Маркетплейсы стали для бизнеса быстрым способом выйти на широкую аудиторию и увеличить продажи без серьёзных вложений в собственные сайты и рекламу. Площадки берут на себя вопросы логистики, продвижения, коммуникации с покупателями, оставляя предпринимателю время сосредоточиться на других важных задачах. Ускорить и упростить взаимодействие позволяют электронный документооборот (ЭДО) и электронная подпись. В материале разберём, зачем нужна ЭП для маркетплейсов и какие особенности стоит учесть при работе на разных платформах.
Что нужно знать перед началом продаж на маркетплейсе
Прежде чем начать продавать, важно понимать: почти все операции с электронными документами требуют ЭЦП*. Без неё взаимодействие с платформой будет ограничено, вы не сможете заверять накладные, отправлять УПД, загружать товары или оформлять декларации.
Сегодня самый защищённый и универсальный вариант — усиленная квалифицированная электронная подпись (также возможны сокращённые варианты «УКЭП» и «КЭП»). Она полностью заменяет подпись от руки и придаёт документам юридическую силу, благодаря чему они становятся во всех отношениях равнозначными бумажным.
Для продавца (селлера) обычно достаточно оформить одну КЭП и применять её в различных случаях — от заключения договоров до сдачи отчётности. Самая обширная по функциональности — та, которую оформляют на руководителя организации, индивидуального предпринимателя (ИП) или самозанятого.
В работе с маркетплейсами КЭП понадобится для следующих задач:
- Ведение документооборота. Накладные, квитанции, счета-фактуры пересылаются в цифровом формате. Например, чтобы отправить продукцию на склад онлайн-агрегатора, требуется сформировать и подписать универсальный передаточный документ (УПД). Электронная подпись подтвердит личность отправителя и зафиксирует, что файл не изменялся.
- Сдача отчётности в налоговую. Продавцы обязаны регулярно передавать данные о доходах и расходах. ФНС принимает такие отчёты онлайн, но только с ЭП отправителя. Для ИП и руководителей под эти задачи подойдёт сертификат, выданный Удостоверяющим центром ФНС.
- Заключение договора с площадкой. Нередко перед началом сотрудничества продавца и интернет-магазина требуется оформить партнёрские соглашения. Онлайн-формат экономит время и избавляет от необходимости пересылать документы по почте.
- Регистрация деклараций соответствия. Для реализации отдельных категорий товаров потребуется оформить декларацию соответствия.
- Загрузка ассортимента в каталог. В некоторых случаях при загрузке определённых позиций или обновлении сведений на витрине потребуется визировать протоколы или накладные.
- Иные юридически значимые действия. Это могут быть ответы на запросы, заключение допсоглашений, изменение условий сотрудничества или подтверждение возвратов.
Важно: крупные агрегаторы чаще всего в обязательном порядке требуют наличие действующего сертификата ЭП.
Особенности площадок
Обмен документацией между участниками может происходить одним из двух способов:
- через ЭДО. В такой системе доступно только онлайн-визирование посредством ЭП;
- через личный кабинет (ЛК) или портал маркетплейса. Площадки, которые дают возможность действовать в своём цифровом поле (например, через личный кабинет или интегрированный сервис), зачастую не требуют использования ЭЦП.
Рассмотрим подробнее особенности взаимодействия онлайн-маркетов с продавцами.
«Озон»
Электронный документооборот на Ozon необходим для работы с УПД-1 и УПД-2, реализации товаров с обязательной сертификацией («Меркурий») и маркировкой (Честный ЗНАК). Кроме того, в онлайн-режиме получают закрывающие акты и ведут финансовый учёт.
Для этой площадки потребуется УКЭП от УЦ ФНС или подпись физлица с машиночитаемой доверенностью для сотрудников. Подключение к ЭДО возможно через операторов с прямым соединением или по роумингу с другим провайдером.
Подробности можно узнать в Базе знаний маркетплейса.
«Авито»
Обычному человеку, который продаёт личные вещи, нет нужды совершать дополнительные действия для размещения объявлений на «Авито» — будет достаточно регистрации. А вот юрлицам зачастую понадобятся и ЭДО, и ЭП. Последняя, например, потребуется для оплаты услуг платформы через расчётный счёт и получения закрывающих актов и накладных.
«Авито» сотрудничает с несколькими операторами — список размещён на странице поддержки.
Всю важную информацию вы найдёте на странице «Авито. Помощь».
Wildberries
На этой площадке всё будет зависеть от модели продаж, формата взаимодействия, размера бизнеса и типа реализуемой продукции.
Сегодня существует сразу несколько моделей взаимодействия предпринимателя и платформы:
- «Склад WB» (FBW). Онлайн-маркет хранит и доставляет продукцию, которую заранее привезли на склад;
- «Маркетплейс» (FBS). Продавец берет на себя хранение, упаковку, маркировку и отправку на склад или в пункт выдачи, а Wildberries организует доставку до покупателя;
- «Витрина» (DBS) и «Витрина экспресс» (EDBS). Все основные процессы — на стороне продавца, Wildberries выступает как своеобразный выставочный стенд;
- «Курьером WB» (DBW). Предприниматель сам хранит и упаковывает весь свой ассортимент, при поступлении заказа курьер маркетплейса забирает его и доставляет покупателю;
- «Самовывоз из магазина продавца» (С&С). В таком случае покупатель бронирует заказ через Wildberries, но забирает его в торговой точке.
С 2020 года малый бизнес без НДС вправе сотрудничать с Wildberries напрямую через ЛК. Предприниматели на «упрощёнке» имеют возможность передавать таким образом всё за исключением счетов-фактур и УПД. А вот для среднего и крупного бизнеса на ОСНО и организаций, работающих с маркированными товарами в системе Честный ЗНАК, подключение системы электронного документооборота и действующая ЭЦП на «Вайлдберриз» обязательны.
Больше данных — в справочном центре.
Lamoda
Lamoda взаимодействует только с юрлицами и только посредством онлайн-сервиса. В цифровом формате высылаются счета-фактуры, накладные, отчёты, акты и иные материалы.
Для взаимодействия с площадкой потребуется КЭП. Руководителю или ИП будет достаточно КЭП от УЦ ФНС, сотруднику электронную подпись и доверенность нужно оформить в коммерческом аккредитованном Минцифры УЦ.
Информация о работе в качестве селлера — в соответствующем разделе на сайте маркетплейса.
«Яндекс.Маркет»
Здесь УКЭП используется для визирования договоров, актов (например, по договорам на оказание услуг и на продвижение), УПД и отчётов. На этом маркетплейсе есть шанс практически полностью отказаться от бумажного документооборота. Для ИП и юридических лиц допускается использовать ЭЦП, полученную в УЦ ФНС.
Вся актуальная информация — в журнале маркетплейса.
«Магнит Маркет» (бывший KazanExpress)
ЭДО в этом случае необязательно, но пригодится для реализации маркированного товара, подписания актов и УПД. Цифровыми файлами обмениваются напрямую с оператором, которого предлагает платформа, или через роуминг с текущей системой.
Подробности — в инструкции.
AliExpress и Tmall
На этой площадке торгуют ИП, юрлица (ООО) и самозанятые. Также у AliExpress есть дополнительная платформа для крупных брендов — Tmall. Туда попадают по приглашению менеджера при соблюдении ряда условий.
Российские предприниматели могут отправлять маркетплейсу скан-копии либо пользоваться ЭДО. Последний, например, понадобится для получения актов оказания услуг, направления счетов-фактур и отчётов. В противном случае всё придётся распечатывать и пересылать по почте в офис — это займёт немало времени.
Кому не нужна электронная подпись
Некоторые онлайн-платформы упрощают сотрудничество, отправляя всю документацию в ЛК пользователя. Однако такой порядок доступен только в отдельных случаях и лишь для определённых категорий продавцов. Точные правила зависят от конкретной площадки, поэтому важно заранее уточнить их в справочных материалах или у менеджеров.
Обычно сегодня без ЭЦП могут действовать:
- физлица, например при продаже личных вещей;
- самозанятые;
- ИП на «упрощёнке», не связанные с маркированной продукцией;
- малые организации, торгующие со своих складов.
На кого оформить ЭП для маркетплейса
КЭП может получить руководитель компании, ИП или уполномоченный сотрудник, например бухгалтер или менеджер.
Важно: каждый пользователь должен иметь собственный сертификат ЭП. Использование чужой подписи может привести к признанию документа недействительным и к другим серьёзным рискам.
Наиболее правильный подход — оформить отдельную КЭП на сотрудника. Ему также будет нужна машиночитаемая доверенность (МЧД), чтобы вести операции от имени компании.
Как оформить ЭП для маркетплейса
Чтобы получить УКЭП, нужно обратиться в аккредитованный Минцифры УЦ, например в «Инфотекст Интернет Траст».
Пошаговый процесс оформления выглядит следующим образом:
- Заполните форму на сайте.
- Оплатите выпуск банковской картой или по счёту.
- Пройдите идентификацию дистанционно или в офисе УЦ.
- Получите готовый сертификат в офисе или через ЛК на сайте УЦ.
Главное преимущество УКЭП — её универсальность. Она пригодится не только для работы с маркетплейсами, но и для других процедур: участия в госзакупках, подписания договоров, подачи налоговой отчётности и других юридически значимых операций. Для сотрудников тоже есть плюсы: УКЭП физлица открывает доступ ко всем сервисам Госуслуг — в том числе замене паспорта, получения справок и сертификатов, регистрации юрлица.
Примечание:
* «Электронная цифровая подпись» и «ЭЦП» — это устаревшие обозначения электронной подписи
Чтобы видеть полные версии статей со ссылками на официальные документы, перейдите в статейный раздел нашего сайта: https://iitrust.ru/articles/