Еще недавно парк офисной техники был для руководителя классической статьей расходов — неизбежной, непрозрачной и плохо управляемой. Главной задачей было обеспечить бесперебойную работу техники. Но цифровая трансформация добралась и до этого, казалось бы, консервативного актива. Сегодня печатная инфраструктура переживает ренессанс: из затратного центра она превращается в удобный инструмент сбора данных. Благодаря системам управления печатью и мониторингу, каждое МФУ становится источником новой информации о процессах печати и документооборота.
Печать как зеркало бизнеса
Печать — это один из процессов, который точно отражает внутреннюю организацию компании. Каждый отпечатанный документ — это фиксация конкретного действия: бухгалтерия печатает отчеты для проверки, юристы — договоры для заказчиков, отдел продаж — коммерческие предложения для клиентов. Но это лишь видимая часть айсберга.
Как только инфраструктура становится прозрачной и измеримой, она мгновенно меняет свой статус — из статьи расходов она превращается в источник объективной операционной аналитики. Вы получаете не просто контроль над парком печатной техники, а полную операционную прозрачность для принятия обоснованных управленческих решений.
Анализ объемов печати по отделам — это не способ заставить сотрудников меньше печатать, а один из способов диагностики работы отделов. Существенный разрыв в показателях печати между схожими командами часто указывает на области, где печать используется нерационально: например, сотрудники могут распечатывать документы для черновой работы, однострочного ознакомления или из-за недоверия к электронным системам — это так называемая «мусорная» печать, которая съедает время и ресурсы.
Задача руководителя — разобраться, почему складываются такие объемы и ситуации. Важно отличать плановую обоснованную нагрузку (например, подготовка документов для юридической сделки) от неэффективной практики. Высокие объемы печати без очевидных причин — это сигнал к оптимизации: возможно, требуется ПО, которое избавит от необходимости распечатывать черновики. На основе этих данных появляется возможность оптимизации шаблонов документов для сокращения затрат (например, переход на монохромную или двухстороннюю печать), а также формирования типовых сценариев печати, сканирования и сканирования документов для конкретных департаментов.
По сути, сервис печати превращается в инструмент управленческой диагностики и ключ к операционной эффективности: он помогает видеть организационные дисбалансы и точки роста, предоставляя конкретные цифры и аналитику, позволяющие рационально распределять технику и объемы печати, принимая решения по ротации или замене печатной техники, а также планировать расходы.
Партнер как связующее звено между печатью и аналитикой
Превратить печать в инструмент управленческой аналитики без внешней помощи может быть сложно. Внутренним ИТ-отделам обычно не хватает ни ресурсов, ни компетенций: слишком разнородна инфраструктура, а методик перевода объемов печати в управленческие показатели просто нет.
Здесь важна роль опытного сервисного партнера. Он поможет выстроить прозрачную систему учета, показать, как печать отражает нагрузку сотрудников, ИТ-процессы и косвенные расходы. Полученные данные интегрируются в привычную управленческую отчетность и становятся основой для решений — от оптимизации документооборота до пересмотра цифровой стратегии.
Именно так работают ведущие компании на рынке аутсорсинга печати: они уже прошли путь от простого обслуживания устройств к полноценному консультированию и внедрению аналитики.
Одним из примеров подобного кейса является обеспечение стабильной работы печатной инфраструктуры компании Fersol, где в качестве партнера выступила компания «Онланта». После ухода вендора с рынка и прекращения поддержки систем компания Fersol оказалась в ситуации, когда печать могла превратиться в точку риска и серьезную нагрузку на внутренние ресурсы. Важно было не только сохранить работоспособность инфраструктуры, но и превратить ее в управляемый и прозрачный процесс, позволяющий контролировать расходы и безопасность. «Онланта» перестроила инфраструктуру так, чтобы печать стала частью системы управленческого контроля:
- Аудит и модернизация — проведена диагностика парка устройств и выстроена модель обслуживания, где каждое МФУ стало источником данных о загрузке, потреблении расходников и затратах.
- Оптимизация расходов — переход на совместимые материалы и единый сервисный контракт позволил компании видеть реальную себестоимость печати и прогнозировать бюджет.
- Интеграция новой СУП — система безопасной печати сохранила привычный интерфейс для сотрудников, но при этом дала руководству инструменты контроля: отчеты о пользователях, центрах затрат и уровнях использования.
- Прозрачная поддержка — наличие склада запчастей и покопийный контракт обеспечили предсказуемость затрат и исключили незапланированные простои.
Результаты для бизнеса:
- Печать стала прозрачной: расходы на нее учитываются по подразделениям и сотрудникам, что позволяет внедрить мотивационные механизмы для снижения «мусорных» документов.
- Руководство получило управленческие отчеты: какие отделы печатают больше, какие устройства загружены, где возможна оптимизация.
- Инфраструктура печати встроилась в систему аналитики компании — теперь это полноценный инструмент контроля эффективности.
Ключевой урок последних лет в том, что без сильного сервисного партнера сделать печать частью стратегии невозможно. Только внешняя экспертиза позволяет превратить парк устройств в управляемую систему: с прогнозируемыми расходами, встроенной аналитикой и прозрачной поддержкой. Чем раньше компании перестанут относиться к печати как к второстепенному элементу, тем быстрее они смогут использовать ее потенциал как стратегический ресурс.
