Многие компании проходят похожий путь: несколько лет роста после старта, а потом — остановка в развитии, как бы собственник ни пытался «пришпоривать» сотрудников. Это верный признак: пора переходить к системному управлению бизнесом, вводить единые правила игры, упорядочивать процессы.
Считается, что это требует многомиллионных и многолетних вложений в консалтинг, автоматизацию, обучение персонала. Поэтому многие собственники медлят, пока их бизнес угасает.
— А ведь есть недорогое, быстрое и эффективное решение, доступное для всех, — говорит директор компании 1С-КПД Наталия Бурцева. — Просто внедрите 1С:Документооборот. Его инструменты и методология позволяют пошагово выстроить бизнес как систему. Начните с трех простых шагов — и уже через месяц вы почувствуете результат.
Шаг первый: наведите порядок в почте
При поверхностном знакомстве встроенная в 1С:Документооборот почта не отличается от обычного почтового сервиса. Точно так же позволяет оформлять переписку в едином корпоративном стиле, сортировать письма по папкам, прикреплять файлы.
Но, благодаря интеграции с СЭД, качество корпоративных коммуникаций в почте резко увеличивается.
Главное преимущество: вся компания теперь работает с едиными справочниками сотрудников, контрагентов и контактов. Все используют актуальные названия и должности, правильные имена и адреса. Количество ошибочно отправленных писем и поставленных в неудобное положение адресатов сходит на нет.
Также в почте 1С:Документооборота можно создавать на основании писем входящие документы и задачи. Коллеги могут открывать друг другу доступ к письмам. После увольнения сотрудника его переписка остается в системе, процессы взаимодействия с клиентами не прерываются.
Таким образом, пространство почтовых коммуникаций становится единым для всей компании.
Шаг второй: возьмите задачи под контроль
Это следующий необходимый элемент в фундамент системного подхода.
В 1С:Документооборот можно назначать исполнителей, сроки, прикладывать файлы, вести привязанную к задаче переписку. Это совсем не похоже на широко распространенные в бизнесе попытки управлять задачами через обычную почту.
В почте автор письма вынужден догадываться, получил ли сотрудник свою задачу, работает ли над ней и какого качества будет итоговый результат. А при отправке задачи — например, проекта договора — потом приходится иметь дело с несколькими версиями документа, сводить и сравнивать их вручную, да еще и контролировать, все ли прислали свой вариант.
В 1С:Документообороте все вовлеченные в задачу сотрудники всегда работают с с единой последней версией файла и видят правки и комментарии друг друга. Специальный виджет подсказывает автора задачи, напоминает о сроках и дает доступ ко всей переписке по задаче.
Полезная особенность системы: задачи можно ставить самому себе. Это помогает держать рабочий день под полным контролем.
Шаг третий: проводите согласование только в системе
Когда речь заходит о согласованиях, во многих компаниях вспоминают долгие «забеги» сотрудников по кабинетам или разорванные цепочки писем, в которых внезапно меняются темы. Никто из коллег не подскажет, у кого сейчас документ и какая его версия — реально последняя.
Согласования затягиваются на дни и недели. Компания несет финансовые и репутационные потери из-за ошибок в документах и ухода заказчиков к конкурентам.
1С:Документооборот делает процесс полностью прозрачным, упорядоченным и системным. Каждый участник видит текущий статус согласования, может оставлять комментарии, сравнивать версии, контролировать сроки. Согласование документов и выполнение заказов ускоряется в разы.
— Начав с этих трех шагов, вы буквально за месяц избавите сотрудников от 80% рутины, — говорит директор 1С-КПД Наталия Бурцева. — Команда оценит преимущества работы по регламентам. Вы сами начнете видеть свой бизнес как систему взаимосвязанных процессов. А затем сможете небольшими шагами расширять системный подход — осваивать учет рабочего времени, управление проектами и другие подсистемы 1С:Документооборота.
Небольшими шагами — к большим изменениям
Стоимость самой лицензии на 1С:Документооборот фиксирована, ее определяет разработчик. Но у разных партнеров отличаются дополнительные предложения.
Компания 1С-КПД тщательно проанализировала рынок, чтобы сделать российским компаниям самое выгодное на данный момент предложение. При покупке 1С:Документооборота у нас вы получите по цене коробки:
- эталонный набор базовых настроек, которые подходят 99% небольших и средних организаций,
- пошаговые инструкции для обучения,
- настройку ключевых видов документов,
- часы индивидуального обучения сотрудников,
- доступ к онлайновому курсу-бестселлеру по настройке 1С:Документооборот 3.0,
- готовые методические материалы (приказ о вводе системы в работу, положение об электронном документообороте),
Этого достаточно, чтобы упорядочить бизнес с быстрыми и ощутимыми результатами на каждом шаге.