Рассказывает Шаломович Анна, ООО «Цифровые технологии и платформы»
О компании
Цифровые технологии и платформы — российский разработчик цифровых решений и продуктов для промышленности. Это выделенное IT-подразделение группы компаний, в которую входят энергетические, горнодобывающие и химические компании. В штате полторы тысячи человек, а всего в группе — более 40 000.
Наши команды создают приложения и инструменты для комфортной работы ТЭЦ, разрабатывают цифровые датчики и анализаторы, запускают интеллектуальных помощников для химических производств, создающих удобрения для всего мира.
С чем столкнулись?
Не было четкого, понятного, прозрачного процесса оценки КПЭ. Карты КПЭ заполнялись в excel, собирались и согласовывались в почте. Мы теряли файлы, не могли проверить актуальность информации и верность согласований.
Необходимо было запустить в продуктив новый процесс оценки КПЭ за 3 месяца (с момента сбора требований до выхода в промышленную эксплуатацию). Система с коробочным функционалом куплена в конце года, а запустить процесс оценки КПЭ необходимо уже в начале февраля следующего года.
Не было полноценной команды внедрения. Со стороны IT на процесс КПЭ выделен один аналитик (новый сотрудник) без знания Websoft HCM, разработчика на этапе внедрения проекта не было — в самом начале мы не могли что-то дорабатывать самостоятельно.
Что мы сделали для того, чтобы запуститься в срок?
Ноябрь-декабрь
Шаг 1. Сформировали рабочую группу HR по процессу КПЭ.
Шаг 2. Выстроили в рабочей группе процесс оценки КПЭ. За основу взяли классическую схему, в которой согласующими выступают непосредственный руководитель, функциональный и вышестоящий.
Шаг 3. Сформировали функциональные требования к реализации оценки КПЭ в системе.
Шаг 4. Параллельно изучали возможности коробочного приложения КПЭ с учетом формирующихся требований — отдельное спасибо службе гарантийной поддержки Websoft, которая очень помогала и отвечала на множество наших обращений.
На этом этапе мы получили:
- Формализованный процесс оценки КПЭ и функциональные требования
- Понимание принципов работы приложения с учетом требований Заказчика
- Первые демо-приложения для Заказчика
Январь
Шаг 1. Сделали полную настройку приложения по требованиям Заказчика — по результатам предыдущего этапа у нас уже был формализованный процесс, и мы знали, что нужно.
Шаг 2. Провели серию демо-показов по процессу оценки КПЭ.
Шаг 3. Скорректировали процесс оценки КПЭ и настройки системы по результатам показов.
Шаг 4. Провели демо-показ для HRD.
На этом этапе мы получили:
- Полностью настроенный процесс на основании требований Заказчика.
- Бэклог из 50+ доработок с высоким и критичным приоритетом, которые HR сформировали на демонстрациях настроенного процесса и без которых запуск в продуктив считали невозможным. Речь шла о том, чтобы добавить тот или иной отчет, уведомление, индикацию. Там, где мы могли скорректировать процесс с помощью коробочных настроек (не доработок), — корректировали, но все пожелания удовлетворить на этом этапе не могли.
Здесь мы подошли к развилке, и нужно было принять решение: продолжаем с коробочным решением или ждем всех доработок и только потом запускаемся?
В тот момент были сомнения, но мы приняли решение, что идем дальше с коробочным решением: нам было важно получить результат в очень короткий срок.
Если бы мы пошли по другому пути и ждали доработок, — изменился бы процесс, требования. К моменту внедрения эти доработки, скорее всего, уже устарели бы.
Февраль
Шаг 1. Сделали все финальные настройки приложения, предоставили доступы, загрузили сотрудников — участников оценки КПЭ.
Шаг 2. Сформировали инструкции для HR и конечных пользователей.
Шаг 3. Провели обучения пользователей совместно с HR: руководителей и сотрудников.
Все обучение взяли на себя сотрудники HR, это было для нас важно — рассказали о методологии, подробно обо всем процессе, постарались снять все вопросы, которые возникают у пользователей. И дополнительно коллеги в IT показали, как зайти, какие кнопки как работают.
На этом этапе мы получили:
- Запуск всего процесса из коробки, больше не надо было пересылать excel-файлы, проверять их лишний раз, теперь все в системе, все под рукой.
- Понятный и прозрачный процесс для всех участников.
- Формирование понимания процесса и отказ от 70% доработок из бэклога. Интересно, что в итоге, когда люди сами поработали в системе, мы отказались от большинства доработок, которые получили по результатам первых показов. Оказалось, что многие потребности либо закрылись какой-то функциональностью внутри системы, либо вообще потеряли актуальность. Это существенный плюс, мы получили очень хорошие отзывы от пользователей.
Мы приняли верное решение, когда выбрали реализацию процесса на коробке — сразу получили результат. От планирования до выхода в продуктив прошло 3 месяца. Было нелегко, но мы справились.
Доработки — после запуска
Да, мы запустились с коробкой, но без доработок, естественно, не обойтись. У нас в проекте появился разработчик, и мы начали радовать наших пользователей новыми функциями.
ТОП-5 доработок по версии пользователей
1. Массовая корректировка маршрутов согласования карт КПЭ
У нас подвижная административная структура, которая претерпевает частые изменения.
Что было:
- Согласующие руководители не всегда являются административными
- Частые изменения в организационной структуре
- Перенос ответственности непосредственных руководителей на своих заместителей
- Увольнение руководителей без новой замены
- Много времени на ручные единичные корректировки в самих картах
Мы сделали возможность фильтровать и видеть все карты КПЭ, выбрав фамилию эксперта. Там, где он выступает в качестве руководителя, мы можем оперативно заменить данные.
В результате:
- Оперативная корректировка маршрутов согласования карт КПЭ
- Сокращение времени на согласование карт КПЭ
2. Изменение вида карты КПЭ в приложении
Что было:
- Нет информации о должности сотрудника, в рамках которой сформирована карта, так как у сотрудника может быть несколько карт за период
- Невозможно оперативно посмотреть в приложении плановые и фактические значения (без выгрузки отчета), а также общие расчетные значения
- Отсутствует возможность выгрузки печатной формы карты КПЭ в приложении
- Нет возможности посмотреть историю действий (смены статусов карты КПЭ)
- Очень много делегирований, чтобы посмотреть карты на портале
Что сделали:
- Когда сотрудники переводятся с одной должности на другую, они могут еще и мигрировать между юридическими лицами. Когда человек переводится в другое юридическое лицо, у него создается новая карта на другую должность. Если при переводе сотрудник остается в том же юридическом лице, карта КПЭ может остаться прежней. Мы сделали так, что HR может добавить должности в карте самостоятельно, в том случае, если у сотрудника осталась та же карта при переводе на другую должность.
- В коробочной версии нам не хватало отображения полных фактических результатов по показателям — с результативностью и взвешенной оценкой, а также Итоговым результатом по самой карте, мы это добавили.
- Сделали так, что HR видит аналог того, что видит сотрудник, заполнивший карту на портале, без делегирования и выгрузки дополнительных отчетов.
- Добавили код — чтобы понимать, сформирована ли карта из показателей справочника. Если из справочника, код будет отображаться.
- Добавили историю изменений карты КПЭ, а также историю движения по этапам.
В результате:
- Карта КПЭ оперативно предоставляет ответы на вопросы, которые возникают у HR без выгрузки отчета
- Всегда в доступе история смены статусов
- Целостность данных по карте, которую видит HR в приложении, так же, как сотрудник на портале
- Фиксация истории изменений карты (в том числе и самих КПЭ) в случае спорных моментов с сотрудниками или руководителями
3. Список карт КПЭ в кабинете руководителя
Что было:
- Руководители путались, с какими картами им необходимо что-то сделать, а с какими нет
- После согласования карты руководители не видели карты своих подчиненных и постоянно спрашивали о них HR
- Руководители не видели общую картину с картами КПЭ своих подчиненных сотрудников (кто, на каком этапе, какие результаты)
- Не было понимания, почему так долго не согласовывается карта и у кого из руководителей она на согласовании
Мы сделали список карт КПЭ в кабинете руководителя с индикацией необходимых действий.
В результате:
- Простой и понятный кабинет руководителя
- Всегда в доступе карты КПЭ подчиненных сотрудников
- Индикация карт, которые ждут действия от руководителя
- Снижение нагрузки с HR за счет самостоятельной работы руководителей в кабинете
- Самостоятельный контроль руководителей за процессом в случае задержек с согласованием карт
4. Автоматическое напоминание о необходимости действий с картой КПЭ
Что было:
- Постоянное напоминание HR-ами руководителям и сотрудникам о необходимости заполнить или согласовать карты КПЭ
- Дополнительные проверки и контроль через отчеты или просмотр в системе
- Время на отслеживание и ручное информирование участников процесса
Мы сделали агент по рассылке напоминаний — настраиваем рассылки в соответствии с выбранной процедурой (в компании может быть не одна процедура оценки, а несколько) и конкретным этапом документооборота.
В результате:
- Сокращение времени на отслеживание и контроль
- Своевременное заполнение и согласование карт КПЭ участниками, сокращение времени на этапах постановки и подведения итогов
- Дополнительные проверки и контроль только при необходимости
5. Статистика по работе с картами КПЭ
Что было:
- Постоянные запросы руководства по процессу постановки и оценки КПЭ. «Покажите общую картину по подразделениям через 5 минут»
- Значительные временные затраты HR на сбор статистики на основании текущих отчетов в разрезе подразделений разного уровня и функциональных блоков
Мы сделали печатную форму, которая позволяет предоставлять статистику в любой момент времени, за пару минут, не нужно больше собирать никаких сводных отчетов в excel.
В результате:
- Формирование статистики за 5 минут в нужном разрезе
- Сокращение временных затрат на сбор статистики
- Дополнительный источник отслеживания и контроля за процессом
Итак, подводя итоги, можем сказать, что мы запустили КПЭ с помощью коробки — это возможно, и уже после запуска сделали часть доработок. У нас в холдинге уже есть отличный пример: сотрудник HR самостоятельно, один поддерживает процесс на полторы тысячи человек, используя коробку и наши доработки. При этом делает это без авралов, без переработок, и это греет душу.
Планы на развитие
В качестве направления развития на текущий год мы взяли редизайн плеера оценки. Процесс устоялся, работает, теперь есть возможность сделать дружелюбно, понятно, современно и привлекательно в том числе для молодых наших сотрудников. Мы уже начали эту работу:
- Разбили карту КПЭ по этапам, прописали ответственных за конкретный этап
- Оставили возможность посмотреть инструкции, пользователи отметили их удобство
- При выборе КПЭ из справочника мы добавили отображение групп показателей
- Добавили подробное описание показателя, алгоритм расчета, единицы измерения и источники данных для расчета
- Добавили возможность указания веса для транслируемых задач подчиненным, при создании показателя вес можно скорректировать и затем видеть, как распределился показатель по выбранным подчиненным
- На подведении итогов вывели значение «факт», которое напоминает, что нужно заполнить эти данные