?
В моём случае — мы просто привели наименование в соответствие с данными ЕГРЮЛ. Это заняло ровно пять минут. Дальше в 1С всё подставляется корректно. Новый шаблон — и все довольны.
Но мне стало понятно: хотя ситуация и кажется мелочной, в юридическом смысле это важная деталь. И лучше один раз привести в порядок шаблоны, чем потом доказывать, что «Ромашка ООО» — это то же самое, что «ООО „Ромашка“».
Вывод
Если в документах вашей компании указано название не в том виде, как оно зарегистрировано в ЕГРЮЛ — это формальная ошибка. Но если вы используете корректные ИНН, ОГРН и другие реквизиты, ошибка несущественная и, как правило, не влечёт негативных последствий.
Однако, с точки зрения закона, правильное оформление всё же важно — и стоит уделить ему внимание. Это покажет уровень вашей аккуратности, и избавит от формальных замечаний в будущем.