Хороших работников руководство ценит, лучше, когда это выражается в деньгах. Помочь работнику можно, не уплачивая лишних налогов
Корпоративные льготы - важная часть мотивации работников. Трудовой кодекс не ограничивает работодателей в дополнительной поддержке сотрудников в виде материальной помощи к значимым или трудным, финансово затратным жизненным событиям.
Что такое материальная помощь
Материальная помощь сотруднику — выплата, не связанная с трудовой деятельностью и производственными показателями работника, это финансовая выплата в связи с определенными жизненными обстоятельствами.
Оказание материальной помощи — это не обязанность работодателя, а его добрая воля. Меры поддержки, вид, размер и порядок получения законодательно не определены, их можно закрепить в локальных актах организации или рассматривать индивидуально. Если обязательство по выплате материальной помощи прописано во внутренних документах компании, то работодатель должен осуществить такую выплату по заявлению работника при наступлении события. Но даже если возможность выплаты помощи не определена в документах компании, работник может обратиться за поддержкой персонально, а работодатель может выдать запрашиваемую сумму, установить другую или отказать в помощи, и это будет законно.
Матпомощь может оказываться периодически, например, к отпускам, профессиональным праздникам, юбилеям и т. д., или разово, в индивидуальном порядке.
Выплатить помощь можно любым сотрудникам — и основным, и совместителям, и временным, и дистанционным. Иногда выплату можно произвести ближайшим родственникам, например, в связи со смертью работника, или бывшим сотрудникам.
В любом случае поддержка имеет заявительный характер, то есть от работника нужно получить заявление, а в случаях, когда суммы выплат освобождены от обложения налогом на доходы и страховыми взносами, еще и подтверждающие документы. Если принято решение об оказании помощи, то издается приказ руководителя, и на его основании производится выплата на банковскую карту или наличными в кассе.
Виды материальной помощи и ее налогообложение
Принимая решение о материальной помощи работнику, компания или индивидуальный предприниматель должны иметь ввиду, что определенная помощь освобождена от налогов и страховых взносов, а некоторая — нет.
- Материальная помощь по любому поводу в пределах 4000 рублей в течение года на одного человека освобождается от НДФЛ и страховых взносов и взносов по травматизму, сумма превышения попадает под налогообложение. Такие выплаты можно производить разово или частями в течение года.
- Материальная помощь в связи со стихийным бедствием или чрезвычайным обстоятельством, а также террактом в размере не ограничена и освобождена от выплат по страховым взносам и травматизму, но с этой суммы нужно уплатить НДФЛ.
- В связи с отбытием на военную службу по мобилизации или контракту материальная помощь может выплачиваться в любой сумме на усмотрение руководства.
- Матпомощь людям с инвалидностью не облагается НДФЛ в пределах лимита 10000 рублей в год.
- Работнику в связи со смертью близкого родственника помощь может выплачиваться в любом размере. Для выплаты потребуются подтверждающие документы. Эта материальная помощь не облагается страховыми взносами и НДФЛ, если близким родственником является супруг(-а), родители или дети.
- При рождении ребенка (или его усыновлении) можно выдать матпомощь в любом размере, лимит необлагаемой выплаты сейчас 50000 рублей на одного ребенка, эта сумма освобождена от НДФЛ и страховых взносов. Претендовать на такую выплату могут оба родителя, даже если они работают в одной компании. Для освобождения от обложения налогом и взносами выплата должна быть произведена единовременно в течение одного года после рождения ребенка. С 1 января 2026 сумма материальной помощи работнику, у которого родился ребенок, не будет облагаться НДФЛ и страховыми взносами в пределах 1 миллиона рублей и ее можно будет учесть в расходах при исчислении налога на прибыль.
Материальная помощь может быть оказана не в виде денежной выплаты, а быть назначена в виде помощи продуктами или медикаментами. Такая помощь признается доходом в натуральной форме и имеет те же лимиты не облагаемых налогом и взносами сумм, как и выплата в денежной форме.
Дополнительные выплаты в виде материальной помощи — хороший способ проявить лояльность к персоналу, создать у сотрудника ощущение признания и уважения, мотивировать и поддержать в сложной ситуации. Но при рассмотрении этого вопроса компании целесообразно учитывать налоговые последствия.